DOU 18/08/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Auxiliar no fomento de um clima organizacional favorável ao desenvolvimento institucional, bem como orientar e apoiar diretores, coordenadores, servidores, colaboradores e prestadores de serviços nas demandas de Comunicação Social; 9. Propor formas de comunicar em casos de crise; 10. Propagar boas práticas de Comunicação Social. VALORES DA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL Valores institucionais são um conjunto de características que deverão ser seguidas e que determinam a forma de atuação, comportamento e interação do órgão com a sociedade, com seus colaboradores, com seus públicos de interesse e com o meio em que está inserido. Os valores orientam e determinam decisões importantes e garantem uma convivência justa, honesta e pacífica. Os valores da ANPD serão construídos socialmente e servirão para orientar suas ações estratégicas garantindo, assim, princípios que irão reger seus trabalhos. A Comunicação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados baseia-se nos seguintes valores: Profissionalismo - Atuação pautada na responsabilidade, na competência e na seriedade com o conteúdo que será veiculado. Comunicação participativa - A Autoridade traça linhas diretas de escuta à sociedade e está sempre disposta a abrir espaços de participação social na elaboração de suas normas, regulamentos e demais documentos que impactem na vida das pessoas. Transparência - A Comunicação deve sempre pautar-se pela transparência na divulgação das ações da ANPD. A transparência vai muito além de uma obrigação legal, deve ser um valor indissociável da atuação da Autoridade. Responsabilidade - A ANPD tem a obrigação e o dever de responder à sociedade sobre suas ações e decisões, de forma a demonstrar sua confiabilidade e autoridade nos temas que envolvam proteção de dados pessoais. Credibilidade - Valor associado diretamente à imagem institucional e é conquistado a partir de ações que integrem valores como a responsabilidade, a transparência e a comunicação participativa. Cordialidade - Valor que expressa o respeito a diferentes opiniões e posicionamentos. A comunicação com diversos atores da sociedade deverá ser orientada pela educação e afeto. Impessoalidade - Considerado um princípio constitucional e uma imposição legal. Nesta Política, consideraremos a impessoalidade como um valor que deverá pautar a comunicação na priorização do interesse público em detrimento de preferências e tendências pessoais. Segurança e Firmeza - Ao mesmo tempo em que a Autoridade se comunicará com cordialidade, os valores de segurança e firmeza expressam a responsabilidade e a solidez em suas manifestações. Resiliência e Prudência - valores que contemplam a adaptação a mudanças; por ser o tema de proteção de dados pessoais algo bastante dinâmico, deverá haver cautela e ponderação em suas declarações. Clareza, Eficiência e Objetividade - Esses são valores importantes para uma comunicação clara, produtiva, concisa e que possibilite que as informações tenham uso prático na vida das pessoas. Proteção aos dados pessoais - A ANPD como instituição guardiã da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais priorizará, em suas ações de comunicação, o respeito à privacidade; a autodeterminação informativa; a liberdade de expressão, de informação, de comunicação e de opinião; a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem; o desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação; a livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor e os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais. PÚBLICOS ESTRATÉGICOS Públicos existentes A missão institucional da ANPD tem influência sobre pessoas físicas e jurídicas em todo o Brasil. Por um lado, a Autoridade fiscaliza o cumprimento dos ditames legais sobre o uso de dados pessoais dos cidadãos. Por outro lado, as atividades de fiscalização e normatização têm impacto relevante sobre o funcionamento de empresas e de instituições públicas. Os destinatários possíveis para a comunicação da ANPD são, portanto, amplos e diversos. De forma resumida, pode-se falar nas seguintes segmentações e lista exemplificativa: Público externo - Titulares de dados pessoais - Agentes de tratamento (controlador e operador de dados pessoais) - Autoridades de proteção de dados pessoais de outros países - Encarregados pelo tratamento de dados pessoais - Escritórios de advocacia - Empresas e instituições privadas nacionais e internacionais - Órgãos públicos federais, estaduais e municipais - Órgãos Federais de Controle - Poder Executivo - Poder Legislativo - Poder Judiciário - Organizações multilaterais e multissetoriais nacionais e internacionais - Imprensa - Instituições da Sociedade Civil nacionais e internacionais Público interno - Conselho Diretor - Servidores - Funcionários terceirizados - Estagiários Públicos prioritários Ainda que os possíveis públicos da Autoridade sejam diversos, os objetivos estratégicos e os meios à disposição da instituição demandam uma abordagem mais especializada. Ao mesmo tempo em que a criação de uma cultura de dados pessoais faz parte da missão institucional da ANPD, relatou-se, nas reuniões de construção da Política, que o órgão ainda se comunica com um público muito restrito - a saber, o público mais especializado, como advogados atuantes na área de proteção de dados pessoais e pesquisadores sobre o assunto. Por outro lado, o público prioritário desta Política de Comunicação Social será o titular de dados pessoais, sendo tal entendido conforme estabelecido no art. 5º, inciso V, da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a saber: Art. 5º Para os fins desta Lei, considera-se: [...] V - titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento. CANAIS DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL Canais usados atualmente Durante as reuniões de elaboração desta Política, os servidores da Autoridade apontaram uma série de canais de comunicação usados em seu cotidiano de trabalho. Foram apontadas, ainda, vantagens e desvantagens do uso de cada um. Canais apontados pelos servidores: - Aplicativos de mensagens - E-mail - Ferramentas de videoconferência - Extranet - Intranet - Participa+Brasil - Sítio eletrônico da ANPD - Sistema Eletrônico de Informações (SUPER) - Telefone Canais priorizados pela Assessoria de Comunicação Sítio Eletrônico O site é o canal central da estratégia de comunicação da ANPD. Além de conteúdos direcionados ao público geral, como as notícias, dispõe de conteúdos aprofundados, como guias e normas afetos à Autoridade, bem como informações de caráter relevante para o cidadão, serviços, canais de atendimento, entre outros. Uma vez que o titular é o público central desta Política de Comunicação Social, o site deverá ter conteúdos cada vez mais acessíveis. Além dos guias, já disponíveis, os servidores da ANPD deverão produzir conteúdos que: - Disseminem os direitos dos titulares de dados pessoais; - Elucidem termos técnicos presentes na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais; - Orientem sobre as competências da ANPD; - Ensinem como fazer denúncias, petições, enviar comunicados de incidentes de segurança, reclamações, elogios, etc. - Tenham relevância social e que impactem a vida prática do titular de dados pessoais. Redes sociais Em um país de dimensões continentais e de grande contingente populacional, as redes sociais são os canais mais eficientes para se atingir a população como um todo. Uma presença digital forte aumenta a interação com o público e, a partir disso, gera como contrapartida subsídios para entender quais as necessidades dos cidadãos. Portanto, em um contexto de priorização da comunicação com os titulares, tais canais devem ser priorizados. As redes sociais são importantes canais de relacionamento com a sociedade para disseminação de informações da ANPD, proporcionam um diálogo direto com o público e permitem o acesso facilitado a notícias, informações sobre a instituição, regras do setor, divulgação de eventos e orientação para titulares de dados pessoais e agentes de tratamento. As redes sociais da ANPD deverão ser usadas como instrumentos de aproximação com o titular de dados pessoais, bem como de interação com seu público em geral, para permitir o acesso rápido e fácil a informações e como ferramenta de divulgação de ações institucionais e políticas públicas. A ANPD está presente nas redes sociais com os seguintes perfis institucionais: - Instagram (@anpdgovbr); - LinkedIn (/company/anpdgovbr); e - Youtube (anpdgov). Entre as informações a serem veiculadas nas redes sociais, deverão estar: - Informações sobre os direitos dos titulares de dados pessoais - dúvidas frequentes, curiosidades, serviços prestados, etc; - Conteúdos institucionais - informações sobre o funcionamento em geral da instituição, contatos, organograma, etc; - Conteúdos noticiosos - informações relevantes para o cotidiano da população; - Conteúdos de utilidade pública - serviços e processos que o cidadão precisa saber, precisa consultar com frequência ou que tenha dificuldade de entender; - Participação de representantes da Autoridade em eventos oficiais; - Transmissões ao vivo de eventos, audiências públicas e reuniões; - Tutoriais educativos; e - Vídeos de campanhas de utilidade pública. A orientação para a escolha de conteúdos veiculados nas redes sociais da ANPD deverá pautar-se em: - Fortalecimento da imagem institucional e ampliação de alcance aos cidadãos; - Necessidade de divulgação do conteúdo, conforme relevância e prioridade; - Criação de temas a partir de manifestações recorrentes de seguidores; - Análise frequente sobre o desempenho e a repercussão dos conteúdos; - Replicação de assuntos sobre proteção de dados pessoais com boa repercussão, com muitas interações e engajamento; - Regularidade nas postagens; - Comunicação direta para o cidadão; - Priorização de transparência. Há, por outro lado, papéis que as redes sociais não deverão assumir na estratégia de comunicação da ANPD: - Atuar como canal de atendimento. Os cidadãos devem sempre se utilizar dos canais adequados para atendimento, como o da Ouvidoria. - Atuar como um canal de denúncias, recebimento de petições, demandas ou orientações. Os usuários deverão se utilizar dos canais adequados para suas solicitações. - Único veículo de informação. As redes sociais devem ser usadas para facilitar o acesso a certas informações de interesse dos titulares, mas o canal de comunicação oficial é o sítio eletrônico da Autoridade. Caberá à Assessoria de Comunicação criar e gerenciar os perfis oficiais da ANPD nas redes sociais, devendo ser evitada a criação de perfis específicos para atividades ou campanhas, sem a análise prévia da ASCOM. Isso permitirá manter a unidade e o caráter impessoal das postagens, bem como de todas as peças de comunicação veiculadas nas mídias sociais. A ASCOM ficará também responsável pela moderação do conteúdo e respostas aos comentários, buscando sempre proteger os dados pessoais e os contatos das pessoas, respeitando a privacidade e a segurança dos titulares de dados pessoais. Intranet A Intranet é o canal interno oficial de comunicação entre os servidores, colaboradores, funcionários e estagiários da ANPD. O canal receberá o mesmo cuidado e deverá seguir as mesmas diretrizes orientadas para o público externo. Caberá tanto à ASCOM, quanto às áreas integrantes da ANPD, desenvolver conteúdos e informações, que promovam o envolvimento e pertencimento à Autoridade, além de propiciar um ambiente digital de integração, de valorização da cultura institucional, por meio da realização de eventos ou ações sociais voltadas ao público interno. A Assessoria de Comunicação será a área responsável pelo gerenciamento de informações internas, sendo vetor de informações entre as áreas-fim e áreas-meio da instituição. Boas práticas para o uso dos canais institucionais Orientações de boas práticas de comunicação a serem consideradas em todos os canais da ANPD: - Uso de linguagem simples; - Uso intercalado de texto e de imagens; - Uso de elementos organizadores para o texto, como subtítulos e retrancas; - Uso de infográficos e boxes informativos; - Informações de interesse direto do cidadão/colaborador(a); - Não exposição de informações pessoais e de caráter privado do cidadão/colaborador(a); - Minimização de informações pessoais e utilização delas com a finalidade específica para que se destina; - Uso de linguagem visual integrada que facilite a identificação da marca da instituição e assimilação do conteúdo; - Links diretos para materiais que aprofundem os temas abordados nos conteúdos. Práticas que devem ser evitadas: - Páginas somente com links para outras páginas, e sem informações; - Páginas com instruções complexas para o leitor; - Uso de cores que possam afetar a leitura dos textos; - Páginas que imponham dificuldades para localizar determinado conteúdo. II. AÇÕES ESTRATÉGICAS DA COMUNICAÇÃO CRIAÇÃO DA ÁREA