DOU 29/12/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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São atribuições vinculadas ao processo de Secretariado dos Colegiados, na Reitoria: I. verificar a existência do número legal de membros para início das reuniões, anotando em ata os presentes e ausentes; II. organizar a ordem de inscrições das falas nas reuniões; III. contar os votos nas deliberações do colegiado e fazer a lista das votações; IV. preparar o expediente para os despachos do(a) Presidente do colegiado; V. organizar a pauta para as reuniões; VI. redigir e assinar as atas das reuniões; VII. publicar as pautas e as atas das reuniões no site do IFRN; VIII. transmitir aos membros as comunicações requeridas pelo(a) Presidente; IX. prestar apoio administrativo e técnico aos membros e às comissões; X. encaminhar pedidos de informações ou de diligências quando requeridas nos processos; XI. expedir e encaminhar as deliberações conforme decisões do Colegiados Superiores; XII. ter a seu cargo toda a comunicação dos Colegiados Superiores, incluindo as convocações; XIII. elaborar documentos; XIV. fazer revisão linguística dos documentos; XV. preparar os ambientes físicos ou online para realização de reuniões; XVI. acompanhar e supervisionar o quadro de representantes dos colegiados; XVII. atualizar documentos e representações no site institucional. Parágrafo único. São atribuições vinculadas ao serviço de Apoio aos Colegiados: I. elaborar documentos; II. redigir as atas das reuniões; III. fazer revisão linguística dos documentos; IV. prestar apoio administrativo e técnico à Coordenação do Órgão. Art. 130. São atribuições vinculadas ao processo de Procuradoria Federal, na Reitoria: I. assistir o(a) Reitor(a) e os(as) Diretores(as)-Gerais em questões referentes à legalidade dos atos a serem praticados ou já efetivados; II. assistir juridicamente os(as) servidores(as) no exercício de suas atribuições, nos termos da legislação vigente; III. elaborar e apresentar parecer sobre processos de licitação; IV. emitir parecer e elaborar contratos e convênios; V. revisar, organizar, documentar e publicar os procedimentos relacionados a sua área. Art. 131. São atribuições vinculadas ao processo de Corregedoria, na Reitoria: I. supervisionar as atividades de correição internas; II. instaurar investigação preliminar sumária (IPS), nos termos das instruções da CGU, e investigação preliminar para apurar responsabilização de pessoa jurídica por ato lesivo a Administração Pública, nos termos da legislação vigente; III. convocar e designar servidores(as) para fins de IPS e investigação preliminar para apurar responsabilização de pessoa jurídica; IV. realizar parecer quanto ao juízo de admissibilidade para subsidiar a tomada de decisão da autoridade competente para instauração de processo de natureza disciplinar e para instauração de processo de responsabilização - PAR; V. recomendar a formalização de termo de ajustamento de conduta, nos termos das instruções da CGU; VI. convocar servidor(a) e convidar outras pessoas a prestarem informações; VII. solicitar informações, documentos ou dados, restritos ou sigilosos na esfera do IFRN, bem como acesso a sistemas internos com o fito de subsidiar procedimentos disciplinares e de responsabilização de pessoa jurídica; VIII. requisitar de agentes e órgãos públicos informações e documentos necessários à instrução de feitos disciplinares e de responsabilização de pessoa jurídica; IX. administrar a comissão permanente de processo administrativo disciplinar; X. analisar os pedidos de suspeição e impedimento dos membros das comissões; XI. normatizar procedimentos internos e fluxos de trabalho de natureza disciplinar e de responsabilização de pessoa jurídica, no âmbito do IFRN; XII. informar, quando consultada, se os(as) servidores(as) em processo de redistribuição, aposentadoria, afastamentos, entre outros, respondem ou não a procedimento disciplinar; XIII. promover ações relacionadas a prevenção, detecção e apuração de possíveis irregularidades, no âmbito do IFRN; XIV. manter registro atualizado da tramitação e resultados dos feitos disciplinares e de responsabilização de pessoa jurídica; XV. cadastrar no Sistema CGU-PAD os dados consolidados e sistematizados relativos à publicação de portarias, à abertura de processos e suas principais peças, os resultados de sindicâncias e processos administrativos disciplinares e a aplicação das penas; XVI. cadastrar no Sistema CGU-PJ os dados consolidados e sistematizados relativos à publicação de portarias, à abertura de processos e suas principais peças, os resultados dos processos de responsabilização de pessoa jurídica e a aplicação das penas; XVII. sugerir ao(à) Reitor(a) e aos(às) Diretores(as)-Gerais medidas com vista de aprimorar o sistema correcional, no âmbito do IFRN; XVIII. recomendar as comissões medidas, objetivando a regularização de anomalias técnicas ou administrativas apuradas ou detectadas nos procedimentos disciplinares. Art. 132. São atribuições vinculadas ao processo de Gestão da Integridade, na Reitoria: I. assessorar a autoridade máxima do IFRN nos assuntos relacionados com a integridade, a transparência e o acesso à informação e com os programas e as ações para efetivá-los; II. articular-se com as unidades do IFRN que desempenham funções de integridade, com vistas à obtenção de informações necessárias à estruturação e ao monitoramento do programa de integridade; III. coordenar a estruturação, a execução e o monitoramento do Programa de Integridade do IFRN; IV. promover, em coordenação com as áreas responsáveis pelas funções de integridade, a orientação e o treinamento em assuntos relativos ao programa de integridade; V. elaborar e revisar, periodicamente, o plano de integridade; VI. coordenar a gestão dos riscos para a integridade; VII. monitorar e avaliar a implementação das medidas estabelecidas no plano de integridade; VIII. propor ações e medidas a partir das informações e dos dados relacionados com a gestão do programa de integridade; IX. avaliar as ações e as medidas relativas ao programa de integridade sugeridas pelas demais unidades do IFRN; X. reportar à autoridade máxima do IFRN sobre o desempenho do programa de integridade e informar quaisquer fatos que possam comprometer a integridade institucional; XI. participar de atividades que exijam a execução de ações conjuntas das unidades integrantes do Sistema de Integridade, Transparência e Acesso à Informação da Administração Pública Federal; XII. reportar à Controladoria Geral da União as situações que comprometam o programa de integridade e adotar as medidas necessárias para sua remediação; XIII. supervisionar a execução das ações relativas à Política de Transparência e Acesso à Informação da Administração Pública Federal; XIV. monitorar o cumprimento das normas de transparência e acesso à informação no IFRN; XV. manter atualizadas as informações sobre os serviços de informação ao cidadão; XVI. manter atualizados o inventário de base de dados e a catalogação dos dados abertos no Portal Brasileiro de Dados Abertos; XVII. promover outras ações relacionadas à implementação do Programa de Integridade, em conjunto com as demais unidades do IFRN; XVIII. fornecer informações que subsidiem a elaboração do relatório de gestão institucional anual. Art. 133. São atribuições vinculadas ao processo de Gestão de Riscos, na Reitoria: I. estabelecer as estratégias de implementação da gestão de riscos, considerando os contextos externo e interno; II. desenvolver, implementar e revisar e atualizar o Plano de Ação de Gestão de Riscos, contemplando a Metodologia de Gestão de Riscos do IFRN; III. avaliar o desempenho da arquitetura de gestão de riscos e fortalecer a aderência dos processos à conformidade normativa; IV. planejar e promover a gestão das partes interessadas nos processos organizacionais para fins de engajamento na implementação da gestão de riscos; V. promover o desenvolvimento contínuo dos(as) servidores(as) o aperfeiçoamento do conhecimento em gestão de riscos; VI. coordenar a execução e aprovar os relatórios de gestão de riscos; VII. garantir o alinhamento da gestão de riscos aos padrões de ética e de conduta, em conformidade com o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal e demais normas internas do IFRN; VIII. apoiar as diversas áreas e supervisionar a atuação dos setores e servidores(as) responsáveis no processo de implementação da gestão de riscos; IX. definir e revisar, quando necessário, os níveis de apetite a risco dos processos organizacionais; X. avaliar a proposta quanto a definição dos(as) responsáveis pelo gerenciamento de riscos dos processos organizacionais; XI. avaliar a periodicidade máxima do ciclo do processo de gerenciamento de riscos dos processos organizacionais; XII. aprovar as respostas e as respectivas medidas de controle a serem implementadas nos processos organizacionais; XIII. avaliar os requisitos funcionais necessários às ferramentas de tecnologia de suporte ao processo de gerenciamento de riscos; XIV. monitorar a evolução dos níveis de riscos e a efetividade das medidas de controle implementadas; XV. propor indicadores de desempenho para a gestão de riscos, alinhados com os indicadores de desempenho do IFRN; XVI. avaliar o desempenho e a conformidade legal e normativa da gestão de riscos no IFRN; XVII. definir os requisitos funcionais necessários à ferramenta de tecnologia de suporte ao Processo de gerenciamento de riscos; XVIII. dar suporte à identificação, à análise e à avaliação dos riscos dos processos organizacionais selecionados para a implementação da gestão de riscos; XIX. fornecer informações que subsidiem a elaboração do relatório de gestão institucional anual. Art. 134. São atribuições vinculadas ao processo de Ouvidoria, na Reitoria: I. receber e dar tratamento a manifestações de usuários(as) de serviços públicos, relatos de informações, e petições destinadas ao exercício dos direitos do titular de dados pessoais perante o Poder Público; II. adotar as medidas necessárias ao cumprimento dos prazos legais e da qualidade das respostas às manifestações de usuários(as) de serviços públicos recebidas; III. formular, executar e avaliar ações e projetos relacionados às atividades de ouvidoria da respectiva área de atuação; IV. coletar, ativa ou passivamente, dados acerca da qualidade e da satisfação dos(as) usuários(as) com a prestação de serviços públicos; V. analisar dados recebidos ou coletados a fim de produzir informações com vistas ao aprimoramento da prestação dos serviços e à correção de falhas; VI. zelar pela adequação, atualidade e qualidade das informações constantes nas Cartas de Serviços dos órgãos e entidades a que estejam vinculadas; VII. promover a solução pacífica de conflitos no âmbito interno junto às comissões e unidades responsáveis, com a finalidade de incentivar e viabilizar o diálogo entre as partes, tornando mais efetiva a resolução de conflitos; VIII. exercer a atividade de Serviço de Informação ao Cidadão; IX. adotar as medidas específicas para a proteção da identidade de denunciantes; X. produzir anualmente o Relatório de Atividades/ de gestão da Ouvidoria, que será encaminhado a autoridade máxima do IFRN e disponibilizado integralmente na internet; XI. exercer a supervisão técnica de outros canais de relacionamento com os(as) usuários(as) de serviços públicos. Parágrafo único. São atribuições vinculadas ao serviço de Acesso à Informação: I. atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; II. receber o pedido de informação e, sempre que possível, prestar a informação imediatamente; III. orientar ao requerente a fazer o registro em plataforma online, a fim de que seja gerado o Número do Protocolo (NUP), para acompanhamento e prazo para resposta do(a) demandante; IV. verificar a disponibilidade imediata da informação, de modo a conceder ao(à) requerente o acesso no momento da sua solicitação; V. controlar os prazos estabelecidos para resposta; VI. analisar as respostas recebidas, reorientando a unidade interna, no caso de a resposta não atender ao requerido; VII. informar na plataforma oficial a prorrogação do prazo para resposta, justificando a necessidade de prorrogação e cientificando o(a) requerente; VIII. informar ao(à) requerente, no caso de indeferimento de acesso à informação ou do não fornecimento das razões da negativa do acesso, sobre a possibilidade de recurso, o prazo e condições existentes para sua interposição, assim como a autoridade competente para analisá-lo; IX. registrar a resposta ao(à) requerente pela plataforma oficial ou enviá-la por outro meio de recebimento que o(a) requerente tenha informado. SEÇÃO II DO MACROPROCESSO DE GESTÃO ESTRATÉGICA E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL Art. 135. A estrutura executiva de referência da Reitoria é composta pelos seguintes processos e serviços específicos, vinculados ao macroprocesso de Gestão Estratégica e Desenvolvimento Institucional: I. Política de Desenvolvimento Institucional a) Ações Estratégicas b) Inovação em Gestão Pública c) Unidades Produtivas II. Planejamento Estratégico a) Avaliação Institucional III. Planejamento Tático a) Recursos Orçamentários b) Recursos Extraorçamentários IV. Gestão de Processos V. Gestão de Projetos a) Articulação de Oportunidades b) Desenvolvimento de Projetos c) Organização de Diretrizes e Normas d) Monitoramento de Projetos Art. 136. A Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (PRODES), dirigida por um(a) Pró-Reitor(a) nomeado(a) pelo(a) Reitor(a), é o órgão executivo que planeja, coordena, fomenta e acompanha as atividades e políticas de planejamento e desenvolvimento institucional.