DOU 08/11/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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O usuário externo poderá enviar, assinar e receber documentos administrativos eletrônicos, bem como acompanhar o andamento de assuntos de seu interesse, mediante a liberação de acesso externo ao SEI, por prazo determinado, autorizado pela unidade responsável pelo processo. § 1º O acesso de usuários externos ao SEI é ato pessoal e intransferível, que se dará mediante cadastro do usuário externo e apresentação da documentação solicitada. § 2º A validação do acesso ao SEI por usuário externo somente ocorrerá após a verificação de conformidade pela unidade organizacional do Conselho de Contabilidade responsável pelas tratativas com o usuário externo, nos seguintes termos: I - a habilitação do cadastro do usuário externo somente será efetuada após a constatação da conformidade entre os documentos obrigatórios apresentados e os dados do cadastro de usuário externo; II - quando necessário, a unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo poderá solicitar informações complementares para efetivação do cadastro de usuário externo, além daquelas prestadas na Declaração de Concordância e Veracidade; III - o cadastramento de usuário externo será indeferido nos casos de não atendimento às exigências de apresentação de documentação; IV - a negativa de acesso ou de cadastramento no SEI, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações não atribuível à falha do Sistema não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais; e V - caberá à unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo, relativamente a processos e documentos por elas originados ou sob sua responsabilidade, informar ao gestor negocial do SEI ou ao seu substituto as pessoas físicas que poderão ser cadastradas como usuários externos do SEI, bem como orientá-las a acessarem o portal do CFC para efetivar o referido cadastramento. Parágrafo único. O acesso do usuário externo será liberado em até 2 (dois) dias úteis após a comunicação pela unidade organizacional do Conselho de Contabilidade responsável pelas tratativas com o usuário externo ao gestor negocial do SEI ou ao seu substituto. Art. 31. Os editais de contratação de bens, serviços e obras, bem como os contratos e acordos celebrados pelos Conselhos de Contabilidade, deverão conter a exigência de credenciamento do representante legal da contraparte como usuário externo do SEI. Art. 32. Para assinatura de documentos junto aos Conselhos de Contabilidade, o usuário externo deve: I - realizar o cadastro por meio do Portal SEI do CFC (https://sei.cfc.org.br/externo) e preencher corretamente os campos obrigatórios; II - apresentar o documento de identificação oficial que contenha foto e número de CPF; e III - apresentar o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade devidamente preenchido e assinado. Parágrafo único. Os documentos listados nos incisos I, II e III do art. 32 deverão ser enviados à unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo. Seção III Dos Deveres e das Responsabilidades dos Usuários Internos Art. 33. Constituem deveres e responsabilidades do usuário interno: I - manter sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido e sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa; II - escolher corretamente, ao iniciar novo processo eletrônico, o tipo de procedimento administrativo e preencher devidamente os campos de identificação e classificação processual; III - escolher corretamente, ao incluir novo documento eletrônico, o tipo de documento e preencher devidamente os campos relacionados e com descritores suficientes para facilitar sua pesquisa pelos demais usuários; IV - assinar documentos no processo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo; V - evitar a impressão de documentos do SEI, zelando pela economia de recursos e pela responsabilidade socioambiental; VI - concluir o processo eletrônico com a devida justificativa; VII - proteger as informações sigilosas e pessoais obtidas em decorrência do exercício de suas atividades ou que venha a ter conhecimento; VIII - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI; IX - disseminar, em sua unidade, o conhecimento adquirido nas ações de capacitação para o SEI; X - renunciar a credencial de acesso em processos sigilosos quando sua atuação não for mais necessária; XI - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do sistema; XII - comunicar ao Comitê Gestor do SEI quaisquer irregularidades e atuações que infrinjam esta norma; XIII - sugerir ao gestor negocial melhorias nas rotinas de trabalho do SEI; e XIV - ser responsável por suas ações, especialmente aquelas que possam comprometer a segurança do SEI e das informações nele contidas e o cumprimento das cláusulas do Acordo de Cooperação e dos respectivos aditivos assinados com o TRF-4. Parágrafo único. As infrações ao disposto neste artigo que implicarem dano à Administração ou a terceiros serão apuradas em processo administrativo cabível. XV - observar os prazos para realização de atos processuais em meio eletrônico, nos termos desta Resolução. Seção IV Dos Deveres e das Responsabilidades dos Usuários Externos Art. 34. Constituem deveres e responsabilidades do usuário externo: I - efetuar o próprio cadastro no Portal SEI do CFC (https://sei.cfc.org.br/externo); II - manter o sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, que é pessoal e intransferível, não sendo possível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido; III - garantir a conformidade entre os dados informados quando do pedido de cadastramento e aqueles contidos nos documentos essenciais e complementares enviados; IV - realizar consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado, bem como ao SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas referentes a atos processuais; V - acompanhar o trâmite de processos nos quais tenha participação e executar as ações apropriadas; VI - conservar os originais dos documentos enviados, sejam eles não digitais ou eletrônicos, até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, a fim de que, caso solicitados, sejam apresentados a órgãos e entidades para qualquer tipo de conferência; VII - verificar as condições de sua rede de comunicação e seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas, para que não ocorram problemas de comunicação quando da utilização do sistema; VIII - observar que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até as 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, conforme horário oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo; IX - confeccionar os documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere a formato, autenticidade, legibilidade e tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente; X - responsabilizar-se pelo endereço eletrônico fornecido e/ou cadastrado, bem como por eventuais acessos de terceiros a esse endereço de forma indevida; XI - comunicar ao Conselho Federal de Contabilidade ([email protected]) a perda de acesso ao sistema por violação do e-mail ou da senha ou por quebra de sigilo, para imediato bloqueio de acesso ou troca de senha, se for o caso; XII - renunciar sua credencial de acesso a processo quando não demandar mais sua atuação; XIII - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso no SEI sempre que se ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do sistema; XIV - sujeitar-se às regras que disciplinam os processos administrativos e o uso do SEI; e XV - observar os prazos para a realização de atos processuais em meio eletrônico, nos termos desta Resolução. Art. 35. As pessoas jurídicas ficam obrigadas a solicitar a inativação de usuários externos que não possuem mais vinculação com a empresa, sob pena de responsabilização pelo uso indevido do sistema. Art. 36. Todos os atos realizados durante a sessão de trabalho no sistema presumem-se pessoalmente praticados pelo usuário cujo perfil e senha tenham sido empregados para o acesso ao SEI. Art. 37. O uso indevido do sistema será passível de apuração nas esferas administrativa, civil e penal. CAPÍTULO V DA INSTRUÇÃO PROCESSUAL Art. 38. O processo SEI é organizado de acordo com as formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados e ao cumprimento dos deveres, em conformidade com a legislação vigente. Art. 39. O processo SEI deve ser gerado sempre que haja requerimento, comunicação ou informação que, para a prática de ato administrativo, conduza à necessidade de colher informações ou pareceres, bem como juntar atestados, relatórios, certidões, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam para a tomada de decisões. § 1º A geração de processo SEI ocorrerá por iniciativa do próprio interessado, quando se tratar de assunto particular, ou mediante determinação expressa do gestor, no caso de assunto institucional que envolva a respectiva unidade organizacional. § 2º É vedada a geração por um mesmo interessado de mais de um processo eletrônico SEI que verse sobre assunto idêntico. Art. 40. Para fins de criação de um processo eletrônico no SEI, deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua localização, o seu tratamento e a sua recuperação, mediante o preenchimento dos campos de metadados do sistema, observados os seguintes requisitos: I - escolha adequada do tipo de processo; II - descrição da especificação, de forma objetiva e clara; III - preenchimento adequado do campo "Interessado", quando couber; IV - preenchimento da maior quantidade possível de campos no cadastramento do processo; V - publicidade das informações como preceito geral e sigilo como exceção, nas formas da lei; e VI - atribuição individual do nível de acesso de documentos, sendo possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário. Parágrafo único. Além dos requisitos contidos neste artigo, o usuário deverá consultar as políticas internas de uso do SEI no seu Conselho de Contabilidade para envio e tramitação de processos. Art. 41. Os processos produzidos no SEI receberão um Número Único de Protocolo (NUP) gerado automaticamente, de acordo com a sistemática de numeração vigente. Art. 42. A unidade organizacional que receber processo de que não seja destinatária deverá devolvê-lo ao remetente ou efetuar a destinação adequada, prezando pela celeridade processual. Art. 43. O processo é composto majoritariamente pela criação de documentos internos, sendo este o método fortemente recomendado para a constituição do processo. Art. 44. A inclusão de documento e de processo administrativo em processo SEI é ato formal e será efetuada mediante a observância do seguinte procedimento: I - devem ser incluídos somente os documentos destinados à compreensão, à fundamentação, à instrução e ao deslinde do assunto tratado, pertinentes às provas dos atos e dos fatos enunciados; e II - deve ser observada a ordem cronológica dos atos e dos fatos ocorridos, a fim de não comprometer o encadeamento lógico das informações. Parágrafo único. Caso seja necessário reordenar os documentos, a autoridade competente deverá solicitar ao gestor negocial, mediante despacho com justificativa do procedimento. Art. 45. Todo documento administrativo oficial produzido pelos Conselhos de Contabilidade deverá ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando-se o seguinte: I - as diretrizes do Manual de Redação e Elaboração de Atos Normativos do Sistema CFC/CRCs, no que couber; II - documentos gerados no SEI receberão número SEI e, quando aplicável, número específico do documento; III - qualquer usuário interno poderá elaborar documentos; IV - o usuário deverá assinar somente os documentos de sua competência; V - documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta devem ser elaborados e assinados por meio de tipo de documento próprio, denominado minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; VI - processos contendo documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois da assinatura de todos os responsáveis; VII - quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos do SEI, o usuário pode efetuar a captura ao SEI como documento externo; e VIII - os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de assinatura imediata por funcionários, colaboradores e/ou conselheiros dos Conselhos de Contabilidade e terceiros podem ser formalizados em meio não digital e, posteriormente, digitalizados e capturados ao SEI como documentos externos. Art. 46. Os documentos serão criados em meio não digital somente quando: I - houver previsão, em ato normativo próprio, de outro meio a ser utilizado; e II - houver indisponibilidade do sistema e a espera pelo restabelecimento da disponibilidade possa prejudicar a demanda. Art. 47. Documentos não digitais digitalizados, documentos nato-digitais de procedência externa ou documentos que contiverem formatação incompatível com o editor de textos do SEI serão criados no sistema como "documento externo". Art. 48. Os documentos externos serão submetidos a procedimento de conferência pelo funcionário responsável por sua inserção no sistema, devendo ser registrado no SEI se o documento foi apresentado na forma de: I - cópia autenticada administrativamente: quando o interessado apresentar ou apontar o documento original e sua cópia; II - cópia autenticada por cartório: quando o interessado apresentar ou apontar apenas a cópia autenticada em cartório; III - cópia simples: quando o interessado apresentar ou apontar apenas uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação; e IV - documento original: quando o interessado apresentar ou apontar apenas o documento original. Art. 49. A atribuição do tipo de conferência dos documentos externos pelo Protocolo ou pelas unidades organizacionais responsáveis apenas garante que o documento digitalizado é o mesmo que fora inserido no sistema.