DOU 30/04/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Art. 12. São atribuições privativas da Comissão de Gestão da Memória: I - coordenar a política de Gestão da Memória da instituição de acordo com esta Resolução e conforme o Manual de Gestão da Memória do Poder Judiciário; II - propor os instrumentos de Gestão da Memória a serem utilizados; III - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Arquivo, Museu, Memorial, Centro de Memória ou Cultural, Biblioteca e Gestão Documental do respectivo órgão; IV - aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente do órgão; V - promover o intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares; VI - coordenar a identificação e o recebimento de material que comporá os acervos digital e não digital de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória institucional; VII - propor e manter atualizado o ambiente virtual de divulgação de informações relativas à Memória existente em espaço permanente da página do órgão. Art. 13. É de responsabilidade de magistradas e magistrados, e de servidoras e servidores, com apoio técnico das unidades de Gestão Documental e da Memória, bem como das Comissões Permanentes de Avaliação Documental e de Gestão da Memória, a correta aplicação das normas e dos procedimentos previstos neste Programa. Art. 14. Para o auxílio nas atividades de Gestão Documental e da Memória poderão ser firmados contratos, acordos de colaboração e de cooperação, convênios e parcerias a serem coordenados e supervisionados pelas unidades responsáveis pelas áreas correspondentes. § 1º Os acordos, convênios e parcerias poderão ter por objeto o tratamento, a disponibilização de acesso, a descrição do acervo, a difusão da informação contida na documentação e o apoio na elaboração dos instrumentos de Gestão da Memória. § 2º Poderão ser objeto de execução por terceiros as atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares à Gestão Documental e da Memória, mediante planejamento, supervisão e controle de servidoras e servidores do órgão das respectivas áreas. § 3º É vedada a transferência da guarda permanente da documentação, admitindo-se apenas a custódia temporária de documentos para atendimento do objeto do convênio, pelo prazo máximo de cinco anos. § 4º Findo o prazo máximo previsto no § 3º deste artigo, a documentação em cedência deverá ser devolvida ao órgão produtor correspondente, que concluirá sua destinação, salvo se houver novo instrumento de ajuste. SEÇÃO III DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS INSTITUCIONAIS Art. 15. Considera-se documento arquivístico institucional todo aquele gerado ou recebido pela Justiça Federal no exercício de suas funções, independentemente da forma ou do suporte em que foi produzido. Art. 16. As características essenciais do documento arquivístico institucional são: organicidade, unicidade, confiabilidade, integridade, autenticidade, não repúdio, tempestividade e publicidade (quando não submetido a sigilo ou restrição de acesso). Art. 17. Os documentos arquivísticos institucionais são classificados de acordo com as etapas de seu ciclo de vida, entre: I - correntes: aqueles que estiverem em tramitação ou que, mesmo sem movimentação, constituírem objeto de consultas frequentes; II - intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente pelas áreas emitentes, estiverem aguardando a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente; III - permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e/ou informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte em que foram criados. Art. 18. Deverão ser instituídas políticas de segurança e preservação da informação, em relação aos dados e documentos arquivísticos institucionais, que visem garantir: I - a proteção nos aspectos relacionados à cibersegurança; II - a continuidade das atividades-fim e administrativas dos órgãos do Poder Judiciário; III - a retenção da documentação pelo período estabelecido nos instrumentos de classificação, temporalidade e destinação; IV - a disponibilidade, a longo prazo, de todos os componentes digitais do documento arquivístico, com manutenção da cadeia de custódia; V - a adoção de medidas contra a degradação física e a obsolescência de hardware, software e formatos; VI - a manutenção das suas características institucionais; VII - a promoção de garantias fundamentais, em especial a proteção de dados pessoais, a proteção da privacidade, o acesso à informação e a inclusão digital; e VIII - a confidencialidade, o segredo de justiça e a restrição de acesso nas hipóteses legais. Parágrafo único. Deverá ser integrada a preservação de website e mídias sociais no desenvolvimento de sistemas voltados a documentos digitais. SEÇÃO IV DOS DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE Art. 19. Os documentos e processos, classificados como de guarda permanente, constituem patrimônio cultural nacional e compõem o fundo arquivístico histórico da Justiça Federal. Parágrafo único. Aplicam-se as seguintes disposições na sua custódia e gestão: I - a custódia deve ser feita em locais do próprio órgão, com condições físicas e ambientais seguras; II - a disponibilização para consulta deve ser feita de modo a não colocar em risco a sua adequada preservação, preferencialmente nas unidades responsáveis por sua guarda e sempre com sua intermediação; III - é vedada a eliminação, ainda que sejam objeto de microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de conversão de suporte, reprodução ou reformatação; IV - a retirada das unidades de arquivo ocorrerá nas hipóteses de: a) empréstimo, no âmbito interno da Justiça Federal, quando a disponibilização de cópia em meio digital não for viável ou não se apresentar como o modo mais adequado; b) desarquivamento, quando envolver tramitação; c) exposição ao público, desde que cumpridos requisitos que garantam sua integridade e segurança; d) tratamento técnico específico. Art. 20. São considerados documentos de guarda permanente: I - Judiciais e administrativos: a) documentos e processos administrativos e judiciais protocolados durante o período de 1890 a 1973; b) documentos e processos administrativos ou judiciais de valor secundário reconhecido pela CPAD do respectivo órgão do Poder Judiciário, de ofício, ou a partir de requerimento fundamentado formulado por magistrada ou magistrado, ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário; c) documentos e processos da amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação, de acordo com a aplicação definida pelo Conselho Nacional de Justiça, pelo COGEDOM ou pela CPAD do órgão; d) acervos de processos e documentos gravados pelo Programa Memória do Mundo (MoW) da UNESCO; e) documentos e processos relacionados aos principais eventos históricos dos estados, Seções Judiciárias e municípios dos respectivos órgãos da Justiça Federal; f) os dados necessários ao gerenciamento de documentos arquivados em suporte físico relacionados a sistemas de processamento que sejam descontinuados; e g) documentos e processos identificados com selo histórico. § 1º Poderão ser instituídos em cada órgão cortes cronológicos diferenciados para contemplar as datas de criação dos Tribunais Regionais Federais e de novas unidades judiciárias em razão da ampliação da Justiça Federal, ou circunstâncias relacionadas a especializações, regionalizações, alterações legislativas e outras que impactem na aferição de valor da documentação. § 2º São também de guarda permanente os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados essenciais à identificação, contextualização e preservação da documentação com valor secundário, das áreas meio e fim. II - Administrativos: a) os atos normativos: ato, instrução normativa, orientação, portaria, provimento, recomendação, regimento, resolução e outras normas expedidas; b) os atos de assentamento: atas, termo e outros registros oficiais sobre fatos ou ocorrências; c) os atos de ajuste: tratado, contrato, convênio e outros acordos em que a Justiça Federal for parte; d) os documentos e processos com destinação permanente anotada no Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal (PCTT). Parágrafo único. Os documentos mencionados nas alíneas "a", "b" e "c" deverão ser encaminhados às unidades responsáveis pelo arquivamento imediatamente após a sua produção ou, quando for o caso, logo depois da certificação de sua publicação. III - Judiciais: a) os documentos externos (peças processuais) e internos (decisões) definidos pelo Proname, entre outros aptos à compreensão do julgado para verificação, prevenção e coisa julgada e para o exercício do direito de certidão, com os respectivos metadados; b) os processos criminais com provimento final condenatório, de homologação de transação penal ou de homologação de acordo de não persecução penal; c) as ações criminais, independentemente do resultado, que versem sobre crimes imprescritíveis, resultantes de preconceito de raça, de cor, de gênero e relativo a orientação sexual e contra a segurança nacional, a ordem política e social e o Estado Democrático; d) as ações civis públicas e coletivas, populares, de improbidade administrativa, opções de nacionalidade, naturalização e usucapião; e) as ações que versem sobre matérias que envolvam os fundamentos da República Federativa (soberania, cidadania e dignidade da pessoa humana), Direito Ambiental, intervenção do Estado na propriedade (desapropriações, privatizações, limitação administrativa, ocupação temporária, requisição de bem particular e servidão administrativa), direitos de comunidades indígenas e quilombolas, direitos humanos e tratados internacionais; f) os incidentes de assunção de competência e de arguição de inconstitucionalidade, com os processos que lhes deram origem, o incidente de resolução de demandas repetitivas, os processos que constituírem precedentes de súmulas e os representativos de controvérsias constitucionais ou infraconstitucionais, de onde se originarem precedentes no regime de repercussão geral, dos recursos repetitivos e de uniformização de interpretação de lei no âmbito dos juizados especiais; g) os processos nas condições do item anterior serão objeto de anotação na tabela de temporalidade quando constituírem classes ou assuntos próprios. Em caso contrário, deverão ser indicados pelos órgãos julgadores às instâncias de origem, para fins de anotação nos sistemas processuais; h) os processos com classes, assunto e movimentos e os documentos com anotação de guarda permanente na Tabela de Temporalidade Documental Unificada da Área Fim (TTDU-AF) e seu Guia de Aplicação. Parágrafo único. Processos executivos fiscais que versem sobre os assuntos relacionados na alínea "e" somente serão destinados à guarda permanente se oferecidos embargos à execução ou se dependentes de ação de conhecimento conexa. Art. 21. Os documentos referidos na alínea "a" do inciso III do art. 20 deverão ser preservados em seu suporte original em conjunto com os metadados, sendo autorizada, de forma alternativa, a sua inserção: I - em repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq); ou II - em sistema informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc) aderente ao MoReq-Jus, para oportuno recolhimento ao RDC-Arq, observado o disposto na Resolução CNJ n. 522/2023. Art. 22. É facultada a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação Documental de guarda definitiva de processo judicial ou administrativo, cuja matéria seja considerada de grande valor para a sociedade ou para a instituição. § 1º Poderão apresentar a proposta: a) as magistradas ou os magistrados, as desembargadoras ou os desembargadores que tenham atuado nos processos; b) as desembargadoras ou os desembargadores Presidentes, Vice-Presidentes e Corregedores(as) dos Tribunais nos processos administrativos e os que tenham atuado em julgamentos dessa natureza; c) as juízas ou os juízes diretores dos foros e o(a) diretor(a)-geral da secretaria, quando se tratar de processo administrativo; d) entidades de caráter histórico, cultural e universitário; e) advogadas ou advogados, procuradoras ou procuradores, defensoras ou defensores públicos e membros do Ministério Público Federal em processos nos quais tenham atuado, após o trânsito em julgado e arquivamento definitivo; f) servidoras ou servidores responsáveis pela Gestão Documental, no momento de seleção da documentação sujeita a descarte; e g) servidoras ou servidores responsáveis pela Gestão da Memória no exercício de suas atividades nos centros/espaços de Memória. § 2º As propostas deverão ser encaminhadas com a indicação do fundamento detectado para a guarda permanente. § 3º A Comissão Permanente de Avaliação Documental deliberará sobre a existência de valor secundário na documentação e sobre as hipóteses de aplicação do selo histórico.