DOU 17/02/2025 - Diário Oficial da União - Brasil

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As atividades de anexação, apensação e desapensação de processos e de juntada de documentos serão realizadas pela(o) detentora(tor) do processo. § 1º A anexação é a inclusão de documentos acessórios, não gerados no sistema informatizado, em documento ou processo administrativo. § 2º A juntada é a inclusão de documentos gerados no sistema em determinado processo. § 3º A apensação é a tramitação conjunta de dois ou mais processos, quando referentes ao mesmo objeto, mantendo a numeração de origem e a instrução apenas no processo principal. Art. 19. Novos processos eletrônicos somente serão abertos quando não houver outro com o mesmo objeto. A pessoa responsável pela abertura do processo deve escolher o tipo adequado ao assunto e cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo sistema, observando a publicidade das informações como regra geral. Art. 20. A servidora ou o servidor responsável pela abertura do processo deverá: I - certificar-se da necessidade do procedimento e consultar previamente se já existe sobre o mesmo assunto e, em caso afirmativo, promover a anexação, apensação ou vinculação; II - escolher o tipo de processo adequado ao assunto e consultar o Centro de Gestão Documental em caso de dúvidas sobre a tipologia mais condizente com a matéria; III - cadastrar as informações obrigatórias exigidas pelo SEI-CJF. Art. 21. O processo eletrônico deve ser criado e mantido por usuárias(os) de forma a permitir eficiente localização e controle, mediante o preenchimento de campos próprios do sistema, com os seguintes requisitos: I - ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua; II - possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo processos físicos ou constantesdo sistema SIGA migrados para o SEI-CJF; e III - permitir nível de acesso público, atribuindo-se os níveis restrito ou sigiloso, mediante decisão fundamentada da autoridade administrativa competente. Art. 22. Na gestão de acesso a usuárias(os) internas(os) e externas(os), a regra será a atribuição de acesso público. § 1º Ficará a cargo da gestora ou do gestor da unidade responsável pelo processo objeto do pedido de acesso externo ou da relatora ou relator do feito analisar decretação de sigilo do processo ou restrição de acesso a determinados documentos, o que deverá ocorrer mediante justificativa escrita e fundamentada no processo respectivo, bem como estabelecer o alcance dessa condição. § 2º O pedido fundamentado de reconhecimento do caráter sigiloso de documento ou processo, apresentado por pessoas interessadas e usuárias(os) externas(os), surtirá efeitos imediatos até a decisão da autoridade administrativa ou da relatora ou relator do respectivo processo. § 3º A qualquer tempo, independentemente do nível do sigilo decretado, a(o) interessada(o) poderá requerer certidão que indique sua condição de parte em procedimentos que tramitem no SEI. Art. 23. O processo terá numeração automática e seriada. § 1º Os atos normativos e administrativos do CJF serão criados de forma padronizada e com numeração sequencial automaticamente fornecida pelo sistema. § 2º As resoluções serão criadas com numeração sequencial a partir do número anterior utilizado no sistema eletrônico, e as portarias, com numeração sequencial por ano. Art. 24. A cada dez pastas de volume, deverá ser aberta uma nova pasta de volume no processo eletrônico. Parágrafo único. A pasta de volume não deve ser encerrada quando não conculídos a informação, o parecer ou a decisão ou quando a análise do documento dificultar, de imediato, a divisão da pasta. Art. 25. Após prolação da decisão final de mérito ou terminativa, caso não haja recurso administrativo no prazo regimental, a(o) detentora(tor) do processo promoverá a conclusão, certificando, se for o caso, o trânsito em julgado administrativo. § 1º Após a conclusão, o processo administrativo digital permanecerá disponível em base eletrônica pelo prazo previsto no PCTT. § 2º A eventual eliminação de documentos e processos eletrônicos será realizada pelo Centro de Gestão Documental, conforme procedimentos definidos nos normativos internos e arquivísticos. § 3º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação digital, garantindo-se a manutenção da integridade de informações. § 4º O Centro de Gestão Documental deverá desenvolver e implementar política de segurança e preservação de documentos arquivísticos digitais para garantia de preservação e recuperação, quando for o caso. Art. 26. O registro digital de processo no SEI observará o tipo de processo e as classes processuais previstas no art. 28 do Regimento Interno do CJF - RICJ F. Parágrafo único. Os processos específicos da Corregedoria-Geral da Justiça Federal e as rotinas de instrução processual estão regulamentados no RICJF e em instrumento normativo próprio. CAPÍTULO IV DO PETICIONAMENTO ELETRÔNICO Art. 27. O peticionamento eletrônico será registrado automaticamente pelo SEI, que fornecerá recibo eletrônico de protocolo com, pelo menos, os seguintes dados: I - número do processo; II - lista de documentos enviados com respectivos números de protocolo; III - data e horário de recebimento da petição; e IV - identificação da(o) signatária(o) da petição. Art. 28. Para formar um processo, a autuação eletrônica ocorrerá com inserção de requerimento ou petição, gerando número de acompanhamento e recibo eletrônico de protocolo, que serão encaminhados pelo sistema ao endereço eletrônico cadastrado pela(o) interessada(o) e disponibilizados permanentemente para acesso e recuperação. § 1º Quaisquer petições ou procedimentos somente poderão tramitar neste Conselho após serem regularmente inseridos no respectivo sistema eletrônico. § 2º A inserção de petições ou documentos em processos já existentes, bem como a juntada de respostas, de recursos e de outros documentos em formato digital de iniciativa de pessoas interessadas [usuárias(os) externas(os)], denomina-se "peticionamento intercorrente". § 3º Partes e pessoas interessadas cadastradas no SEI-CJF, assim como magistradas(os), advogadas(os), tribunais, órgãos públicos, instituições públicas e pessoas físicas e jurídicas em geral deverão encaminhar os requerimentos iniciais, as petições intercorrentes e as demais peças processuais destinadas a todos os procedimentos eletrônicos do CJF, exclusivamente, por peticionamento eletrônico via SEI, sem prejuízo do disposto na Resolução CNJ n. 100/2009. § 4º Na hipótese de utilização de outro meio para peticionamento, magistradas(os), advogadas(os), órgãos e instituições públicas e pessoas físicas e jurídicas em geral deverão ser advertidas(os) da regra prevista no § 3º e da necessidade de cadastramento prévio no sistema, a fim de possibilitar a sua manifestação eletrônica nos autos. Art. 29. A Secretaria de Tecnologia da Informação do CJF deverá garantir a disponibilidade do SEI 24 horas por dia, ininterruptamente, exceto nos períodos de indisponibilidade por motivo técnico ou manutenções programadas. Parágrafo único. Manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com antecedência em página própria no portal do CJF e realizadas, preferencialmente, no período de 0 hora dos sábados às 22 horas dos domingos ou de 0 hora às 6 horas, nos demais dias da semana. Art. 30. Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo: I - consulta aos autos digitais; II - realização de peticionamento eletrônico. Parágrafo único. As falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho de usuárias(os) externas(os) e a rede de comunicação pública ou qualquer outra impossibilidade técnica decorrente de falhas nos equipamentos ou programas das(os) usuárias(os) não são consideradas como indisponibilidade do SEI. Art. 31. A indisponibilidade do SEI será aferida por sistema de monitoramento da área de tecnologia da informação do CJF, a qual divulgará, periodicamente, no Portal do CJF, relatórios de interrupções de funcionamento contendo, pelo menos, as seguintes informações: I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e II - relação dos serviços que ficaram indisponíveis. Art. 32. Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI. § 1º Salvo disposição em contrário, o ato processual em meio eletrônico será considerado tempestivo quando efetivado até as 23h59 do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília - DF. § 2º Apenas feriados locais e federais que acarretem suspensão do expediente no CJF provocarão efeitos na contagem dos prazos relativos a processos em tramitação no Órgão, quando coincidentes com o primeiro ou último dia de prazo. § 3º Em caso de indisponibilidade do SEI, os prazos com vencimento na data da ocorrência serão prorrogados para o primeiro dia útil seguinte ao restabelecimento do funcionamento regular do sistema. Art. 33. As intimações a usuárias(os) externas(os) cadastradas(os) na forma desta Portaria, ou pessoa jurídica por elas(es) representada, serão feitas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais. § 1º Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que a(o) usuária(o) externa(o) efetivar a consulta eletrônica ao documento correspondente, certificando-se, nos autos, da realização. § 2º A consulta referida no § 1º deste artigo deverá ser feita em até 10 dias corridos contados do envio da intimação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo. § 3º Na hipótese do § 1º deste artigo, quando a consulta se der em dia não útil, e na hipótese do § 2º, nos casos em que o prazo terminar em dia não útil, considerar-se-á a intimação realizada no primeiro dia útil seguinte. § 4º Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual, conforme § 2º deste artigo. § 5º As intimações que viabilizem acesso à íntegra do processo serão consideradas vista pessoal da(o) interessada(o) para todos os efeitos legais. § 6º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para intimação, os atos processuais poderão ser praticados de outra forma legal. CAPÍTULO V DO SEI FEDERAÇÃO Art. 34. O SEI Federação é um mecanismo que permite compartilhamento de processos mediante conexão entre os sistemas SEI instalados nas instituições do Poder Público. Art. 35. O compartilhamento de processos administrativos do CJF com outras instituições que utilizam o SEI Federação ocorrerá, preferencialmente, por meio dessa ferramenta. Art. 36. O setor de protocolo administrativo, subordinado ao Centro de Gestão Documental, é a unidade responsável pelo recebimento de todos os processos encaminhados ao CJF por meio do SEI Federação. Parágrafo único. Se detectada ausência ou incompletude de informações que impossibilitem a distribuição do processo, o setor de protocolo administrativo solicitará formalmente à instituição de origem a complementação de dados, encaminhando-lhe o processo para conclusão na unidade competente. Art. 37. O compartilhamento de processo administrativo do CJF via SEI Federação ocorrerá mediante iniciativa da(o) responsável pelo processo. Art. 38. O reenvio do processo deve ser realizado sempre que houver necessidade de notificar a instituição destinatária sobre nova instrução. Art. 39. Não é possível cancelar o envio de um processo pelo SEI Fe d e r a ç ã o . Art. 40. Somente as(os) usuárias(os) com perfil de administradoras(es) do sistema poderão enviar e liberar solicitações de registro de conexão com outras instituições que tenham configurado e habilitado o SEI Federação. CAPÍTULO VI DA GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE PROCESSOS DIGITAIS Art. 41. Compete ao Centro de Gestão Documental: I - receber documentos enviados eletronicamente via SEI, disponível no portal do CJF; e II - enviar documento a pessoa física que não tenha sistema informatizado para recebimento em meio eletrônico. § 1º Não será admitido, para protocolo no SEI, recebimento por servidoras(es) do CJF de documentos via e-mail institucional, devendo a(o) interessada(o) ser advertida(o) da regra prevista no art. 27 desta Portaria. § 2º O uso do e-mail institucional somente poderá substituir o canal de protocolo eletrônico se o SEI estiver indisponível. § 3º Documentos eletrônicos digitalizados, após certificação, têm a mesma força probante dos originais, ressalvada alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante a digitalização. § 4º As cópias eletrônicas de documentos recebidos pelo CJF terão presunção de veracidade, sendo a apresentação do original exigida à(ao) remetente, caso exista dúvida quanto à autenticidade. Art. 42. Cancelar documento contido no SEI somente será permitido em caso de erro devidamente identificado e motivado, com preenchimento de termo correspondente pela servidora ou pelo servidor responsável. Art. 43. Documentos físicos sigilosos excepcionalmente recebidos no Órgão, como intimações judiciais, serão mantidos lacrados e encaminhados à(ao) destinatária(o) que deverá promover a digitalização e cadastro no sistema informatizado. Parágrafo único. Na hipótese de violação de embalagem de expedientes sigilosos ou identificação de natureza sigilosa apenas no corpo do documento, o invólucro deverá ser prontamente restabelecido e encaminhado à(ao) destinatária(o) pela servidora ou pelo servidor responsável, que fará registro do ocorrido em termo correspondente. Art. 44. A expedição de documentos para pessoas físicas ou órgãos externos somente poderá ser realizada de forma eletrônica, sendo excepcionalmente admitida tramitação física apenas por impossibilidade de digitalização por motivo técnico ou interesse público. Parágrafo único. Documentos encaminhados por via postal para protocolo serão devolvidos à(ao) remetente, com orientação de serem transmitidos eletronicamente. Art. 45. A expedição de documentos para pessoas ou órgãos externos será realizada eletronicamente. Parágrafo único. A pessoa física que não tiver sistema informatizado para recebimento em meio eletrônico deverá indicar endereço eletrônico próprio ou de terceira(o), esta(e) última(o) devidamente autorizada(o) para recebimento de intimações e comunicações. Art. 46. Qualquer pessoa interessada pode acessar os termos de processos administrativos digitais que não sejam sigilosos ou restritos ou previstos no art. 11, § 4º, desta Portaria, ficando assegurado o direito à obtenção de cópias autenticadas, preferencialmente digitais ou, excepcionalmente, físicas, mediante requerimento e pagamento de taxas e emolumentos, quando devidos. § 1º O requerimento poderá ser encaminhado por correio eletrônico dirigido à(ao) titular da Secretaria-Geral, que designará a unidade responsável pelo cumprimento.