DOMCE 17/07/2026 - Diario Oficial dos Municipios do Ceara

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

II –número de protocolo ou identificação equivalente; III –data de produção;

IV –identificação do responsável pela emissão;

V –assinatura física ou eletrônica, quando exigida; VI –assunto; VII –classificação documental.

Art. 8º Os documentos produzidos deverão ser imediatamente incorporados ao sistema de protocolo ou de gestão documental adotado pelo Município.

CAPÍTULO IV - DO PROTOCOLO E DA TRAMITAÇÃO DOCUMENTAL

Art. 9º Os documentos oficiais deverão tramitar mediante controle de protocolo, físico ou eletrônico, permitindo a identificação:

I –da origem; II –do destinatário; III –da data de entrada; IV –da data de saída; V –das movimentações realizadas; VI –do responsável por cada movimentação.

Art. 10 Nenhum documento poderá permanecer sem registro ou identificação durante sua tramitação.

Art. 11 Os órgãos municipais deverão manter sistema que permita rastrear a localização dos documentos durante toda sua vida administrativa.

Art. 12 A tramitação deverá ocorrer preferencialmente por meio eletrônico.

Parágrafo único. Quando houver necessidade de utilização de documentos físicos, deverá ser mantido registro das movimentações.

CAPÍTULO V – DA CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

CAPÍTULO VII – DO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Art. 20 Encerrada a fase corrente, os documentos serão transferidos ao Arquivo Intermediário.

Art. 21 A transferência dependerá de:

I –conferência documental; II –higienização; III –identificação das caixas-arquivo; IV –preenchimento da Guia de Transferência.

Art. 22 Os documentos permanecerão no Arquivo Intermediário pelo prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade.

CAPÍTULO VIII – DO ARQUIVO PERMANENTE

Art. 23 Serão recolhidos ao Arquivo Permanente os documentos considerados de valor:

I –histórico; II –jurídico; III –probatório; IV –administrativo permanente; V –cultural; VI –informativo.

Art. 24 São exemplos de documentos de guarda permanente:

I –Leis Municipais; II –Decretos;

III –Portarias de caráter permanente; IV –Prestação de Contas Anuais; V –Balanços Gerais;

VI –Pareceres do Controle Interno; VII –Relatórios de Auditoria; VIII –Inventários Patrimoniais; IX –Processos de desapropriação;

X –Plantas e projetos públicos;

Art. 13 Os documentos serão classificados conforme o Plano de Classificação de Documentos aprovado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

Art. 14 A classificação deverá refletir:

I –a função administrativa; II –a atividade desenvolvida;

III –a unidade produtora; IV –o assunto tratado;

XI –Atas dos Conselhos Municipais; XII –Processos de aposentadoria e pensão; XIII –Avaliações Atuariais; XIV –Política de Investimentos do RPPS; XV –Documentos históricos definidos pela CPAD.

Art. 25 Os documentos permanentes não poderão ser eliminados.

CAPÍTULO IX – DA CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL

V –a temporalidade documental.

Art. 15 Os documentos deverão receber código de classificação no momento de sua produção ou protocolo.

Art. 26 Os documentos deverão ser armazenados em ambiente adequado, observando-se:

I –controle de umidade;

Art. 16 É vedada a criação de códigos documentais distintos daqueles previstos no Plano de Classificação, salvo mediante autorização da CPAD.

CAPÍTULO VI – DOS ARQUIVOS SETORIAIS

Art. 17 Cada órgão municipal deverá manter Arquivo Setorial destinado à guarda dos documentos em fase corrente.

II –proteção contra incêndio; III –proteção contra inundação; IV –controle de pragas; V –ventilação;

VI –iluminação adequada

Art. 27 É proibida a utilização de materiais que comprometam a preservação documental, especialmente grampos oxidados, fitas adesivas inadequadas e pastas confeccionadas com materiais ácidos.

Art. 18 Compete aos Arquivos Setoriais:

I –organizar os documentos; II –manter classificação atualizada; III –controlar empréstimos; IV –preservar a integridade documental; V –promover a transferência ao Arquivo Intermediário

Art. 19 Os documentos permanecerão nos Arquivos Setoriais enquanto necessários às atividades administrativas.

Art. 28 Os documentos deteriorados deverão ser submetidos, sempre que possível, a procedimentos de conservação antes de qualquer manuseio intensivo.

CAPÍTULO X – DA DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Art. 29 A digitalização observará os requisitos de autenticidade, integridade, confiabilidade, rastreabilidade e preservação.

Art. 30 Os documentos digitalizados deverão possuir:

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