DOU 02/04/2025 - Diário Oficial da União - Brasil

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Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Este documento pode ser verificado no endereço eletrônico http://www.in.gov.br/autenticidade.html, pelo código 05152025040200159 159 Nº 63, quarta-feira, 2 de abril de 2025 ISSN 1677-7042 Seção 1 § 1º O acesso de usuários externos ao SEI é ato pessoal e intransferível, que se dará mediante cadastro do usuário externo e apresentação da documentação solicitada. § 2º A validação do acesso ao SEI por usuário externo somente ocorrerá após a verificação de conformidade pela unidade organizacional do COFFITO ou CREFITO responsável pelas tratativas com o referido usuário, nos seguintes termos: I - a habilitação do cadastro do usuário externo somente será efetuada após a constatação da conformidade entre os documentos obrigatórios apresentados e os dados do cadastro de usuário externo; II - quando necessário, a unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo poderá solicitar informações complementares para efetivação do cadastro de usuário externo, além daquelas prestadas na Declaração de Concordância e Veracidade; III - o cadastramento de usuário externo será indeferido nos casos de não atendimento às exigências de apresentação de documentação; IV - a negativa de acesso ou de cadastramento no SEI, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações não atribuível à falha do sistema, não servirá de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais; e V - caberá à unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo, relativamente a processos e documentos por ela originado ou sob sua responsabilidade, informar ao GT-SEI as pessoas físicas que poderão ser cadastradas como usuários externos, bem como orientá-las a acessarem o portal de usuários externos do SEI para efetivar o referido cadastramento. Art. 25. Para assinatura de documentos junto ao COFFITO ou CREFITO, o usuário externo deve: I - realizar o cadastro por meio do Portal SEI do Sistema COFFITO/CREFITOs e preencher corretamente os campos obrigatórios; II - apresentar o documento de identificação oficial que contenha foto e número de CPF; e III - apresentar o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade devidamente preenchido e assinado. Parágrafo único. Os documentos listados nos incisos do art. 25 deverão ser enviados à unidade organizacional responsável pelo procedimento administrativo. Art. 26. Constituem deveres e responsabilidades do usuário interno: I - manter sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido e sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa; II - escolher corretamente, ao iniciar novo processo eletrônico, o tipo de procedimento administrativo e preencher devidamente os campos de identificação e classificação processual; III - escolher corretamente, ao incluir novo documento eletrônico, o tipo de documento e preencher devidamente os campos relacionados e com descritores suficientes para facilitar sua pesquisa pelos demais usuários; IV - assinar documentos no processo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo; V - evitar a impressão de documentos do SEI, zelando pela economia de recursos e pela responsabilidade socioambiental; VI - concluir o processo eletrônico com a devida justificativa; VII - proteger as informações sigilosas e pessoais obtidas em decorrência do exercício de suas atividades ou que venha a ter conhecimento; VIII - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI; IX - disseminar, em sua unidade, o conhecimento adquirido nas ações de capacitação para o SEI; X - renunciar a credencial de acesso em processos sigilosos quando sua atuação não for mais necessária; XI - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do sistema; XII - comunicar ao GT-SEI quaisquer irregularidades e atuações que infrinjam esta norma; XIII - sugerir ao GT-SEI melhorias nas rotinas de trabalho do SEI; e XIV - ser responsável por suas ações, especialmente aquelas que possam comprometer a segurança do SEI e das informações nele contidas e o cumprimento das cláusulas do Acordo de Cooperação e dos respectivos aditivos assinados com o TRF-4. Parágrafo único. As infrações ao disposto neste artigo que implicarem dano à Administração ou a terceiros serão apuradas em processo administrativo cabível. Art. 27. Constituem deveres e responsabilidades do usuário externo: I - efetuar o próprio cadastro no Portal SEI do Sistema COFFITO/CREFITOs; II - manter o sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, que é pessoal e intransferível, não sendo possível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido; III - garantir a conformidade entre os dados informados quando do pedido de cadastramento e aqueles contidos nos documentos essenciais e complementares enviados; IV - realizar consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado, bem como ao SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas referentes a atos processuais; V - acompanhar o trâmite de processos nos quais tenha participação e executar as ações apropriadas; VI - conservar os originais dos documentos enviados, sejam eles não digitais ou eletrônicos, até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, a fim de que, caso solicitados, sejam apresentados a órgãos e entidades para qualquer tipo de conferência; VII - verificar as condições de sua rede de comunicação e seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas, para que não ocorram problemas de comunicação quando da utilização do sistema; VIII - observar que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, e são tempestivos aqueles praticados até as 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, conforme horário oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário externo; IX - confeccionar os documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere a formato, autenticidade, legibilidade e tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente; X - responsabilizar-se pelo endereço eletrônico fornecido e/ou cadastrado, bem como por eventuais acessos de terceiros a esse endereço de forma indevida; XI - comunicar ao COFFITO a perda de acesso ao sistema por violação do e-mail ou da senha ou por quebra de sigilo, para imediato bloqueio de acesso ou troca de senha, se for o caso; XII - renunciar sua credencial de acesso a processo quando não demandar mais sua atuação; XIII - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso no SEI sempre que se ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do sistema; XIV - sujeitar-se às regras que disciplinam os processos administrativos e o uso do SEI; e XV - observar os prazos para a realização de atos processuais em meio eletrônico, nos termos desta Resolução. Art. 28. O uso indevido do sistema será passível de apuração nas esferas administrativa, civil e penal. Art. 29. Os usuários externos têm a obrigação de solicitar a inativação de seus cadastros, quando não mais possuam vinculação com processos administrativos eletrônicos no âmbito do Sistema COFFITO/CREFITOs, sob pena de responsabilização pelo uso indevido. Art. 30. Todos os atos realizados durante a sessão de trabalho no sistema presumem-se pessoalmente praticados pelo usuário cujo perfil e senha tenham sido empregados para o acesso ao SEI. Art. 31. O processo SEI é organizado de acordo com as formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados e ao cumprimento dos deveres, em conformidade com a legislação vigente. Art. 32. O processo SEI deve ser gerado sempre que haja requerimento, comunicação ou informação que, para a prática de ato administrativo, conduza à necessidade de colher dados ou pareceres, bem como juntar atestados, relatórios, certidões, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam para a tomada de decisões. Art. 33. Para fins de criação de um processo eletrônico no SEI, deverão ser inseridos elementos que possibilitem a sua localização, o seu tratamento e a sua recuperação, mediante o preenchimento dos campos de metadados do sistema, observados os seguintes requisitos: I - escolha adequada do tipo de processo; II - descrição da especificação, de forma objetiva e clara; III - preenchimento adequado do campo "Interessado", quando couber; IV - preenchimento da maior quantidade possível de campos no cadastramento do processo; V - publicidade das informações como regra, e sigilo como exceção, nas formas da lei. Parágrafo único. Além dos requisitos contidos neste artigo, o usuário deverá consultar as políticas internas de uso do SEI no seu Conselho para envio e tramitação de processos. Art. 34. Os processos produzidos no SEI receberão um Número Único de Protocolo (NUP) gerado automaticamente, de acordo com a sistemática de numeração vigente. Art. 35. A unidade organizacional que receber processo de que não seja destinatária deverá devolvê-lo ao remetente ou efetuar a destinação adequada, prezando pela celeridade processual. Art. 36. A inclusão de documento e de processo administrativo no SEI é ato formal e será efetuada mediante a observância dos seguintes procedimentos: I - devem ser incluídos somente os documentos destinados à compreensão, à fundamentação, à instrução e ao deslinde do assunto tratado, pertinentes às provas dos atos e dos fatos enunciados; e II - deve ser observada a ordem cronológica dos atos e dos fatos ocorridos, a fim de não comprometer o encadeamento lógico das informações. Art. 37. Todo documento administrativo oficial produzido no SEI deverá ser elaborado por meio do editor de textos do próprio sistema, observando-se o seguinte: I - documentos gerados no SEI receberão número SEI e, quando aplicável, número específico do documento; II - qualquer usuário interno poderá elaborar documentos; III - o usuário deverá assinar somente os documentos de sua competência; IV - documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta devem ser elaborados e assinados por meio de tipo de documento próprio, denominado minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; V - quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos do SEI, o usuário pode efetuar a captura ao sistema como documento externo; e VI - os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de assinatura imediata por funcionários, colaboradores e/ou conselheiros do Sistema COFFITO/CREFITOs e terceiros podem ser formalizados em meio não digital e, posteriormente, digitalizados e capturados ao SEI como documentos externos. Art. 38. Em regra, os documentos serão produzidos em formato nato-digital, salvo quando: I - houver previsão, em ato normativo próprio, de outro meio a ser utilizado; e II - houver indisponibilidade do sistema e a espera pelo restabelecimento da disponibilidade possa prejudicar a demanda. Art. 39. Documentos digitalizados, documentos nato-digitais de procedência externa ou documentos que contiverem formatação incompatível com o editor de textos do SEI serão criados no sistema como "documento externo". Art. 40. Os documentos externos serão submetidos a procedimento de conferência pelo funcionário responsável por sua inserção no sistema, devendo ser registrado no SEI se o documento foi apresentado na forma de: I - cópia autenticada administrativamente: quando o interessado apresentar ou apontar o documento original e sua cópia; II - cópia autenticada por cartório: quando o interessado apresentar ou apontar apenas a cópia autenticada em cartório; III - cópia simples: quando o interessado apresentar ou apontar apenas uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação; e IV - documento original: quando o interessado apresentar ou apontar apenas o documento original. Art. 41. Documentos arquivísticos digitalizados ou em outros formatos de mídia, como vídeos e áudios, que ultrapassarem o tamanho estabelecido pelo GT-SEI e que não sejam passíveis de redução ou divisão do arquivo devem ser mantidos em mídia digital na unidade de arquivo do órgão, identificados com o número do processo eletrônico SEI. Art. 42. A documentação administrativa de origem externa dirigida ao COFFITO ou CREFITO será recebida e distribuída, por meio do SEI, pelo Setor de Protocolo ou por unidade equivalente no respectivo órgão. Art. 43. O Setor de Protocolo ou a unidade equivalente do órgão poderá abrir processo no SEI para distribuição de documentos a outras áreas ou incluí-los diretamente nos processos em tramitação. Art. 44. A área destinatária do processo analisará as informações dos documentos, devendo retificar a autuação do processo para adequação e continuidade do trâmite, ou mover um ou mais documentos para outro processo, certificando o procedimento e dando a destinação adequada ao processo com documentos movidos. Art. 45. Os documentos externos recebidos em suporte não digital pela unidade organizacional de protocolo e que não possuam referência expressa a determinado número de processo SEI, ou cujo vínculo com este não seja identificado, serão autuados como novo processo eletrônico. Parágrafo único. Caso a unidade organizacional destinatária do processo SEI identifique a existência de autos relacionados aos documentos externos incorporados na forma do caput deste artigo, deve, após provocação do gestor da unidade destinatária, transferir tais documentos para o processo apropriado por meio da funcionalidade do SEI denominada "anexar processo" e concluir o processo SEI autuado pela unidade de protocolo. Art. 46. Os documentos de procedência externa recebidos pela unidade de protocolo ou pela unidade organizacional equivalente em suporte não digital, com indicação de informação sigilosa, devem ser encaminhados à unidade organizacional destinatária com garantia de sigilo. Parágrafo único. Os documentos recebidos por meio não digital, com indicação de conteúdo sigiloso, referentes a procedimentos licitatórios ou chamamentos públicos serão encaminhados diretamente à unidade organizacional competente, sem violação do envelope. Art. 47. Os tipos de processos, modelos, formulários e de documentos internos disponíveis para inserção em um processo serão definidos pelo GT-SEI. Art. 48. Para solicitar a disponibilização ou a adequação de tipos de processos, modelos, formulários e de documentos no ambiente do SEI, as unidades devem realizar solicitação ao GT-SEI. Art. 49. A criação de novos tipos de processos, modelos, formulários e documentos está condicionada à análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a criação de vários tipos de processos, modelos, formulários e documentos para o mesmo objetivo. Art. 50. A eliminação de documentos de processos eletrônicos deverá ocorrer em conformidade com a legislação arquivística e os procedimentos arquivísticos vigentes. Art. 51. Documentos que necessitem de correções, estejam incompletos, não tenham mais validade, estejam desatualizados, ou que foram inseridos indevidamente devem ser complementados ou tornados sem efeito por meio de novo documento, com referência explícita ao número único do documento correspondente. § 1º Os documentos podem ser tornados sem efeito por meio da inclusão de um Despacho de cancelamento no processo, o qual deve ser assinado pelo titular da unidade onde o documento foi gerado.