DOU 30/04/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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CAPÍTULO II DA ENTRADA DE MATERIAL Seção I Compra, Recebimento e Aceitação Art. 3° A aquisição por compra de material de consumo e permanente deverá ser efetuada, em cada órgão, preferencialmente, por uma única unidade administrativa, de forma planejada, com a participação das diversas unidades envolvidas no processo, visando alcançar a economicidade, ganho em escala, eficiência e eficácia na gestão de recursos orçamentários, financeiros e materiais. § 1º Cada unidade será responsável por sua respectiva demanda a ser encaminhada à unidade administrativa mencionada no caput, seja para aquisição de material de consumo ou permanente, salvo aquelas que, por força normativa, tiverem suas atribuições específicas. § 2º Aos órgãos cuja região de abrangência ou os quantitativos de itens dificultem a compra unificada de materiais da mesma espécie fica autorizada a aquisição por mais de uma unidade administrativa. Art. 4° Todo material a ser recebido pela unidade responsável pela administração de material deverá vir acompanhado dos seguintes documentos: I - documento fiscal, no caso de compra, acompanhada de declaração de optante pelo Simples Nacional, se for o caso; II - termo de cessão, doação, permuta, transferência ou devolução, conforme o caso; III - guia de produção própria, quando aplicável; IV - outro instrumento equivalente, quando for o caso. Art. 5º O comprovante de recebimento será constituído pela assinatura do recebedor em documento hábil e servirá apenas como comprovação da data e do horário da entrega, não caracterizando aceitação. Art. 6º A aceitação ocorrerá quando o servidor ou a comissão competente declarar, em documento hábil, haver recebido o bem móvel de acordo com as especificações estabelecidas nos documentos constantes nos incisos do art. 4º desta Resolução. Art. 7º O recebimento e a aceitação dos materiais deverão ser formalizados em documentos próprios, juntados aos respectivos processos administrativos e encaminhados às áreas competentes para registros e providências cabíveis. Art. 8º Nos casos de compra, o recebimento provisório e o definitivo do material observarão a legislação pertinente. Art. 9° Quando for conveniente ao órgão, a unidade responsável pela administração de material poderá autorizar a entrega de material em outra unidade diferente do almoxarifado. Seção II Registro, Incorporação e Tombamento Art. 10. Após o recebimento, o material deverá ser registrado no sistema de controle de material, na respectiva conta patrimonial, com base nos documentos constantes no processo administrativo, a partir de um dos documentos indicados no art. 4º. Parágrafo único. Os materiais serão liberados para as unidades após o recebimento definitivo e os devidos registros nos sistemas competentes, exceto nas seguintes situações: I - mediante termo provisório de responsabilidade, quando o material permanente depender de instalação, teste de funcionamento ou outro requisito que exigir por sua natureza; II - mediante atesto do documento fiscal e recibo, quando houver necessidade imediata para a utilização do material. Art. 11. Os softwares deverão ser registrados como ativos imobilizados ou intangíveis, conforme procedimentos descritos no Manual do Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI e demais normas aplicáveis. Art. 12. Para fins de tombamento, será realizado o registro patrimonial de todos os materiais permanentes, no qual deverá conter: I - descrição do material; II - modelo, se for o caso; III - número de série de fabricação, se for o caso; IV - valor de aquisição ou custo de produção unitário; V - fornecedor; VI - documento fiscal; VII - empenho, se for o caso; VIII - estado de conservação do material, se for o caso; IX - garantia do bem, com data de início e término; X - outras informações necessárias. § 1º O material permanente receberá o número sequencial do registro patrimonial, em local visível, mediante gravação, fixação de plaqueta, etiqueta, código de barra ou qualquer outro método adequado às características do bem. § 2º Na hipótese de comprovação pela unidade de material e patrimônio de que o custo de controle formal de determinados materiais permanentes é superior ao risco, os procedimentos de controle poderão ser estabelecidos de forma simplificada, por meio de relação-carga, considerando apenas aspectos qualitativos (estado) e quantitativos (contagem), não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial. Seção III Registro e Inventário de Acervo Bibliográfico Art. 13. Os livros, quando destinados para bibliotecas consideradas públicas, são catalogados como material de consumo de uso duradouro e serão controlados por sistemas informatizados próprios da biblioteca do órgão ou outros meios disponíveis, quando atendidas as condições da Lei n. 10.753, de 30 de outubro de 2003; § 1º As obras raras e as coleções especiais de valor histórico e cultural ou de alto custo de aquisição serão consideradas materiais permanentes e deverão receber registro patrimonial, ainda que dispostas em bibliotecas do órgão enquadradas como públicas. § 2º Os livros das bibliotecas dos órgãos que não forem consideradas públicas serão catalogados como materiais permanentes e deverão ter seus registros realizados no sistema de controle de material e patrimônio e o controle poderá ser realizado por meio de sistema informatizado próprio da biblioteca do órgão. § 3º O inventário anual das bibliotecas que não forem consideradas públicas poderá ser realizado por amostragem para um acervo de grande porte, assim entendido como disponibilidade superior a 10.000 (dez mil livros), mediante prévia definição e justificativa dos critérios de seleção amostral adotados, sendo obrigatória a realização do inventário integral no intervalo máximo de três anos. CAPÍTULO III DA ALOCAÇÃO INTERNA DE MATERIAL Seção I Normas de Segurança para Armazenagem de Material no Almoxarifado Art. 14. Compete à unidade responsável pela administração de material observar as normas técnicas de segurança, armazenamento e estocagem, bem como as recomendações do fabricante. Art. 15. O material de consumo incluído no rol dos estocáveis será guardado e armazenado em local que permita mantê-lo em perfeitas condições de uso e segurança. Parágrafo único. A aquisição de material que se pretenda incluir no rol dos estocáveis deverá ser comunicada antecipadamente à unidade responsável pela administração de material. Art. 16. A armazenagem de material de consumo compreende a guarda, a localização, a segurança e a conservação do material classificado como estocável, elementos essenciais para que as necessidades das unidades do órgão sejam supridas adequadamente por determinado período. Parágrafo único. A armazenagem de material fora das dependências do almoxarifado será de responsabilidade da unidade que efetivamente o solicitou. Art. 17. As regras sobre a armazenagem de material de consumo ficam assim estabelecidas: I - quanto à localização: a) o almoxarifado deve permitir fácil acesso para entrega e retirada dos materiais; b) as áreas de recebimento e armazenagem devem, preferencialmente, estar separadas fisicamente, a fim de permitir melhor organização e mais segurança dos materiais; c) a disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às saídas de emergência, aos extintores de incêndio ou às áreas de circulação de pessoal especializado no combate a incêndios; II - quanto ao armazenamento: a) os materiais devem ser estocados, preferencialmente, nas embalagens originais; b) os materiais devem ficar agrupados por classe, adotando-se sistema de endereçamento, de forma a possibilitar rápida conferência e localização; c) os materiais que demandem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo às áreas de expedição; d) caso seja necessário, os materiais devem ser empilhados, observando-se a segurança e as recomendações dos fabricantes; e) os materiais estocados há mais tempo são os primeiros a sair, para evitar vencimento ou envelhecimento, salvo aqueles cujas validades expiram primeiro; f) o material que não tiver movimentação de saída no período de dois anos poderá ser excluído do rol de estocáveis; III - quanto à segurança: a) é proibida a entrada de pessoas estranhas no local de guarda dos materiais, exceto quando devidamente autorizadas; b) as instalações elétricas devem ser mantidas em perfeito estado de funcionamento; c) devem constar placas indicativas de segurança e proibições; e) a estocagem de produtos explosivos e inflamáveis deverá observar as normas de segurança expedidas pelos órgãos técnicos; f) deve ser realizada limpeza permanente no almoxarifado, de forma a garantir a conservação dos materiais; g) o depósito de material deve ser rigorosamente protegido contra insetos e roedores; h) devem ser instalados extintores de incêndio e outros equipamentos considerados necessários na quantidade e características compatíveis com os materiais e equipamentos estocados, sob recomendação da unidade de prevenção e combate a incêndio do órgão; i) a unidade de prevenção e combate a incêndio deve realizar, periodicamente, inspeções nas instalações do almoxarifado e nos demais depósitos de material de consumo e de materiais permanentes, emitindo laudo sobre os níveis de risco das instalações, assim como sobre a adequação e suficiência dos equipamentos e instalações de prevenção e combate a incêndio existentes nos ambientes mencionados. Parágrafo único. Para os materiais que contenham componentes ou substâncias classificadas como perigosas, devem ser observados procedimentos, critérios e condições específicas de armazenamento apresentadas na Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT. NBR 12.235/1992 ou outra norma que venha a substituí-la. Seção II Solicitações de Material de Consumo e de Material Permanente Art. 18. Cada órgão definirá, de acordo com suas estruturas organizacionais, as unidades administrativas responsáveis pela solicitação de material do almoxarifado. § 1º O pedido de material será efetuado por servidores autorizados, por meio de sistema informatizado, quando disponível, mediante prévio cadastro da unidade requisitante ou por meio de requisição de material manual padronizada, devidamente assinada por requisitante cadastrado. § 2º Quando utilizado sistema informatizado, o pedido será validado por meio de senha de acesso obtida após o cadastramento da unidade requisitante e dos servidores responsáveis. Art. 19. Os órgãos poderão expedir normas especificas para disciplinar a limitação quantitativa e temporal mensais de recebimento e atendimento dos pedidos apresentados pelas unidades, horários de atendimento do almoxarifado, política de retirada ou entrega dos materiais e períodos de suspensão de atendimentos para realização de inventários. Art. 20. Compete à unidade responsável pela administração de material: I - proceder à distribuição de material somente após seu registro no sistema de controle de material e mediante recibo ou termo de responsabilidade; II - controlar o consumo de material e auxiliar as unidades administrativas no planejamento das solicitações, podendo reduzir no todo ou em parte a quantidade solicitada; III - estabelecer limites de solicitações mensais de materiais; IV - encaminhar às unidades solicitantes, mediante requerimento, a relação dos materiais de consumo fornecidos, a fim de: a) informar aos dirigentes as quantidades de materiais solicitados e os respectivos valores contábeis, para auxiliar o planejamento das unidades solicitantes e contribuir para o uso adequado dos materiais; b) promover o planejamento de futuras aquisições de material de consumo com a participação das unidades solicitantes, visando melhor distribuição dos recursos orçamentários. Seção III Responsabilidade pela Guarda, pelo Uso e pela Conservação de Materiais Permanentes Art. 21. A responsabilidade pela guarda, pelo uso e pela conservação dos materiais permanentes será atribuída ao agente responsável pela unidade ou ao substituto, mediante assinatura de termo de responsabilidade, na forma estabelecida em regulamento.