DOU 27/03/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico http://www.in.gov.br/autenticidade.html, pelo código 05152023032700073 73 Nº 59, segunda-feira, 27 de março de 2023 ISSN 1677-7042 Seção 1 VII - autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal; VIII - autenticidade: qualidade de um documento que não sofreu nenhuma alteração, exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração; IX - autoridade competente: agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou função; X - Barramento (ConectaGov): solução que permite a tramitação (envio e recebimento) de processos externos; XI - captura digital: consiste em declarar um documento como arquivístico ao incorporá-lo no SEI, a partir das ações de digitalização, registro, classificação, indexação, atribuição de metadados e arquivamento; XII - Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade; XIII - credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuário externo para utilização do SEI/ICMBio; XIV - despacho: ato processual por meio do qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões; XV - digitalização: processo de conversão da fiel imagem de um documento para o código digital; XVI - documento arquivístico: documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade; XVII - documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização; XVIII - documento externo: documento de origem externa carregado no SEI; XIX - documento nato digital: documento criado originalmente em meio eletrônico; XX - documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas; XXI - Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos; XXII - informação pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem; XXIII - interessado: pessoa (física ou jurídica) ou órgão que tem interesse, benefício ou proveito sobre o objeto do processo; XXIV - nível de acesso: forma de controle de documentos e de processos eletrônicos no SEI, classificados quanto ao nível de acesso em público, restrito ou sigiloso, nos termos da Lei nº 12.527, de 2011 e do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012; XXV - número SEI: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI para identificar individualmente um documento dentro do sistema; XXVI - Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo produzido ou recebido; XXVII - peça processual: documento que, sob diversas formas, integra o processo; XXVIII - peticionamento eletrônico: solução que permite ao usuário externo, devidamente cadastrado, protocolar documentos digitais, visando formar novo processo ou a compor processo já existente; XXIX - peticionamento intercorrente: protocolização de documentos em processos já existentes; XXX - processo eletrônico: conjunto de documentos e atos processados, armazenados e disponibilizados por meio eletrônico; XXXI - processo principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão; XXXII - Protocolo (SGI - Suporte SEI): setor responsável por executar as atividades de protocolo no âmbito do ICMBio; XXXIII - Protocolo Eletrônico: solução que permite a protocolização de documentos, por qualquer cidadão, com cadastro simples, sem a necessidade de cadastro de usuário externo; XXXIV - sobrestamento: interrupção formal de seu andamento, em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro processo; XXXV - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos da Administração Pública; XXXVI - suporte físico: material no qual são registradas as informações e que não necessitam de equipamentos eletrônicos para sua leitura; XXXVII - tramitação: movimentação do processo de um setor a outro, por meio do SEI; e XXXVIII - Unidade Administrativa: unidade formal do ICMBio que detém competência legal e regimental para exercer suas atribuições. CAPÍTULO II DOS OBJETIVOS Art. 3º São objetivos do SEI instituído no âmbito do ICMBio: I - aumentar a produtividade e celeridade na tramitação dos processos; II - aprimorar a segurança e confiabilidade dos dados e das informações; III - criar condições mais adequadas para a produção e utilização de informações; IV - facilitar o acesso às informações e instâncias administrativas; e V - estimular a sustentabilidade ambiental reduzindo o uso de papel e custos operacionais e de armazenamento da documentação. CAPÍTULO III DAS COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES Art. 4° Integram a estrutura de gestão do SEI/ICMBio: I - a Coordenação de Logística (CLOG), vinculada à Coordenação-Geral de Gestão Administrativa (CGADM), que atuará como unidade gestora; II - a Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação (CGTI); III - a Equipe de Gestão do SEI; e IV - as demais unidades administrativas do ICMBio. Art. 5° Compete à CLOG: I - elaborar e disseminar instrumentos orientadores do SEI/ICMBio; II - promover a capacitação e reciclagem dos usuários do SEI/ICMBio; III - gerenciar o SEI/ICMBio em articulação com as unidades administrativas do ICMBio; IV - realizar a criação ou alteração de caixas no SEI, após análise e aprovação pela equipe de gestão; V - realizar a gestão administrativa do SEI/ICMBio e mantê-lo atualizado e alinhado às necessidades do ICMBio; e VI - prestar atendimento e dirimir dúvidas quanto ao uso e à operacionalização do SEI/ICMBio. Art. 6° Compete à CGTI: I - instalar, disponibilizar e parametrizar as bases de dados do SEI/ICMBio e dar suporte tecnológico referente à sua manutenção; II - analisar as ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao SEI/ICMBio e apresentar a solução; III - analisar, juntamente com a CLOG, as sugestões de melhorias no SEI/ICMBio e encaminhar, ao Ministério da Economia, quando for o caso, para o seu desenvolvimento; IV - informar aos usuários sobre as atualizações ou inconsistências no sistema que possam causar indisponibilidade ou lentidão no SEI; V - garantir a continuidade do serviço em níveis acordados com a unidade gestora, bem como a disponibilidade dos documentos; e VI - proceder à atualização do SEI/ICMBio e executar as manutenções periódicas conforme planejamento de mudanças definido com a unidade gestora. Art. 7° A Equipe de Gestão do SEI será responsável pela administração do SEI/ICMBio, sendo composta por servidores lotados na CLOG, responsáveis pelo Protocolo (SGI - Suporte SEI) e Arquivo Central, e por servidores da CGTI. Parágrafo único. Por meio de portaria da CGADM serão designados servidores titular e substituto para compor a Equipe. Art. 8° Compete às demais unidades administrativas do ICMBio: I - cooperar no processo de aperfeiçoamento da Gestão de Documentos no ICMBio; e II - produzir, tramitar e receber os documentos da unidade no SEI/ICMBio. CAPÍTULO IV DO PROCESSO ELETRÔNICO Seção I Das Disposições Gerais Art. 9° Todos os documentos arquivísticos, produzidos ou recebidos pelo ICMBio, integrarão processos eletrônicos, no âmbito do SEI/ICMBio. Parágrafo único. Os documentos arquivísticos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos no SEI/ICMBio, na forma estabelecida nesta Portaria, serão considerados originais para todos os efeitos legais. Art. 10. O processo eletrônico inicia-se com um documento nato-digital ou digitalizado e dispensa a realização de procedimentos formais típicos do processo em papel, como capeamento, etiquetamento, carimbagem, impressão e numeração de folha ou página. Art. 11. Todas as unidades administrativas do ICMBio deverão utilizar o SEI para produzir, editar, assinar, tramitar e receber documentos e processos. Art. 12. Os processos eletrônicos produzidos no SEI/ICMBio receberão um Número Único de Protocolo - NUP automático quando se tratar de um novo processo ou informado manualmente, quando se tratar de documento ou processo já existente em suporte físico. Art. 13. Para a abertura de um processo eletrônico no SEI/ICMBio, deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua localização, recuperação e tratamento documental, mediante o preenchimento dos campos próprios do Sistema, observados os seguintes requisitos: I - escolha adequada do tipo de processo, que poderá ser alterada em caso de incorreção, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto, observadas as orientações publicadas; II - descrição da especificação de forma objetiva, clara e ortograficamente correta, que poderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto; III - informação do(s) interessado(s) e do remetente de acordo com o padrão para cadastramento de remetente e interessado, verificando antes se cada um encontra- se já disponível para ser selecionado e não inserido com nova denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros na base de dados do Sistema; e IV - descrição do processo, caso necessário, utilizando o campo "Observações desta unidade", visível apenas para as unidades que tiverem acesso ao processo. Tais informações somente poderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu. Art. 14. A ordenação dos documentos no processo eletrônico deverá respeitar a sequência cronológica e sua reordenação exigirá anuência da autoridade competente da unidade por meio de despacho inserido no processo, com justificativa expressa da necessidade de alteração, e encaminhado ao Protocolo Central. (alterar a área responsável, quem atende é o SGI) Parágrafo único. Documentos resultantes da digitalização de processos em papel não poderão ser reordenados na árvore de documentos do processo, a fim de que não seja alterada a numeração de suas folhas originais. Art. 15. Os processos eletrônicos do SEI/ICMBio deverão ser classificados com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo do ICMBio, para as atividades- fim, e com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivos, para as atividades-meio. § 1º A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a escolha do tipo de processo no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada. § 2º Na inclusão de documento, a classificação por assunto será facultativa, uma vez que predomina a classificação atribuída ao processo. Art. 16. Nas situações em que o uso do processo eletrônico for inviável ou em caso de indisponibilidade do SEI/ICMBio, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, será admitido, em caráter excepcional e de urgência, a tramitação física. § 1º Nas hipóteses previstas no caput, as unidades administrativas deverão comunicar o fato à CGTI, que emitirá declaração de indisponibilidade do SEI/ICMBio, mediante prévia avaliação da situação. § 2º Superada a excepcionalidade, o processo ou documento deverá ser digitalizado, inserido no SEI/ICMBio para continuidade e encerramento do trâmite físico. Seção II Da Produção de Documentos Art. 17. Todo documento oficial produzido no ICMBio deverá ser gerado no editor de texto do SEI/ICMBio. § 1º O SEI/ICMBio possui modelos de diversos documentos, sendo possível novas inclusões mediante solicitação expressamente justificada via despacho da unidade administrativa responsável à Equipe de Gestão do SEI. § 2º Quando o documento a ser produzido exigir formatação incompatível com o editor de textos do SEI/ICMBio, deverá ser convertido em formato PDF, preferencialmente pesquisável, e inserido como documento externo. § 3° Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção de documentos no SEI/ICMBio, estes poderão ser produzidos em papel, digitalizados de acordo com parâmetros definidos na Seção III deste Capítulo e inseridos como documentos externos quando do retorno da disponibilidade do Sistema. Art. 18. A numeração automática sequencial, aplicada a determinados documentos oficiais, é reiniciada a cada ano e não possui distinção de unidade. Seção III Do Recebimento e Digitalização de Documentos Art. 19. As correspondências, os processos administrativos e os documentos arquivísticos de origem externa ao ICMBio recebidos em suporte físico deverão ser abertos, digitalizados, registrados e tramitados no SEI/ICMBio. § 1º Caso o envelope tenha a finalidade de comprovar a data de postagem ou contenha endereço atualizado do remetente, poderá ser digitalizado e incluído no processo eletrônico. § 2º Os documentos deverão ser registrados no SEI/ICMBio no prazo máximo de vinte e quatro horas, contadas do recebimento, salvo quando este ocorrer às sextas- feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos, ou haja restrição técnica da unidade, devidamente fundamentada. § 3º As correspondências identificadas como sigilosas deverão ser encaminhadas lacradas diretamente ao destinatário ou superior hierárquico, cabendo-lhe providenciar as medidas necessárias. § 4º Caberá ao destinatário da correspondência recebida, ao verificar tratar-se de assunto oficial, retorná-la à unidade responsável para o devido registro, caso necessário. Art. 20. Ao receber um documento ou processo, em suporte físico ou digital, a unidade responsável deverá realizar os seguintes procedimentos: I - físicos: providenciar registro, digitalização e inserção no SEI e, quando na Sede, encaminhar ao Arquivo Central; e II - digitais: providenciar o registro por meio do peticionamento eletrônico ou protocolo digital. Art. 21. Não deverão ser registrados no SEI, exceto se vierem a se tornar peças processuais: I - jornais, revistas, livros, panfletos promocionais e demais materiais que não são caracterizados como documentos arquivísticos; e II - correspondências particulares.