DOU 08/11/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico http://www.in.gov.br/autenticidade.html, pelo código 05152023110800114 114 Nº 212, quarta-feira, 8 de novembro de 2023 ISSN 1677-7042 Seção 1 Art. 50. É vedada a captura de documentos externos protegidos por senha. Art. 51. Documentos arquivísticos digitalizados ou em outros formatos de mídia, como vídeos e áudios, que ultrapassarem o tamanho estabelecido de 200 MB e que não sejam passíveis de redução ou divisão do arquivo devem ser mantidos em mídia digital na unidade de arquivo do órgão, identificados com o número do processo eletrônico SEI. Art. 52. A documentação administrativa de origem externa dirigida aos Conselhos de Contabilidade será recebida e distribuída, por meio do SEI, pelo Setor de Protocolo ou por unidade equivalente nos Conselhos Regionais de Contabilidade. Art. 53. O Setor de Protocolo ou a unidade equivalente nos Conselhos Regionais de Contabilidade poderá abrir processo no SEI para distribuição de documentos para outras áreas ou incluí-los diretamente nos processos em tramitação. Art. 54. A área destinatária do processo deverá analisar as informações dos documentos, devendo retificar a autuação do processo para adequação e continuidade do trâmite, ou mover um ou mais documentos para outro processo, certificando o procedimento e dando a destinação adequada ao processo com documentos movidos. Art. 55. Os documentos externos recebidos em suporte não digital pela unidade organizacional de protocolo e que não possuam referência expressa a determinado número de processo SEI, ou cujo vínculo com este não seja identificado, serão autuados como novo processo eletrônico. Parágrafo único. Caso a unidade organizacional destinatária do processo SEI identifique a existência de autos relacionados aos documentos externos incorporados na forma do caput deste artigo, cabe à unidade organizacional destinatária do processo SEI, após provocação do gestor da unidade destinatária, transferir tais documentos para o processo apropriado por meio da funcionalidade do SEI denominada "anexar processo" e concluir o processo SEI autuado pela unidade de protocolo. Art. 56. Os documentos de procedência externa recebidos pela unidade de protocolo ou pela unidade organizacional equivalente em suporte não digital, com indicação de informação sigilosa, devem ser encaminhados à unidade organizacional destinatária com garantia de sigilo. Parágrafo único. Os documentos recebidos por meio não digital, com indicação de conteúdo sigiloso, referentes a procedimentos licitatórios ou chamamentos públicos serão encaminhados diretamente à unidade organizacional competente, sem violação do envelope. Art. 57. Os documentos digitais encaminhados por usuários externos por e- mail, pelo SEI ou por outro meio permitido terão valor probante dos originais. Parágrafo único. O teor e a integridade dos documentos digitalizados, encaminhados por correspondência eletrônica, serão de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes. Art. 58. O SEI não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos digitais e processos que tiveram seu trâmite não digital concluído. Art. 59. Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade e integridade. Art. 60. As mensagens de correio eletrônico a serem enviadas e que devam necessariamente compor o processo eletrônico do SEI devem ser geradas por meio da funcionalidade "Correspondência Eletrônica" do SEI. § 1º A funcionalidade "Correspondência Eletrônica" do SEI não deverá ser utilizada em substituição ao Outlook, mas somente para os e-mails que deverão ser autuados e compor a árvore do processo. § 2º Não deverão ser autuados nos processos eletrônicos os e-mails que: I - não forem considerados documento arquivístico; II - as mensagens cujo conteúdo são de caráter pessoal e não têm relação com as atividades do Conselho de Contabilidade; e III - não forem produzidos integralmente em ambiente digital. § 3º Os e-mails recebidos de órgãos, entidades, empresas e fornecedores serão autuados, se necessário ao processo, como documentos externos. Seção I Da Criação de Tipos de Modelos, Formulários, Documentos e Processos no SEI Art. 61. O tipo de processo corresponde à matéria que será tratada, conforme os assuntos e as atividades desempenhadas pelos Conselhos de Contabilidade. Art. 62. O tipo de documento corresponde ao documento que será selecionado para o registro da informação conforme sua característica, a natureza de seu conteúdo ou a técnica do registro da informação. Parágrafo único. Para cada tipo de processo e tipo de documento deverá ser vinculada automaticamente a classificação arquivística por assuntos, prevista no Plano de Classificação dos Documentos da Área Meio ou da Área Fim, adotado pelo Sistema C FC / C R C s . Art. 63. Os tipos de processos, modelos, formulários e de documentos internos disponíveis para inserção em um processo serão definidos pela Setor de Gestão Documental do CFC, com apoio do Comitê Gestor de Implantação do SEI, e configurados automaticamente no SEI. Art. 64. Para solicitar a disponibilização ou a adequação de tipos de processos, modelos, formulários e de documentos no ambiente do SEI, as unidades devem gerar processo SEI próprio do tipo "Gestão da Informação: Solicitação de criação, alteração e exclusão de tipos de docs. e procs. no SEI" e encaminhá-lo para análise do gestor negocial do SEI, juntamente com os modelos atualizados que se queira adicionar ou substituir. Parágrafo único. Também poderá ser utilizada a ferramenta de "Help-Desk" ([email protected]) ou outro sistema informatizado equivalente para a abertura, o acompanhamento, a conclusão e a avaliação de chamados do SEI disponibilizado pelo Conselho Federal de Contabilidade. Art. 65. A criação de novos tipos de processos, modelos, formulários e documentos está condicionada à análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a criação de vários tipos de processos, modelos, formulários e documentos para o mesmo objetivo. Seção II Da Gestão Documental e Classificação Arquivística Art. 66. Na operacionalização do SEI, deverão ser observadas, no que couber, a legislação vigente e as diretrizes e determinações do Conselho Nacional de Arquivos, considerando-se também os estudos e as discussões para aprimoramento do sistema em âmbito nacional. Art. 67. Em relação à classificação arquivística, ao arquivamento e à avaliação, todos os processos do SEI serão classificados com base: I - no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio; e II - na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional: Anexo da Portaria Arquivo Nacional nº 93, de 4 de novembro de 2022. Art. 68. Ao escolher o tipo de processo, obrigatoriamente, o usuário deverá classificar o assunto de acordo com sua natureza ou similaridade. Art. 69. Após a classificação do processo, todos os documentos básicos que o compõem receberão a mesma classificação. Art. 70. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo. Art. 71. Os processos eletrônicos de guarda permanente receberão tratamento de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações, devendo a unidade de tecnologia da informação do Conselho de Contabilidade prover condições, conforme resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e a manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente. Art. 72. A eliminação de documentos de processos eletrônicos e não digitais deverá ocorrer em conformidade com a legislação arquivística e os procedimentos arquivísticos vigentes. Art. 73. A solicitação de empréstimo de documentos não digitais arquivados no Setor de Gestão Documental (Seged) ou unidade equivalente é feita por meio de funcionalidade do SEI. Seção III Da Exclusão e do Cancelamento de Documentos Art. 74. Os usuários devem preencher corretamente os dados de cadastro do processo e realizar as adequações necessárias a fim de facilitar a busca e a recuperação das informações. Art. 75. Podem ser excluídos, conforme regras próprias do SEI: I - documento sem assinatura; II - documento assinado, desde que não tenha sido visualizado por outras unidades organizacionais e o respectivo processo não tenha sido concluído na unidade organizacional ou enviado para outra unidade organizacional; e III - processo que não possua documentos e que não tenha sido enviado para outra unidade organizacional. Parágrafo único. Os documentos excluídos deixam de ser exibidos na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados, e o código numérico sequencial será inutilizado. Art. 76. O cancelamento de documento ocorre nos casos em que o documento foi inserido indevidamente e que o assunto tratado não seja objeto do processo. Art. 77. Não devem ser cancelados os documentos que motivaram o início do processo, os decisórios, os que serviram de fundamentação ou manifestação técnica, ou outros que comprometam o conteúdo e a análise do processo. Art. 78. O cancelamento é realizado pela unidade que gerou o documento e o motivo do cancelamento deve ser registrado em campo próprio do sistema. Parágrafo único. É vedado cancelar documento gerado ou incorporado por outras unidades organizacionais. Art. 79. O documento cancelado fica inacessível, embora seja exibido na árvore de documentos do processo. Parágrafo único. Os documentos excluídos deixam de ser exibidos na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados, e o código numérico sequencial será inutilizado. Art. 80. Documentos que necessitem de correções, que estejam incompletos, que não tenham mais validade ou estejam desatualizados devem ser complementados ou tornados sem efeito por meio de novo documento, com referência explícita ao número único do documento correspondente. Seção IV Da Juntada de Processos SEI Art. 81. As juntadas de processos SEI por anexação e relacionamento ocorrem de forma autônoma, sem vinculação entre elas. Subseção I Da Anexação Art. 82. A anexação ocorre quando há necessidade de unificação permanente de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta. § 1º Uma vez anexado ao processo principal, o processo anexo perderá a sua autonomia. § 2º O processo SEI secundário que for anexado terá a movimentação bloqueada e será acompanhado via andamento do principal. § 3º Constatada, a qualquer tempo, a tramitação de dois ou mais processos SEI que tratem de objeto idêntico, deve ser realizada a anexação deles. Art. 83. A anexação de processos SEI pode ser feita por qualquer unidade em que os processos tramitem, desde que o processo secundário não esteja aberto em outras unidades organizacionais. Art. 84. O ato de desfazer a anexação será efetuado pelo gestor negocial do SEI, mediante despacho de solicitação no processo principal à área gestora negocial. Subseção II Do Relacionamento Art. 85. O relacionamento de processos SEI é efetuado quando há necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações. Parágrafo único. O relacionamento não interfere na autonomia dos processos e deverá ser removido quando cessar o motivo da associação. Art. 86. O relacionamento de processos SEI pode ser efetuado por qualquer unidade organizacional que atue em um deles. Seção V Dos Procedimentos de Conversão de Processos em Papel para Eletrônico Art. 87. Não serão digitalizados nem incluídos no SEI: I - processos legados - processos não digitais arquivados, cuja análise e instrução foram concluída ou encerrada; II - processos para mera consulta; III - processos para atendimento a demanda de consulta de informações pelo cidadão; IV - documentos que não se caracterizem como arquivísticos; V - correspondências pessoais; e VI - jornais, revistas, livros, panfletos promocionais, folders, propagandas e demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais. Art. 88. O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento não digital para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público ou privada deverá: I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados; II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto nº 10.278, de 2020; e III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II do Decreto nº 10.278, de 2020. Art. 89. A área de Gestão Documental pode, caso necessário, providenciar a digitalização e a inclusão no SEI de processos físicos que estejam sob sua guarda, a fim de facilitar a pesquisa, o acesso às unidades organizacionais interessadas e a preservação de documentos de guarda permanente. Art. 90. Os documentos de guarda permanente e/ou históricos não poderão ser eliminados após a digitalização. Parágrafo único. A versão original dos documentos arquivísticos não digitais digitalizados sem valor histórico e que estiverem em desacordo com o Decreto nº 10.278, de 2020, deverão ser classificados, preservados e cumprir, no mínimo, os prazos de guarda estabelecidos no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos adotados pelos órgãos do Sistema CFC/CRCs. Seção VI Da Conclusão do Processo SEI Art. 91. Os processos devem ser concluídos quando da finalização da análise ou da adoção das ações necessárias pela unidade organizacional mediante justificativa em despacho. Art. 92. A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades organizacionais nas quais esteja aberto. Seção VII Do Encerramento e Arquivamento de Processo SEI Art. 93. O processo será encerrado quando não existirem mais ações a serem realizadas, tendo sido cessada sua finalidade. Art. 94. O arquivamento é a ação pela qual a autoridade responsável pela matéria tratada no processo indicará o fim da análise do mérito, determinando o encerramento de sua tramitação, mediante inserção de Termo de Arquivamento de Processo (TAP). Art. 95. O arquivamento de processo SEI deve ser efetuado pela unidade organizacional que o originou, à qual compete lavrar o TAP. § 1º A unidade que receber o último andamento deve encaminhar o processo SEI à unidade organizacional de origem, sem concluí-lo. § 2º Depois de lavrado o TAP, a unidade de origem deve encaminhar o processo SEI ao Repositório Digital Arquivístico Digital Confiável.