DOU 30/04/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Art. 2º Para fins desta Resolução, consideram-se os seguintes conceitos: I - Gestão Documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, que visam à eliminação ou ao recolhimento destes para guarda permanente; II - Gestão da Memória: conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e difusão do patrimônio cultural dos órgãos que compõem a Justiça Fe d e r a l ; III - Unidade de Gestão Documental: responsável pela proposição de políticas relativas à gestão de documentos institucionais e por sua implementação e aplicação; IV - Unidade de Gestão da Memória: responsável pela proposição de políticas voltadas à gestão da Memória institucional e por sua implementação e aplicação; V - Unidade de Arquivo: possui atribuições de processamento técnico de documentos arquivísticos, incluídas funções arquivísticas de recebimento, registro, arquivamento, custódia, acesso, organização, classificação, avaliação, seleção, destinação, preservação, descrição e difusão; VI - Patrimônio cultural da Justiça Federal de 1º e 2º graus: conjunto de documentos em qualquer suporte, objetos, livros, mobiliário, prédios, registros orais, websites, mídias sociais e demais elementos de natureza material e imaterial, portadores de referência à identidade, à ação e à Memória institucional e da sociedade brasileira. Art. 3º Constituem diretrizes da Gestão Documental e Memória na Justiça Federal de 1º e 2º graus: I - instituição de política própria de Gestão Documental e da Memória nos Tribunais Regionais Federais e no Conselho da Justiça Federal, publicada nas páginas respectivas; II - constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão da Memória, assim como de Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPADs); III - garantia de acesso a informações de interesse particular, coletivo ou geral e a registros administrativos e atos do Poder Judiciário, assegurada a proteção de dados e informações pessoais e observadas as hipóteses de segredo de justiça e sigilo; IV - padronização de espécies e tipos documentais, classes, assuntos e movimentações de documentos e processos; V - classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando à preservação das informações indispensáveis à garantia dos direitos individuais e coletivos, à administração das instituições e à memória nacional; VI - guarda de documentos, metadados e de informações necessárias à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos; VII - manutenção de documentos em ambiente digital e não digital seguro e implementação de estratégias de preservação desde a produção e durante o período de guarda definido; VIII - adoção de critérios de transferência e recolhimento de documentos e processos das unidades administrativas e judiciárias para a unidade arquivística; IX - manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando à garantia dos requisitos arquivísticos e à presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais; X - garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos não digitais, digitalizados e nato-digitais; XI - adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus); XII - adoção de Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC Arq) para recolhimento de documentos digitais de guarda permanente, mantendo-os autênticos, preservados e acessíveis; XIII - promoção da cidadania e a fruição de direitos culturais por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário; XIV - desenvolvimento de estratégias, programas e ações de preservação de websites e mídias sociais, na condição de patrimônio informacional e cultural, para garantir o acesso e o uso de gerações futuras; XV - produção da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a preservação e difusão da Memória institucional; XVI - interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da Memória, História e Patrimônio com aquelas da Museologia, Arquivologia, Biblioteconomia, Direito, Gestão Cultural, Comunicação Social e Tecnologia da Informação; XVII - fomento à fruição e às atividades de preservação, valorização, divulgação e pesquisa do patrimônio cultural arquivístico, bibliográfico, museológico e arquitetônico e da Memória e história institucional e da sociedade em que inseridos os órgãos do Poder Judiciário Federal, por meio de criação de arquivos permanentes, bibliotecas, museus, memoriais, espaços de Memória ou afins; XVIII - intercâmbio e interlocução com instituições culturais, de pesquisa, universitárias e protetoras do patrimônio histórico e cultural, bem como da área da ciência da informação; XIX - atuação em rede intra e interinstitucional; e XX - capacitação e orientação de magistradas e magistrados, servidoras e servidores de órgãos do Poder Judiciário Federal sobre os fundamentos e instrumentos do Proname - CNJ e do Programa veiculado nesta Resolução. Art. 4º Os instrumentos a serem utilizados na execução do Programa são: I - os sistemas informatizados de gestão de processos e documentos administrativos e judiciais, bem como metadados desses sistemas, essenciais à localização, gerenciamento, contextualização e preservação dos documentos ao longo do tempo; II - as Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário brasileiro e a Tabela de Temporalidade Documental Unificada da Área-Fim (TTDU-AF); III - o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal (PCTT); IV - as listagens de verificação para baixa e eliminação de autos findos e para a seleção e eliminação antecipada de autos digitalizados do Proname; V - o Guia de Aplicação da Tabela de Temporalidade da Documentação Unificada da Área-Fim (TTDU) e os fluxogramas de avaliação, seleção e destinação de autos findos do Proname; VI - o Plano para Amostra Estatística Representativa do Proname; VII - os manuais de Gestão Documental, da Memória e de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). § 1º A temporalidade e a destinação determinadas nos instrumentos utilizados pelos órgãos da Justiça Federal deverão ser compatíveis com os critérios mínimos estabelecidos pelo Proname. § 2º O PCTT e os instrumentos do Programa que contiverem alguma particularidade em relação aos do CNJ devem ser disponibilizados na página do Conselho da Justiça Federal. § 3º As alterações relativas à inclusão, exclusão e atualização dos instrumentos do Proname aplicam-se à Justiça Federal. Art. 5º É recomendada a instituição nos órgãos do Poder Judiciário Federal de instrumentos de Gestão da Memória, tais como: I - plano museológico, quando aplicável, elaborado em conformidade com as diretrizes do Estatuto dos Museus; II - plano de desenvolvimento de coleções das bibliotecas; III - instrumentos de pesquisa e difusão do acervo arquivístico de guarda permanente, elaborados com a observância de normas nacionais e internacionais de descrição arquivística. SEÇÃO II DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO Subseção I Do Comitê de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal ( CO G E D O M ) Art. 6º O Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal de 1º e 2º graus será coordenado pelo Comitê de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal (COGEDOM), com a seguinte composição mínima: I - o(a) Secretário(a)-Geral do Conselho da Justiça Federal; II - o(a) Coordenador(a)/Diretor(a) do Centro de Gestão Documental do Conselho da Justiça Federal e das unidades de documentação, arquivo e/ou Memória do Conselho da Justiça Federal; III - três representantes dos Tribunais Regionais Federais, indicados(as) pelos(as) respectivos(as) presidentes, incluídos(as) magistradas e magistrados, servidoras e servidores de 1º e 2º graus com experiência em Gestão Documental e da Memória; IV - integrantes do Comitê do Proname do CNJ, representantes da Justiça Federal e do Conselho da Justiça Federal. § 1º O Comitê será coordenado pelo(a) Secretário(a)-Geral do Conselho da Justiça Federal, por juíza federal designada ou juiz federal designado ou pelo(a) Coordenador(a)/Diretor(a) do Centro de Gestão Documental. § 2º O Comitê poderá convidar, para integrá-lo ou para auxílio nas atividades desempenhadas, magistradas e magistrados, servidoras e servidores com experiência em Gestão Documental e da Memória ou com formação em áreas relacionadas a essas atividades. Art. 7º Compete ao Comitê: I - elaborar manuais, guias ou cartilhas, expedir orientações específicas para a aplicação das normas previstas nesta Resolução e para a execução do Programa; II - propor alterações nas Tabelas de Temporalidade dos Processos Judiciais e no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal; III - propor ao Conselho da Justiça Federal normas complementares ao Programa e alterações em seus instrumentos; IV - atualizar e publicar os instrumentos do Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal e os materiais referidos no inciso I no Portal eletrônico da Justiça Federal; V - difundir as normas e diretrizes de Gestão Documental e da Memória e zelar pela sua correta aplicação; VI - responder a solicitações, consultas e dúvidas e expedir orientações sobre a aplicação das diretrizes e normas do Programa; VII - zelar pela valorização, preservação e difusão do patrimônio cultural do órgão; VIII - promover, periodicamente, capacitação para servidoras e servidores, magistradas e magistrados, objetivando a aplicação dos instrumentos de Gestão Documental e da Memória da Justiça Federal; IX - acompanhar e verificar a aplicação das normas previstas nesta Resolução e, quando for o caso, sugerir ao(à) Secretário(a)-Geral do Conselho da Justiça Federal as devidas medidas corretivas. Subseção II Da Organização e Funcionamento Art. 8° Deverão ser instituídas Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPADs) e Comissões de Gestão da Memória no Conselho da Justiça Federal, nos Tribunais Regionais Federais e nas Seções Judiciárias, com caráter multidisciplinar. § 1º Os(as) integrantes das comissões e sua coordenação serão designados pela Presidência dos tribunais e pela Direção do Foro das Seções Judiciárias. § 2º Para a coordenação serão indicados preferencialmente magistrados(as) com experiência em Gestão Documental e/ou da Memória, os quais também poderão ser nomeados para atividades de consultoria das comissões. § 3º Poderá haver apoio recíproco entre os(as) integrantes das CPADs das Seções Judiciárias e do Tribunal para o desempenho de suas funções. § 4º No âmbito do Conselho da Justiça Federal, poderá ser composta uma única Comissão Permanente de Avaliação Documental e de Gestão da Memória. § 5º No 1º grau, a Comissão de Gestão da Memória poderá abranger mais de uma Seção Judiciária de um mesmo Tribunal. § 6º As deliberações nas comissões serão tomadas pelo voto da maioria simples dos(as) integrantes e lavradas em ata. Em caso de empate, prevalecerá o voto do(a) coordenador(a). § 7º Para dirimir dúvidas e apresentar consultas ou sugestões as comissões das Seções Judiciárias reportar-se-ão às comissões dos Tribunais Regionais Federais, e estas, ao Comitê de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal. Art. 9º As Comissões Permanentes de Avaliação Documental serão compostas, no mínimo, por: I - uma servidora ou um servidor responsável pela unidade de Gestão Documental; II - uma servidora ou um servidor responsável pela unidade de Memória da instituição; III - uma servidora ou um servidor responsável pela unidade de Arquivo; IV - uma servidora ou um servidor da unidade de Tecnologia da Informação; V - uma servidora graduada ou um servidor graduado em Biblioteconomia; VI - uma servidora graduada ou um servidor graduado em Arquivologia; VII - uma servidora graduada ou um servidor graduado em Direito; e VIII - uma servidora ou servidor ou uma magistrada ou magistrado graduadas(os) em História. § 1º A critério das comissões poderão ser convidadas(os) a integrá-las: I - com prazo determinado, servidoras e servidores, magistradas e magistrados, além de profissionais que possam colaborar com o processo de avaliação e seleção de acervo documental com temporalidade cumprida; II - representante(s) do Centro de Inteligência e do Laboratório de Inovação do órgão. § 2º Poderão ser instituídos grupos de trabalho nas unidades organizacionais e de subcomissões de avaliação de documentos, subordinadas tecnicamente à CPAD, em auxílio às suas atividades. Art. 10. São atribuições privativas da Comissão Permanente de Avaliação Documental: I - orientar a análise, a avaliação e a seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos órgãos, para guarda permanente ou eliminação; II - propor alterações nos instrumentos de Gestão Documental; III - estabelecer critérios de temporalidade e destinação adicionais aos estabelecidos na política aplicável ao órgão e prioridades para análise e seleção de documentos institucionais; IV - analisar as listagens de eliminação de documentos, encaminhando-as ao(à) dirigente máximo do órgão com parecer em relação à sua aprovação; V - aprovada a listagem de eliminação, encaminhar à publicação o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e, concluído o processo, o Termo de Eliminação de Documentos; VI - analisar as propostas de guarda definitiva que lhe forem dirigidas e pronunciar-se acerca do seu acolhimento; VII - constituir, se for o caso, comissões setoriais nas Subseções Judiciárias; VIII - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos; IX - acompanhar a Política de Gestão Documental do Tribunal e das Seções Judiciárias sob sua jurisdição e participar de todas as decisões afetas à preservação e difusão do acervo, modernização e automatização dos arquivos setoriais e centrais. Art. 11. As Comissões de Gestão da Memória deverão ter em sua composição, no mínimo: I - uma servidora ou um servidor responsável pela unidade de Memória ou pelas atividades de Memória do órgão;