DOU 30/10/2025 - Diário Oficial da União - Brasil

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São diretrizes da gestão de documentos: I - garantir a produção, tramitação, e utilização dos documentos arquivísticos de forma a manter a autenticidade, confiabilidade, acessibilidade e difusão; II - garantir a classificação e a adoção de métodos de arquivamento de documentos nas unidades administrativas e acadêmicas para torná-los recuperáveis e acessíveis; III - assegurar o arquivamento, a transferência e o recolhimento de documentos arquivísticos, observando os prazos de guarda e a destinação final, conforme previsto nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e normativos vigentes; IV - garantir que a eliminação de documentos arquivísticos ocorra somente após aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e autorização da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD); e V - adotar práticas sustentáveis no descarte de documentos, conforme legislação vigente e normativos internos. Parágrafo único: Na produção digital de documentos oficiais, deve ser priorizada a utilização das ferramentas de edição de texto dos sistemas adotados pela instituição, garantindo o recebimento da respectiva numeração de registro e a verificação de autenticidade. Seção IV Da preservação de documentos Art. 8°. As diretrizes de preservação aplicam-se a documentos analógicos e digitais, buscando um esforço contínuo e ordenado para a conservação do acervo. Para tanto, a UFRN deve: I - promover a preservação de documentos arquivísticos, independentemente da natureza e do suporte, como esforço contínuo e ordenado; II - assegurar a guarda e a preservação dos documentos arquivísticos da UFRN; III - estabelecer e compartilhar as responsabilidades das diversas unidades que custodiam acervos arquivísticos em diferentes níveis de atuação, produção, utilização e guarda de documentos; IV - definir as estratégias e ações de preservação de acervos arquivísticos considerando as particularidades da UFRN, as recomendações do CONARQ e dos demais órgãos reguladores; V - implementar plano de conservação preventiva para impedir ou mitigar danos dos diferentes agentes de deterioração e quando necessária a restauração de documentos arquivísticos no âmbito da UFRN; VI - propor medidas para mitigar a deterioração do acervo arquivístico e a obsolescência tecnológica de softwares, hardwares e formatos; e VII - colaborar com a criação, o aprimoramento e/ou a adoção de softwares, sistemas, formatos e outras tecnologias associadas à preservação de documentos arquivísticos digitais observando recomendações técnicas vigentes. Parágrafo único. As estratégias de preservação devem ser incorporadas em todo o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, garantindo a autenticidade, a confiabilidade e a rastreabilidade dos documentos. Seção V Do acesso e difusão Art. 9°. São diretrizes do acesso e difusão: I - fomentar a cultura de transparência institucional; II - promover a divulgação ativa de informações públicas, utilizando as Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs); III - manter os documentos arquivísticos recuperáveis e acessíveis; IV - fomentar capacitações a respeito da disponibilidade, acesso e uso das informações arquivísticas; IV - atender às solicitações de acesso às informações e aos documentos arquivísticos; e V - promover a difusão, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa e da realização de ações educativas e culturais. Parágrafo único. O acesso aos documentos arquivísticos deverá ser promovido como regra, resguardadas as informações restritas e sigilosas, conforme previsto na legislação vigente. CAPÍTULO III DOS DOCUMENTOS E SUAS FASES Art. 10. A gestão de documentos, físicos e digitais, da UFRN é regida pelo Ciclo de Vida do Documento, abrangendo: I - a Fase Corrente, que envolve o recebimento, criação e tramitação dos documentos; II - a Fase Intermediária, que envolve o armazenamento e preservação temporária do documento; e III - a Fase Permanente, que envolve a guarda definitiva dos documentos de valor histórico e probatório. Art. 11. Os documentos digitais, ao final do seu trâmite, devem ser armazenados em um Repositório Digital Confiável (RDC) da instituição, garantindo a sua preservação a longo prazo. Art. 12. Os documentos, físicos e digitais, sem valor de guarda permanente somente poderão ser eliminados após avaliação da CPAD em observância da legislação vigente e as recomendações do Arquivo Nacional. CAPÍTULO IV DAS RESPONSABILIDADES Art. 13. A gestão de documentos na UFRN é de responsabilidade institucional e de observância obrigatória por toda a comunidade universitária. Art. 14. Compete à Coordenadoria de Gestão da Informação e ao Arquivo Geral: I - coordenar, monitorar e orientar a implementação desta política à toda a comunidade universitária; II - promover a gestão de documentos na UFRN em todas as suas fases: produção, utilização, avaliação, preservação e acesso aos documentos arquivísticos, independentemente da natureza ou suporte; III - prestar orientações técnicas às unidades administrativas e acadêmicas da UFRN acerca da Política Arquivística; IV - emitir pareceres sobre a produção, a gestão, a guarda e o acesso aos documentos arquivísticos da UFRN, considerando as particularidades de cada unidade administrativa e acadêmica; V - orientar sobre os procedimentos de transferência e recolhimento de documentos arquivísticos da UFRN; VI - avaliar, em conjunto com a CPAD, os documentos para definição de sua destinação final e a possível eliminação; VII - custodiar os documentos transferidos e recolhidos ao Arquivo Geral; VIII - atuar como laboratório, por meio do Arquivo Geral, nas áreas da pesquisa, do ensino e da extensão; IX - regulamentar as atividades e procedimentos de gestão, tramitação, preservação e conservação de documentos arquivísticos na UFRN; X - elaborar e expedir notas técnicas, relatórios, informativos e outros documentos pertinentes às atribuições e atuação do Arquivo Geral; e XI - propor a Política de Preservação Digital com o objetivo de garantir o acesso contínuo, autêntico e seguro às informações arquivísticas digitais ao longo do tempo, mesmo com a obsolescência de tecnologias, mídias e formatos. Parágrafo único: Os fundos ou coleções arquivísticas, ao serem incorporados por meio de aquisição, devem estar em consonância com a missão e objetivos da UFRN, ou em política específica, devendo ser analisados quanto à origem, legalidade, profundidade e sua natureza histórico-cultural para que seja aceito como bem pedagógico, administrativo ou acadêmico por meio de parecer favorável da CGI da UFRN, com consultoria da CPAD. Art. 15. Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental: I - orientar os processos de análise, avaliação e seleção da documentação arquivística produzida e acumulada na UFRN com o intuito de estabelecer a destinação dos documentos para guarda permanente ou eliminação dos destituídos de valor probatório, informativo e histórico; II - estabelecer diretrizes referentes à produção, à tramitação, à transferência, o recolhimento, à preservação e à conservação de documentos arquivísticos a serem cumpridas por todas as unidades administrativas e acadêmicas responsáveis pela produção, registro, recebimento, movimentação e guarda documental; III - orientar e supervisionar a aplicação dos Códigos de Classificação de Documentos e das Tabelas de Temporalidades e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio e finalísticas vigentes e sua aplicação; IV - propor e incentivar a capacitação técnica, o aperfeiçoamento e a reciclagem dos agentes públicos da UFRN que desenvolvam ou que venham a desenvolver atividades relacionadas à avaliação e destinação de documentos arquivísticos; V - aprovar ou reprovar as Listagens de Eliminação de Documentos no âmbito da UFRN e dar prosseguimento aos procedimentos, segundo as diretrizes do Arquivo Nacional; VI - submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação, conforme legislação vigente; VII - divulgar os trabalhos realizados pela CPAD por meio dos canais de comunicação institucional; e VIII - revisar e propor às autoridades arquivísticas competentes, sempre que necessário, alterações nos Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio e finalísticas vigentes. Art. 16. Compete à Superintendência de Tecnologia da Informação: I - prover e manter a infraestrutura tecnológica para apoio à produção, à tramitação, o uso, o arquivamento e à preservação, garantindo ambiente seguro, assim como as características de confiabilidade, autenticidade e disponibilidade dos documentos arquivísticos digitais; II - realizar avaliação técnica sobre softwares de interesse institucional relacionados às atividades arquivísticas; e III - oferecer suporte técnico para a preservação de documentos arquivísticos na UFRN em conformidade com a legislação vigente. Art. 17. Compete à todas as unidades administrativas e acadêmicas da instituição: I - assegurar a correta produção, classificação, registro e guarda de documentos sob sua responsabilidade na fase corrente, conforme as orientações técnicas estabelecidas pela CGI; II - manter os documentos arquivísticos sob sua custódia organizados, preservados e disponíveis ao acesso, ressalvados os documentos e informações restritas ou sigilosas; III - zelar pela integridade, autenticidade e segurança dos documentos sob sua custódia; IV - transferir os documentos arquivísticos para a guarda intermediária, preferencialmente para unidades de arquivamento hierarquicamente vinculadas ao setor de origem ou para o Arquivo Geral, de acordo com os procedimentos e prazos definidos por meio da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) estabelecidos pela CGI; e V - consultar a CGI quanto à viabilidade na implementação de novos sistemas e ferramentas que envolvam atividades arquivísticas. Art. 18. Compete à Administração Superior garantir recursos humanos, financeiros, patrimoniais, materiais e tecnológicos para a implementação e manutenção da Política Arquivística e para a preservação do conjunto documental e de memória da instituição. CAPÍTULO V DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 19. Os fluxos de documentos e procedimentos relativos aos padrões para criação e tramitação serão regulamentados em normativo específico. Art. 20. Casos não previstos nesta política serão resolvidos pela Coordenadoria de Gestão da Informação, com a devida aprovação das instâncias superiores da universidade, quando necessário. Art. 21. O Anexo a esta Resolução relaciona a legislação aplicável à gestão da documentação governamental. Art. 22. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Reitoria, em Natal, 23 de outubro de 2025. HENIO FERREIRA DE MIRANDA ANEXO LEGISLAÇÃO APLICÁVEL À GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO GOVERNAMENTAL NA UFRN 1. Constituição Federal de 1988, art. 216, §2º dispõe que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental; 2. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que a regulamenta; 3. Art. 62 da Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, o qual dispõe que é crime destruir, inutilizar e deteriorar documentos de arquivo, protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, e estabelece as sanções penais dele decorrentes; 4. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações de órgãos públicos, e o Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que a regulamenta; 5. Lei nº 12.682, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados; 6. Art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que estabelece o dever de todos os órgãos e entidades da administração pública federal de constituir suas respectivas comissões permanentes de avaliação de documentos; 7. Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da Administração Pública Federal (APF); 8. Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024, que estabelece normas para elaboração, redação, alteração e consolidação de atos normativos. 9. Decreto nº 10.148, de 02 de dezembro de 2019, que Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos; 10. Portaria nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, do MEC, que determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES); 11. Portaria nº 252, de 30 de dezembro de 2015, do Arquivo Nacional, que estabelece os procedimentos para transferência ou recolhimento de acervos arquivísticos públicos, em qualquer suporte; 12. Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Arquivo Nacional, que dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal; 13. Resolução nº 06, de 15 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos;