DOU 10/02/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Assistente Administrativo (CBO: 4110-10) Área atuação: Setores vinculados as Coordenações Administrativa, Contábil e Operacional. Reporte a: Coordenador da área de atuação. Formação: Ensino Médio Completo. Experiência: Não é necessário. Conhecimentos: - Conhecimentos em atendimento ao público; - Conhecimento em rotina de escritório; - Conhecimentos intermediários em aplicativos de escritório (com ênfase em planilhas de cálculos, editor de texto); - Desejável conhecimento da lei de licitações e - Desejável conhecimento básico em finanças e cobrança; Descrição Sumária do Cargo: Assistir as diversas área do CRCDF realizando as atividades administrativas necessárias para o pleno funcionamento do conselho. Realizar atendimento ao público, produção e atualização de documentos e planilhas. Realizar os processos de compras, fiscalização, registro, cobrança e financeiro, além de realizar as atividades relativas ao pagamento dos funcionários do conselho. Realizar quaisquer outras atividades auxiliares de apoio às coordenações e setores. Principais Responsabilidades: Atribuições comuns a todos os setores: - Acompanhar e orientar os menores aprendizes e estagiários; - Realizar controle de arquivo; - Auxiliar no arquivamento de documentos; - Auxiliar no atendimento aos setores vinculados; - Realizar trâmite de processos e atualizações cadastrais, em sistema próprio e/ou planilhas da área; - Atender as demandas e dar suporte as atividades do Coordenador da área; - Elaborar e assinar documentações diversas de acordo com a necessidade; - Realizar atendimento a profissionais e públicos em geral, e sanar eventuais; - Realizar outras atividades, quando demandado; - Executar demais atividades para o bom andamento da Coordenadoria; - Zelar pela conservação de bens e equipamentos da empresa sob sua responsabilidade; - Executar as atividades de responsabilidade em conformidade com as políticas e normas de trabalho do CRCDF. At e n d i m e n t o - Encaminhar contabilistas ao setor requerido para retirar dúvidas; - Receber correspondências, documentos, efetuar protocolo e encaminhar aos setores responsáveis; - Realizar abertura de protocolo de documentos; - Distribuir documentos para as coordenadorias; - Realizar controle dos processos encaminhados; - Receber e analisar atestado de capacidade técnica e encaminhar ao setor de fiscalização; - Conferir contratos de registros de empresas; - Atualizar os dados cadastrais dos profissionais; - Orientar contabilistas sobre informações dos processos; - Elaborar relatórios das atividades do setor; Almoxarifado - Elaborar lista de materiais para aquisição; - Realizar organização e manutenção do almoxarifado; - Controlar a entrada e saída de materiais; - Entregar materiais solicitados pelos setores; - Elaborar relatório da movimentação dos materiais e encaminha para a contabilidade; Compras - Analisar necessidades do CRCDF que possam ser sanadas por meio de aquisição de produtos ou contratação de serviços, mediante autorização superior; - Receber demanda dos Setores, Coordenadorias, Diretoria Executiva e/ou Presidência e executar todo o procedimento de aquisição, por meio de processo administrativo e/ou licitatório, até a entrega do produto/serviço (a ser atestada pelo solicitante); - Elaborar caderno de especificação técnica e acompanhar processos de compras e contratação de serviços; - Solicitar propostas para as empresas, visando subsidiar o processo de compras e elaboração da documentação necessária; - Auxiliar outros setores na elaboração de processos para compras e contratação; - Identificar o tipo de processo a ser realizado, com base na legislação atual; - Analisar os documentos das empresas participantes dos processos de compras e/ou contratação para atestar que apresentaram todos os documentos necessários para a contratação a ser executada; - Atualizar as planilhas de controle das atividades do setor; - Encaminhar processos às coordenadorias e setores responsáveis; - Publicar no Diário Oficial na União; - Participar dos processos licitatórios Cobrança - Emitir boletos bancários para pagamentos e encaminhar para registro; - Gerar boletos de anuidades integrais e/ou proporcionais em sistema próprio do CRCDF; - Conferir comprovantes de pagamento para liberação do Sistema On-Line; - Efetuar cadastramento, exclusão e/ou alteração de datas de vencimento e Multas de Infração conforme solicitações do Setor de Fiscalização; - Elaborar e enviar ofícios e deliberações acerca da decisão dos processos; - Informar à Assessoria Jurídica da necessidade de pedidos de suspenção e extinção de processos de execução fiscal; - Orientar profissionais ao uso dos serviços no site do CRCDF; - Realizar a apuração de impostos; - Realizar abertura de processos diversos, encaminhar à Câmara de Controle Interno e, quando obtido o resultado, atualizar no sistema; - Realizar atendimento aos registrados neste CRCDF para negociação de débitos e para providências em Execuções Fiscais; - Realizar cobranças administrativas de débitos, por meios diversos, e enviar propostas para regularização de débitos, conforme procedimentos estabelecidos no Manual de Cobrança do CFC; - Realizar controle de acordos administrativos com e sem execução fiscal; - Recepcionar processos e notas fiscais para pagamento verificando a validade de certidões negativas; - Receber protocolos do Setor de Atendimento e atualizar informações em sistema próprio e planilhas da área; - Elaborar faturas de cursos e eventos; - Elaborar ordens de pagamento; - Enviar notificações de inscrição em Dívida Ativa aos profissionais inadimplentes; - Enviar folha de pagamento para o Banco; - Realizar o encaminhamento das despesas para a contabilidade; - Emitir Certidão de Dívida Ativa para cobrança judicial e protesto cartorial; Departamento Pessoal - Elaborar relatórios de previsão de férias; - Solicitar vale-transporte para funcionários e estagiários; - Realizar o controle de ponto dos funcionários; - Realizar consulta mensal das certidões do CRCDF; - Emitir extrato do FGTS dos funcionários, quando solicitado; - Solicitar exames médicos; - Realizar o cadastro de bens no sistema de patrimônio do CRCDF; - Processar as admissões e demissões; - Realizar o lançamento dos eventos na folha de pagamento e realizar as conferências necessárias; - Realizar o controle de entrega de contracheques por e-mail; - Elaborar RPA (pagamento a autônomos), RAIS e CAGED, quando necessário; - Elaborar relatórios de pedido do benefício "Alimentação" dos funcionários, mensalmente; - Elaborar anotações gerais nas Carteiras de Trabalho dos funcionários; - Gerar arquivos de comprovantes de Rendimentos dos funcionários e encaminhar para contabilidade; - Elaborar relatório mensal de depreciação para a Contabilidade; - Realizar o controle dos pedidos do benefício "Auxílio Saúde" dos funcionários e encaminhar para a Contabilidade; - Realizar o envio dos eventos para o e-social. Desenvolvimento Profissional - Propor calendário dos cursos e encaminhar para aprovação; - Organizar eventos internos e externos; - Atualizar dados dos cursos; - Renovar e credenciar capacitadores, cursos e eventos no Sistema Informatizado PEPC-CFC; - Cadastrar instrutores e encaminhar para a reunião da Câmara; - Elaborar ofícios e memorandos; - Organizar e participar das reuniões da Câmara de Desenvolvimento Profissional; - Elaborar ATAs de apresentação para reunião da Câmara de Desenvolvimento Profissional; - Entrar em contado com os instrutores e passar informações gerais; - Encaminhar informações dos cursos para a consultoria de tecnologia da informação divulgar nas redes de comunicação; - Realizar liberação e emissão de certificados; - Realizar cadastro e atualizar informações no Sistema Informatizado EPC- C FC ; - Realizar recebimento e cadastro de pontuação do PEPC; - Realizar Suporte aos Profissionais do PEPC; - Receber protocolos diversos, realizar o trâmite administrativo e atualizar no sistema próprio da empresa, quando necessário; - Montar Processos - PEPC; - Inserir informações dos participantes dos cursos na EPC-CFC; - Realizar Suporte aos Profissionais do PEPC; Financeiro - Elaborar faturas de cursos e eventos; - Elaborar ordens de pagamento; - Recepcionar processos e notas fiscais para pagamento verificando a validade de certidões negativas; - Enviar folha de pagamento para o Banco; - Realizar a apuração de impostos; - Enviar notificações de inscrição em Dívida Ativa aos profissionais inadimplentes; - Emitir Certidão de Dívida Ativa para cobrança judicial e para protesto nos cartórios do DF; - Acompanhar os procedimentos do setor de cobrança; - Acompanhar pagamento dos empenhos dos cursos e eventos e dar baixa nos pagamentos de inscrições; - Realizar controle de movimentação bancária e receita arrecadada; - Realizar pagamentos por meio do gerenciador financeiro, de cheques e Programa BB Gestão Máx; - Elaborar conciliação bancária, atualizar nos sistemas os pagamentos efetuados e encaminhar para a contabilidade; - Administrar suprimento de fundos e fazer a prestação de contas; - Elaborar ata para reunião do Controle Interno; - Realizar o fechamento do mês/ano em sistema próprio; - Gerar Relatórios de Competência para a Coordenadoria de Contabilidade; - Elaborar faturas de cursos e eventos, baixa nos pagamentos e acompanhar pagamento dos empenhos; - Realizar controle de movimentação bancária e receita arrecadada; - Elaborar conciliação bancária, atualizar nos sistemas os pagamentos efetuados e encaminhar para a contabilidade; - Auxiliar na administração de suprimento de fundos e fazer a prestação de contas; - Realizar controle de diárias; - Realizar relatórios de Competência; - Elaborar ordens de pagamento; - Realizar o encaminhamento das despesas para a contabilidade; - Emitir Certidão de Dívida Ativa para cobrança judicial e protesto cartorial; Fiscalização - Cientificar os prazos nos processos administrativos de fiscalização, notificações, denúncias, representações e comunicações por meio de AR 's (aviso de recebimento) quando retornar dos Correios, registrar as informações no sistema próprio da empresa; - Receber e dar andamento aos documentos protocolados, tais como: prorrogação, termo de transferência de reponsabilidade técnica, atestado de capacidade técnica, manifestação de notificação, denúncia, representação e comunicação, defesa de processo administrativo de fiscalização, manifestação de ofício em gerais e demais documentos; - Realizar procedimentos administrativos de suspensão do exercício profissional de acordo com o disposto na Resolução do CFC;