DOU 27/03/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico http://www.in.gov.br/autenticidade.html, pelo código 05152023032700074 74 Nº 59, segunda-feira, 27 de março de 2023 ISSN 1677-7042 Seção 1 Art. 22. Os documentos a serem capturados para o SEI deverão ser digitalizados de acordo com os requisitos de operacionalização dos equipamentos de escâner, com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original observando os seguintes procedimentos: I - retirar quaisquer objetos como clips, grampos, fitas adesivas e assemelhados antes da captura digital; II - preservar as dimensões físicas e cores originais, utilizando reprodução preto e branco, tons de cinza ou cor, conforme cada caso; e III - utilizar a resolução mínima recomendada para a captura digital de duzentos DPI (Dots Per Inch) por folha, podendo ser aumentada para preservar as características originais do documento. Art. 23. Todos os documentos e processos em suporte físico, de procedência interna ou externa ao ICMBio que forem digitalizados deverão ser submetidos a procedimento de conferência de integridade e autenticação por servidor público, por meio de sua assinatura eletrônica com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil). § 1º Os documentos resultantes da digitalização de originais terão valor de cópia autenticada administrativamente e os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples. § 2º A conferência de integridade de que trata o caput deverá ser informada no SEI/ICMBio no campo "Tipo de Conferência (para documentos digitalizados)" e registrada no documento cópia, por meio da aposição de carimbo próprio e assinatura do responsável pela digitalização. § 3º Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia. § 4º Nos casos em que for impossível ou inviável a digitalização devido às características intrínsecas do suporte físico, do seu mau estado de conservação, quando se tratar de documento digital superior a 300Mb, ou ainda quando se tratar de potencial valor histórico, será possível a tramitação em suporte físico do original à unidade responsável. § 5º Os documentos mencionados no §1º deverão ser arquivados na unidade administrativa onde deveriam ser inseridos no SEI/ICMBio e, nos casos em que haja necessidade de tramitação física, registrados no andamento do processo. § 6º O controle de recebimento e de consulta ao documento original em suporte físico referido no §1º deve ser realizado de modo a evitar o acúmulo de papéis. § 7º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização poderá ser efetuada em até cinco dias úteis, contados da data de recebimento no ICMBio. Art. 24. Caso haja processo cadastrado no SEI/ICMBio referente ao documento recebido, este deverá ser digitalizado e inserido no processo já existente. § 1º Quando não for localizado no SEI/ICMBio processo relativo ao documento recebido deverá ser cadastrado novo processo. § 2º Quando houver processo anterior, porém, tramitado para unidade distinta da que recebeu o documento, deverá ser solicitado o envio do trâmite do processo, com registro no andamento da necessidade de anexação de novo documento. § 3º Quando não for possível realizar tempestivamente a inserção mencionada no caput, o mesmo deverá ser anexado ao processo original pela unidade responsável, tão logo seja possível. Art. 25. Na primeira folha do documento físico objeto de digitalização, deverá ser identificado, no canto superior direito, o NUP do respectivo processo, a fim de facilitar a recuperação após o arquivamento. Art. 26. Os documentos recebidos que forem digitalizados para inserção no SEI/ICMBio deverão ser destinados ao Arquivo Setorial e nele mantidos por no mínimo um ano, após o qual poderão ser transferidos para o Arquivo Central do ICMBio mediante os procedimentos definidos na Seção VII deste Capítulo. Art. 27. A digitalização de documentos deverá ser realizada em formato PDF/A e, preferencialmente pesquisável. Parágrafo único. Processo composto por mais de um volume será digitalizado e registrado por volume. Seção IV Do Protocolo Digital Art. 28. O SEI/ICMBio possui três soluções que permitem protocolar e tramitar documentos e processos de forma eletrônica: I - Barramento (ConectaGov): permite a tramitação (envio e recebimento) de processos externos, devendo ser considerado os seguintes requisitos: a) a Unidade Receptora responsável pelo recebimento de processos deverá ser, exclusivamente, a unidade de Protocolo; b) o processo deverá ser concluído em todas as unidades e encaminhado ao Protocolo, que realizará a tramitação externa; c) processos recebidos via barramento (ConectaGov) de outros órgãos, poderão ser enviados a outros órgãos externos pela mesma funcionalidade; e d) após tramitado, o processo ficará bloqueado no órgão de origem e desbloqueado no órgão de destino; II - Peticionamento eletrônico: solução que permite a protocolização de documentos digitais, visando formar novo processo ou a compor processo já existente (peticionamento intercorrente); a) o peticionamento intercorrente permite ao usuário externo incluir documentos em processo já existente; e III - Protocolo Digital: Solução que permite a protocolização de documentos, por qualquer cidadão, com cadastro simples no portal do Governo Federal. Seção V Da Movimentação e Acompanhamento de Processos Art. 29. Os registros de entrada e saída de processos deverão ser realizados por meio do SEI/ICMBio, observada a estrutura regimental do ICMBio. § 1º Os processos de interesse particular dos servidores e de caráter unilateral poderão ser tramitados diretamente para a unidade destinatária. § 2º A tramitação de processos no SEI/ICMBio deverá ser realizada exclusivamente por meio da função "Enviar Processo", não sendo permitido o uso de recursos substitutivos como o envio de documento por correio eletrônico. § 3º É vedada a utilização da funcionalidade "Atualizar Andamento" para registrar informações relevantes ao processo administrativo, tais como decisões e providências. Art. 30. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área de destino deverá promover imediatamente: I - o seu adequado direcionamento; ou II - a sua devolução ao remetente. Art. 31. A manutenção do processo aberto em mais de uma unidade somente deverá ocorrer em caso de trabalho colaborativo, no qual seja admitida a manifestação simultânea em expedientes administrativos autônomos entre si, caso em que a tramitação do processo será dispensável. Parágrafo único. Para acompanhar as atualizações do andamento do processo, deverá ser utilizada a função "Acompanhamento Especial". Seção VI Da Expedição de Processos e Documentos Art. 32. Os documentos e processos eletrônicos deverão ser expedidos exclusivamente pelo Protocolo, solicitados via despacho, com informações do número do processo no órgão de destino (caso exista), local de destino e existência de anexos. Parágrafo único. A expedição de documentos deverá ser realizada, preferencialmente, pelos meios eletrônicos disponíveis entre as unidades de Protocolo dos órgãos e entidades públicas - Peticionamento Eletrônico, Protocolo Digital, dentre outros. Art. 33. A expedição de processos para órgãos públicos deverá ser realizada, preferencialmente, por meio do Barramento do Processo Eletrônico às Unidades Protocolizadoras informadas pelos órgãos ou entidades públicas. § 1º O processo expedido via Barramento ficará bloqueado no SEI/ICMBio, até a sua devolução, não permitindo, nesse ínterim, o trâmite, inclusão de novos documentos ou a anexação a outro processo. § 2º Não deverão ser expedidos documentos de caráter particular. § 3º Os comprovantes de recebimento de documentos expedidos deverão ser inseridos no respectivo processo SEI/ICMBio, para eventual necessidade de verificação de entrega. Seção VII Do Encerramento do Processo Eletrônico e Arquivamento de Documentos Físicos Art. 34. O encerramento do processo no SEI/ICMBio ocorrerá nas seguintes situações: I - por deferimento ou indeferimento do pleito; II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou III - por decisão motivada de autoridade competente. § 1º Havendo mais de um interessado, o fato descrito no inciso II não prejudica o prosseguimento do processo para os demais interessados. § 2º Até que seja disponibilizada funcionalidade de arquivamento no SEI/ICMBio pelos órgãos competentes, o processo deverá ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativa pertinente. § 3º Caso o processo não seja concluído, o tempo em que permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como efetivo andamento para fins de estatística no SEI/ICMBio. Art. 35. A reabertura de processo eletrônico, será realizada quando houver necessidade de retomar ou dar continuidade à ação administrativa. Art. 36. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram os prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo. § 1º A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão no SEI/ICMBio. § 2º A eliminação de processos eletrônicos deverá ser executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação arquivística. § 3º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações. Seção VIII Do Cancelamento, Exclusão e Nulidade de Documentos e Processos Art. 37. Poderão ser excluídos, conforme regras próprias do SEI/ICMBio: I - documento sem assinatura; II - documento assinado, desde que não tenha sido visualizado por outras unidades e que o processo do qual faça parte não tenha sofrido trâmite e conclusão na unidade; e III - processo, desde que não tenha sido enviado para outra unidade e não possua documentos. Parágrafo único. Os documentos e processos excluídos deixarão de ser exibidos na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados. Art. 38. O cancelamento de documento no SEI/ICMBio será uma funcionalidade exclusiva do perfil atribuído à chefia da unidade administrativa geradora do documento. § 1º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades. § 2º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível. § 3º O sistema não permite o cancelamento de e-mail gerado no processo. Art. 39. É vedada a exclusão e o cancelamento de documento assinado por outra unidade administrativa. Seção IX Do Sobrestamento, Anexação e Relacionamento de Processos Art. 40. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formal constante do próprio processo ou de outro processo a partir do qual se determina o sobrestamento, observada a legislação pertinente. § 1º O documento no qual consta a determinação de sobrestamento, seu Número SEI e seu teor resumido devem constar do campo "motivo para sobrestamento" do processo no SEI. § 2º O sobrestamento deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada da regular tramitação. Art. 41. A anexação de processos ocorrerá quando houver necessidade de unificação permanente de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta, somente sendo revertida pela equipe técnica do SEI, com perfil de Administrador do SEI/ICMBio. § 1º Uma vez anexado ao processo principal, o processo acessório deixará de ter independência, não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação isolada. § 2º A solicitação de desanexação de processos deverá ser formulada na instrução processual, contendo justificativa do equívoco na anexação, e encaminhada ao Protocolo (SGI - Suporte SEI). Art. 42. O relacionamento de processos será realizado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si com o objetivo de facilitar a busca e complementar informações. Seção X Dos Prazos no Processo Eletrônico Art. 43. Os prazos previstos no processo começarão a contar a partir da data de recebimento da comunicação do ato, excluído da contagem o dia do começo e incluído o do vencimento. Parágrafo único. Para efeito de contagem do prazo mencionado no caput, considerar-se-á efetuado o recebimento da comunicação: I - no dia em que o usuário efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação, devidamente registrada no processo; ou II - dois dias úteis após a data de encaminhamento da comunicação, nos casos em que não for efetuada a consulta referida no inciso I. Art. 44. Considerar-se-á prorrogado o prazo, até o primeiro dia útil seguinte, quando seu vencimento se der em dia em que não haja expediente ou se o horário de expediente for reduzido. Art. 45. Quando o ato processual estabelecer prazo determinado para resposta por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia do prazo, conforme horário oficial de Brasília. Parágrafo único. Considera-se realizado o envio eletrônico de documentos no dia e hora do respectivo registro eletrônico constante do comprovante de protocolo, conforme horário oficial de Brasília. CAPÍTULO V DA ASSINATURA ELETRÔNICA Art. 46. Os documentos produzidos no âmbito do SEI/ICMBio terão sua autoria e integridade asseguradas mediante a utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades: I - assinatura cadastrada, mediante identificação de usuário e senha; ou II - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil. § 1º A senha de acesso ao SEI/ICMBio e o certificado digital são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo. § 2º A autenticidade de documentos gerados no SEI/ICMBio poderá ser conferida em endereço do ICMBio na internet indicado na tarja de assinatura com o uso dos Códigos Verificadores e Código CRC. Art. 47. A assinatura eletrônica de documentos importará na aceitação pelo usuário dos termos desta Portaria e das demais normas aplicáveis que regem o processo eletrônico do ICMBio, na modalidade cadastrada, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido nas esferas administrativa, civil e penal.