DOU 08/11/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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CAPÍTULO II DA GOVERNANÇA E GESTÃO DO SEI Art. 7º O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), que é proprietário do seu código-fonte. Parágrafo único. Futuras evoluções de versões disponibilizadas pelo TRF-4 poderão ser instaladas e configuradas a critério do Comitê Gestor do SEI. Art. 8º O Comitê Gestor do SEI poderá analisar, priorizar e autorizar a instalação de módulos, complementos e recursos adicionais para utilização junto ao SEI, preferencialmente que estejam disponibilizados no portfólio de soluções do portal do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) ou do Software Público Brasileiro. Art. 9º Fica designada como área gestora negocial do Sistema SEI nos Conselhos de Contabilidade a unidade de Gestão Documental do CFC, sob a coordenação e supervisão do Comitê Gestor do SEI. Seção I Comitê Gestor do SEI Art. 10. Compete ao Comitê Gestor do SEI: I - gerenciar o sistema no âmbito do Sistema CFC/CRCs; II - propor normas internas que assegurem o adequado funcionamento do SEI; III - encaminhar ao Tribunal Regional Federal da 4ª Região as solicitações de melhorias e desenvolvimento de funcionalidades, bem como acompanhar o andamento das demandas; IV - zelar pela contínua adequação do SEI à legislação sobre gestão documental, aos princípios arquivísticos e às orientações do Arquivo Nacional e ao Conselho Nacional de Arquivos; V - coordenar os trabalhos de implantação, manutenção e evolução do sistema; VI - designar funcionários para ministrar treinamento aos usuários do sistema; e VII - propor, analisar, priorizar e deliberar sobre políticas, normas, ações e propostas que garantam o adequado trâmite dos processos e a utilização do sistema, bem como deliberar acerca de demandas e sugestões de melhoria nas regras de negócio do SEI. Seção II Gestor Negocial do SEI Art. 11. Compete ao gestor negocial do SEI, por meio do Setor de Gestão Documental do CFC: I - gerenciar o Termo de Cooperação Técnica firmado entre o CFC e o TRF-4 para implantação do SEI; II - atuar com as prerrogativas de administração do sistema, para o exercício de parametrizações, configurações e outras atividades que garantam o ambiente funcional; III - realizar a liberação de cadastro de usuários externos; Parágrafo único. Poderá ser concedido perfil de liberação de usuários externos ao responsável pela área de Tecnologia de Informação e Comunicação do Conselho Regional de Contabilidade, mediante solicitação formal dirigida ao Conselho Federal de Contabilidade. IV - prestar apoio técnico-arquivístico; V - analisar e submeter ao Comitê Gestor do SEI solicitações de melhorias, correções, inclusão ou exclusão de funcionalidades no sistema; VI - submeter ao Comitê Gestor do SEI propostas, análises e pareceres para subsidiar a normatização de procedimentos e do uso do sistema; VII - gerenciar modelos, formulários e tipos documentais, cabendo-lhe criar, alterar, incluir ou excluir modelos de atos; VIII - gerenciar os tipos de processos, cabendo-lhe criar, alterar, incluir ou excluir modelos processuais; XIX - gerenciar os assuntos classificadores; X - gerenciar as unidades organizacionais no SEI, cabendo-lhe alterar, incluir ou excluí-las; XI - gerenciar os usuários internos e externos, cabendo-lhe alterar, incluir ou excluir usuários, lotações e permissões; XII - gerenciar as hipóteses legais de níveis de acesso às informações; XIII - apoiar as unidades organizacionais do CFC na criação, parametrização e gestão das bases de conhecimento, de documentos e de processos; XIV - propor normas complementares para o fiel cumprimento do disposto nesta Resolução; e XV - zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, às necessidades das unidades organizacionais dos Conselhos de Contabilidade e aos padrões de uso do sistema. Seção III Gestor Técnico do SEI Art. 12. Compete ao gestor técnico do SEI, por meio da Coordenadoria de Gestão de Tecnologia da Informação: I - gerir a infraestrutura de hardware e requisitos de software; II - preservar a configuração do ambiente, da aplicação e da publicação para acesso externo; III - manter atualizada a versão do Sistema em uso; IV - prover as condições necessárias à implantação e à utilização do SEI, garantindo sua disponibilidade, integridade, confiabilidade e segurança dos documentos eletrônicos e dados nele incluídos; V - controlar o cadastro de usuários e de unidades organizacionais internas e externas no servidor de autenticação (Active Directory - AD); Parágrafo único. O cadastro e o gerenciamento dos usuários internos dos CRCs no servidor de autenticação (Active Directory - AD) são de responsabilidade dos Conselhos Regionais de Contabilidade. VI - atender às solicitações referentes a problemas técnicos e a erros identificados nas funcionalidades do SEI; VII - prestar suporte técnico no uso do SEI e responder às dúvidas técnicas dos usuários internos e externos; VIII - acionar o gestor negocial quando houver problema ou dificuldade não sanados pela equipe técnica nas funcionalidades do Sistema; IX - criar e atualizar as páginas institucionais do SEI constantes na Intranet e no Portal do CFC; X - identificar situações de uso indevido do SEI; XI - divulgar novidades, intercorrências ou manutenções programadas que interfiram na utilização do sistema; XII - apoiar a administração na elaboração e definição dos investimentos e custeios necessários ao uso, à segurança e à manutenção dos documentos produzidos no SEI; XIII - propiciar a integração do SEI com outros sistemas informatizados sob sua responsabilidade; e XIV - atuar de forma integrada com o Setor de Gestão Documental (Seged), visando ao desenvolvimento e à manutenção de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) para a preservação de longo prazo dos documentos gerados no SEI. Seção IV Unidades Organizacionais dos Conselhos de Contabilidade Art. 13. Compete às unidades organizacionais dos Conselhos de Contabilidade: I - cooperar no processo de implantação e utilização do sistema no âmbito de suas respectivas áreas, conforme orientações do Comitê Gestor do SEI, dos gestores técnico e negocial do SEI; II - cooperar no aperfeiçoamento da gestão de documentos e da informação nos Conselhos de Contabilidade, em consonância com as normas arquivísticas; III - orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI em relação às especificidades dos processos de negócio sob sua gestão, e solicitar a capacitação de usuários, sempre que necessário; IV - criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual; V - analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da área, obedecendo aos critérios previstos na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; VI - alterar o tipo do processo quando identificada a ausência de correlação entre o objeto do processo e o tipo atribuído; VII - revisar o tipo e os demais dados cadastrais atribuídos ao processo gerado; VIII - verificar a qualidade da digitalização dos documentos, bem como notificar o usuário ou área responsável para reapresentação de documentos cuja digitalização tenha sido feita de modo inadequado; e IX - produzir, assinar, digitalizar, registrar, tramitar, receber e concluir documentos e processos no SEI. CAPÍTULO III DA ESTRUTURA DO SISTEMA Art. 14. O SEI é configurado com base na estrutura organizacional dos Conselhos de Contabilidade, constituída por unidades organizacionais do SEI. Art. 15. Cada unidade organizacional tem uma única conta no SEI, designada por sua sigla, antecedida pelas siglas dos setores hierarquicamente superiores, quando aplicável. Seção I Da Criação, Alteração e Desativação de Unidades Organizacionais no SEI Art. 16. As solicitações de criação de unidades organizacionais serão atendidas pelo e-mail [email protected] e seu processamento requer que sejam informados os seguintes dados: I - ato normativo que ampare a implantação da unidade organizacional; II - nomenclatura oficial da unidade organizacional; III - sigla oficial da unidade organizacional; IV - endereço não digital da unidade organizacional; V - e-mail da unidade organizacional; VI - telefone(s) de contato da unidade organizacional; VII - nome e matrícula dos usuários lotados na unidade organizacional; e VIII - cargos da unidade organizacional. Parágrafo único. A hierarquia da unidade organizacional ficará condicionada ao organograma do Conselho de Contabilidade, não cabendo o cadastro de unidades organizacionais informais. Art. 17. Qualquer alteração ou desativação de unidade organizacional cadastrada na base do SEI somente poderá ser efetivada após a conclusão e o arquivamento dos processos eletrônicos sob responsabilidade da unidade organizacional, ou a transferência de responsabilidade dos processos eletrônicos para outra unidade organizacional hierarquicamente superior. Parágrafo único. Em caso de alteração ou desativação da unidade organizacional no SEI, compete ao gestor da unidade organizacional realizar a transferência dos processos para a nova unidade organizacional. Seção II Da Disponibilidade do Sistema Art. 18. O SEI estará disponível 24 horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico. Art. 19. Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade do SEI quando: I - for superior a 60 minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6h e as 23h; e II - ocorrer entre as 23h e as 23h59. Art. 20. Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo: I - acesso ao sistema, para acompanhamento processual; II - consulta aos autos digitais, quando concedido; e III - assinatura de documentos, quando concedido. Parágrafo único. Não se caracterizam indisponibilidade do SEI as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de comunicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorra de falhas nos equipamentos ou programas do usuário. Art. 21. A indisponibilidade do SEI para manutenção programada ou por motivo técnico será aferida por sistema de monitoramento da área de tecnologia da informação do CFC, a qual promoverá seu registro em relatórios de interrupções de funcionamento a serem divulgados em página própria nos sítios eletrônicos na internet do CFC, devendo conter pelo menos as seguintes informações: I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e II - serviços que ficaram indisponíveis. CAPÍTULO IV DO ACESSO E DO CREDENCIAMENTO Seção I Do Acesso e Credenciamento de Usuários Internos Art. 22. O acesso de usuários internos ao SEI é efetuado por meio de código de usuário e senha utilizados para acessar a rede dos Conselhos de Contabilidade. Art. 23. Os usuários internos poderão cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no SEI, de acordo com seu perfil de acesso e atribuições e competências funcionais. Art. 24. O acesso dos usuários ao SEI ocorrerá na unidade organizacional em que exercem suas funções. § 1º Os titulares de unidades organizacionais superiores terão acesso às unidades organizacionais que lhe são hierarquicamente subordinadas. § 2º O usuário poderá estar associado a mais de uma unidade organizacional, de acordo com as atividades por ele desenvolvidas. Art. 25. A atribuição de perfis aos usuários do sistema deverá ser realizada pela área gestora negocial, atribuindo-se o perfil básico, como regra, para todos os usuários. § 1º A atribuição de perfis diferentes deverá ser solicitada pelo gestor da unidade organizacional, cabendo análise pela área gestora negocial, para liberação e alteração. § 2º As permissões e alterações de acesso às unidades organizacionais cadastradas no SEI serão feitas mediante solicitação documentada e justificada, direcionada ao gestor negocial do SEI e/ou seu substituto em caso de licenças, férias e/ou substituições temporárias. § 3º Cabe ao responsável pela unidade organizacional em que o usuário esteja lotado solicitar o credenciamento, a transferência de lotação, alteração e/ou exclusão do usuário e as permissões de acesso ao SEI. Art. 26. O cadastro de usuário interno será desabilitado temporariamente por: I - decisão cautelar do presidente do Conselho de Contabilidade ou do diretor executivo ou, no âmbito de sindicância, auditoria ou processo administrativo disciplinar; II - gozo das licenças previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e alterações posteriores; e III - prazo determinado em condenação administrativa, em processo administrativo disciplinar. Art. 27. O cadastro de usuário interno será desabilitado em definitivo devido a: I - exoneração ou demissão; II - aposentadoria ou morte; e III - término de mandato. Art. 28. Cabe prioritariamente ao Departamento de Gestão de Pessoas e/ou à unidade equivalente no Conselho de Contabilidade solicitar a desabilitação e ativação do usuário interno.