DOU 20/11/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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O MINISTRO DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, no uso de suas atribuições legais, e tendo em vista a competência que lhe é conferida pelo parágrafo único do parágrafo único do art. 87 da Constituição da República de 1988, resolve: Art. 1º O Capítulo 6 do Guia de Administração dos Postos, publicado pela Portaria no 402, de 22 de julho de 2022, passa a vigorar com a seguinte redação: "CAPÍTULO 6-A - LOCAÇÃO DE IMÓVEIS OFICIAIS NO EXTERIOR (LIM-IM) 6-A.1 O custeio da locação de imóveis oficiais no exterior conta com duas dotações: i. Dotação LIM-IM: para a chancelaria, residência oficial, unidade do IGR e outras dependências de missão diplomática ou consular; e ii. Dotação LIM-DG: para o pagamento de garantia de locação de imóvel, nos termos deste capítulo. 6-A.1.1 A dotação LIM-IM custeará as seguintes despesas relacionadas à ocupação de imóveis oficiais: i. Aluguéis; ii. Condomínio; iii. Garagem para veículos oficiais; iv. Impostos; v. Corretagem; vi. Seguro (item 3.7); vii. Taxas; e viii. Outros gastos correlatos. 6-A.2 MODALIDADES DE LOCAÇÃO DE IMÓVEIS 6-A.2.1 A contratação poderá ser realizada pela modalidade de licitação, nos termos do presente capítulo, ou por contratação direta, mediante inexigibilidade de licitação, nos termos do item 6-A.2.6. 6-A.2.1.1 Em cada modalidade, o posto poderá firmar contratos de locação de imóveis de modelagens distintas, conforme segue: i. Locação tradicional: o espaço físico é locado sem contemplar os serviços acessórios, os quais serão contratados independentemente, como limpeza, administração predial, recepção, vigilância, controle de acesso, entre outros; ii. Locação com "facilities": o espaço físico é locado contemplando os serviços para a sua operação e manutenção, como limpeza, administração predial, recepção, vigilância, controle de acesso, entre outros; e iii. Locação "built to suit" (BTS): o locador procede à prévia aquisição, construção ou substancial reforma, por si mesmo ou por terceiros, do imóvel então especificado pelo pretendente à locação, a fim de que seja a este locado, prevalecendo as condições livremente pactuadas no respectivo contrato e as disposições procedimentais previstas na Lei nº 8.245, de 18 de outubro de 1991. 6-A.2.1.2 A escolha da modelagem do contrato de locação deverá ser justificada no estudo técnico preliminar que comporá o projeto básico. 6-A.2.1.3 Poderá ser contratado outro modelo que não os indicados no item 6-A.2.1.1, desde que demonstrado, no estudo técnico preliminar, a vantagem econômica e viabilidade jurídica para a solução escolhida. 6-A.2.2 ETAPAS DO PROCESSO DE LOCAÇÃO DE IMÓVEIS 6-A.2.2.1 A contratação de aluguel de imóveis oficiais no exterior segue as regras deste capítulo, da portaria nº 463/2023, do § 2 do Art. 1º da lei nº 14.133/2021 e da legislação local aplicável, de acordo com as seguintes etapas: i. O Posto formaliza a demanda por telegrama à DAEX; ii. Após aprovada, por despacho telegráfico, a formalização da demanda, o Posto elabora estudo técnico preliminar, nos termos do item 6-A.2.3; iii. O Posto inicia pesquisa preliminar de preços para nova locação ou renovação de contrato. a) Caso a nova locação ou renovação não implique aumento de despesas na dotação LIM-IM corrente, caberá ao ordenador de despesas do Posto autorizar o início de processo de pesquisa de mercado, com antecedência mínima de seis meses do fim do contrato. b) Caso a nova locação ou renovação implique aumento de despesas na dotação LIM-IM corrente, o Posto deverá, com antecedência de ao menos seis meses do fim do contrato, solicitar autorização para pesquisa de mercado O telegrama à DAEX será acompanhado do estudo técnico preliminar. A DAEX determinará, por despacho- telegráfico, os parâmetros da pesquisa de mercado. iv. Por telegrama, o Posto remeterá à DAEX: a) Resultado da pesquisa de mercado, com duas ou mais opções de imóveis que atendam aos indicados no item 6-A.2.4.1; ou, alternativamente, b) Eventual constatação de inviabilidade de competição, bem como o atendimento dos requisitos elencados no item 6-A.2.6 e subitens. v. O Posto inicia processo licitatório caso tenham sido identificadas duas ou mais opções de imóveis aptos; vi. A DAEX autoriza a negociação da minuta de contrato/termo aditivo junto ao proprietário do imóvel vencedor da licitação ou a ser locado por inexigibilidade; vii. O Posto elabora o projeto básico, no caso de nova locação, ou prepara a documentação obrigatória, no caso de renovação, nos termos do item 6-A.2.9, além de informações complementares específicas; viii. A autoridade competente autoriza a celebração do novo contrato ou termo aditivo; ix. O Chefe do Posto designa servidores como gestor e como fiscal do contrato, sendo que o Chefe do Posto poderá ser o gestor do contrato. x. O gestor do contrato coordenará as atividades de fiscalização, de eventual renovação contratual, de reajuste, de pagamento e de extinção contratual, entre outros; xi. O fiscal do contrato deverá registrar todas as ocorrências relacionadas à sua execução, tomando as medidas necessárias para corrigir eventuais falhas ou defeitos e enviando as observações ao gestor do contrato ou, em sua ausência, ao chefe do Posto para as devidas providências; xii. O Posto fará registro, sempre que possível, do contrato de locação no Cartório de Registro de Imóveis competente, para que seja válido em relação a terceiros em caso de venda do imóvel, observando as condições e a legislação local; e xiii. Todos os extratos dos contratos e termos aditivos deverão ser publicados no sítio eletrônico do Posto, em até 10 (dez) dias contados da assinatura, sendo que os extratos de contratos e aditivos com valor que excedam US$ 300.000,00 (trezentos mil dólares) no período de 12 meses deverão ser igualmente publicados no Diário Oficial da União. 6-A.2.3 Estudo técnico preliminar e análise de riscos 6-A.2.3.1 O estudo técnico preliminar e análise de riscos é o documento inicial do processo de licitação ou de contratação direta, que será utilizado como fundamento do projeto básico. O estudo deverá conter, no mínimo, os seguintes itens: i. Descrição da necessidade da locação do imóvel; ii. Estimativa da área do imóvel (poderá ser utilizado, de forma auxiliar, a calculadora de dimensionamento de imóveis, disponível no Portal da DAEX); iii. Requisitos da contratação, incluindo preços mínimo e máximo por m², condições de propriedade do imóvel, localização, características externas, dimensionamento e particionamento de áreas internas (utilizar ferramenta mencionada no item acima), entre outros; iv. Levantamento, no mercado local, das opções alternativas disponíveis e justificativa da escolha do tipo de opção a ser contratada; v. Descrição da opção como um todo, inclusive das exigências relacionadas a características de representação do imóvel; vi. Estimativa do valor anual da locação do imóvel; vii. Justificativas das formas de pagamento da locação, tais como periodicidade, amortização de obras, entre outras; viii. Demonstração do alinhamento entre a contratação e o planejamento orçamentário do posto, conforme transmitido à SERE pela Proposta Orçamentária do Posto (POP); ix. Resultados pretendidos; x. Providências a serem adotadas pelo Posto previamente à celebração do contrato, tais como capacitação ou contratação de pessoal, contratação de novos serviços, adequação do ambiente do Posto, entre outras; xi. Posicionamento conclusivo do Posto sobre a viabilidade e razoabilidade da locação; xii. Mapa de riscos, que identificará riscos e proporá ações preventivas e de contingência. 6-A.2.4 Pesquisa de Mercado 6-A.2.4.1 A DAEX estabelece, no caso de novas locações ou renovações que impliquem aumento de gastos na dotação LIM-IM, as principais características do imóvel oficial a ser pesquisado, tais como metragem, valor de aluguel, condições de acessibilidade, custos de manutenção e de segurança. Como referência de área, poderá ser utilizada a metragem auferida pela ferramenta específica de dimensionamento, disponível no Portal da DAEX, área do setor de administração do Posto. 6-A.2.4.2 O Posto dará ampla publicidade à pesquisa de mercado. 6-A.2.4.3 A pesquisa de mercado deve conter lista dos endereços visitados e as principais características físicas dos imóveis selecionados. 6-A.2.4.4 Devem constar igualmente da pesquisa de mercado aqueles imóveis pesquisados, mas que foram desclassificados pelo Posto e a justificativa para desabilitação. 6-A.2.4.5 A pesquisa de mercado deve habilitar ao menos três imóveis, ademais daquele atualmente alugado pelo Posto, caso se vislumbre a renovação. 6-A.2.4.6 Os custos de aluguel devem estar de acordo com os valores praticados no mercado local para imóveis do mesmo padrão e obedecer ao limite máximo estabelecido pela SERE. 6-A.2.4.7 Devem igualmente constar da pesquisa de mercado estimativas de custos relativos a: i. Mudança dos bens do atual imóvel alugado pelo Posto para a nova propriedade; ii. Comissão imobiliária, caso obrigatória; iii. Depósito de garantia, caso exigido; iv. Adaptações necessárias de novo espaço que o proprietário não se disponha a realizar; v. Adaptações necessárias para a desocupação do imóvel atualmente ocupado, desde que seja definida contratualmente a responsabilidade do locatário; e vi. Custos extras para a manutenção de novo imóvel, tais como acréscimo de despesas com limpeza e vigilância. 6-A.2.5 Competência para abertura de processo licitatório 6-A.2.5.1 O chefe do Posto, titular ou substituto, ou ainda o detentor de delegação de competência é a autoridade competente para autorizar a abertura de licitação cujo valor, para período de 12 meses, seja menor que US$ 300.000,00 ou que não implique aumento da LIM-IM do Posto. 6-A.2.5.2 A Secretaria de Estado é a autoridade competente para autorizar o prosseguimento de licitação cujo valor, para período de 12 meses, seja igual ou maior que US$ 300.000,00 ou que implique aumento da LIM-IM do Posto. 6-A.2.6 Inexigibilidade de licitação 6-A.2.6.1 Caso a pesquisa de mercado e o chamamento público identifiquem apenas uma opção de imóvel apto, seja o imóvel atual, seja novo imóvel, o Posto deverá providenciar processo de inexigibilidade de licitação para aprovação da DAEX, com a documentação necessária conforme processo de locação de novo imóvel ou de renovação, acrescida das justificativas que demonstrem a singularidade do imóvel a ser locado e que evidenciem vantagem para o Posto. i. Será constatada a inviabilidade de competição, caso existam os seguintes requisitos: a) Justificativas que demonstrem a singularidade do imóvel a ser locado e evidenciem vantagem para o Posto; b) O imóvel se preste ao atendimento das finalidades precípuas da administração; c) As instalações e localização do imóvel sejam determinantes para sua escolha; d) Compatibilidade do preço com o valor de mercado, conforme pesquisa prévia de preços; e) Autorização da Secretaria de Estado; e f) Realização de chamamento público, por meio de divulgação de edital que estabeleça prazos, valores, condições, resultados desejados e critérios de seleção de imóveis, ou por licitação para contratação de corretor de imóveis especializado no nicho de mercado que atenda ao interesse público. ii. Se após a realização de chamamento público forem encontrados imóveis habilitados para atendimento das necessidades de serviço, o Posto deverá realizar o devido processo licitatório, nos termos do presente capítulo. 6-A.2.7 Características básicas dos imóveis oficiais 6-A.2.7.1 Chancelaria sem setor consular: imóveis de alto padrão, com localização adequada, preferencialmente próximo à chancelaria local e demais representações diplomáticas estrangeiras. Elementos desejáveis: garagens para veículos oficiais; facilidade de exposição pública do pavilhão nacional; e proximidade de áreas comerciais. 6-A.2.7.2 Chancelaria com setor consular: imóveis de alto padrão, com facilidade de acesso a meios de transportes públicos, em regiões de grande circulação de pessoas e, sempre que possível, próximo à chancelaria local. Preferência por escritórios localizados em piso térreo ou entrada exclusiva para público consular. É desejável a avaliação de questões de segurança de entrada do recinto de atendimento ao público. 6-A.2.7.3 Consulado-Geral, Consulado e Vice-consulado: imóveis de padrão médio-alto, com facilidade de acesso a meios de transportes públicos, em regiões de grande circulação de pessoas. Preferência por escritórios localizados em piso térreo ou edifícios com entrada exclusiva para o público consular. É desejável a avaliação de questões de segurança de entrada do recinto de atendimento ao público. 6-A.2.7.4 Os demais imóveis oficiais, por suas características específicas, devem ser analisados pontualmente. 6-A.2.8 Projeto Básico 6-A.2.8.1 Com base no estudo técnico preliminar e na pesquisa de mercado, a autoridade competente indica o imóvel a ser alugado e solicita as providências para a elaboração de projeto básico, na forma de processo administrativo numerado, identificado e rubricado, composto das seguintes peças: i. Justificativa do objeto - definição das instalações pretendidas pelo Posto; ii. Descrição detalhada do objeto - principais características físicas e aspectos das instalações pretendidas, considerados os aspectos relevantes de funcionalidade, localização, segurança, representação, vagas de estacionamento, acessibilidade, disposição dos cômodos, área de ambientes de trabalho; iii. Preço e periodicidade do pagamento - justificativa do valor negociado comprovado na pesquisa de preço realizada pelo Posto; iv. Minuta de laudo de vistoria do imóvel que atesta o estado da propriedade à época do previsto início do contrato de locação, a ser assinado pelo locador e pelo locatário. A versão final do laudo de vistoria assinado deverá ser encaminhada à DAEX, com cópia traduzida para o português. Serão aceitas traduções realizadas por modelos regenerativos de linguagem ou plataformas virtuais; v. Documentação que comprova a regularidade da propriedade do imóvel pelo signatário do contrato por parte do locador e, desde que possível, da regularidade da situação fiscal do locador, com cópia traduzida para o português;