DOE 28/10/2025 - Diario Oficial do Estado do Ceara - Caderno 2

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO | SÉRIE 3 | ANO XVII Nº203 | FORTALEZA, 28 DE OUTUBRO DE 2025

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§ 2º O sistema deverá registrar a emissão das ordens de compra, para fins de auditoria e rastreabilidade.

Art. 2º. O registro inicial e a emissão do documento equivalente (Ordem de Compra/Serviço) competem ao setor demandante ou à área de compras, conforme a natureza da despesa, constituindo requisito indispensável para o processamento da Nota de Empenho. CAPÍTULO II – DO EMPENHO Art. 3º. O empenho será emitido pela Célula de Finanças – CEFIN, após a emissão da ordem de compra ou documento equivalente, observando a legislação orçamentária e a disponibilidade de recursos. Art. 4º. O documento de empenho dependerá de assinatura conjunta do ordenador de despesa e de servidor da CEFIN, como forma de segregação de funções. Parágrafo único. A assinatura conjunta não afasta a responsabilidade do ordenador de despesa, constituindo apenas medida de controle compensatório. CAPÍTULO III – DA LIQUIDAÇÃO Art. 5º. Compete ao fiscal de contrato:

I – atestar o recebimento do objeto ou a prestação do serviço;

II – encaminhar à CEFIN, dentro dos prazos contratuais e legais, a nota fiscal e demais documentos exigidos para a formalização da Nota de Liquidação e de retenções. Após emitida, a nota fiscal deverá ser encaminhada no prazo máximo de até 2 dias úteis, viabilizando a tempestividade de retenções. O prazo é a contar da emissão da Nota Fiscal pelo fornecedor. III – comunicar ao gestor de contrato eventuais falhas ou irregularidades na execução. Art. 6º. Compete ao gestor de contrato:

I – acompanhar o desempenho do(s) fiscal(is);

II – adotar providências corretivas em caso de omissões ou falhas; III – garantir que a documentação fiscal seja remetida tempestivamente à CEFIN. Art. 7º. Compete exclusivamente ao fiscal ou gestor a coleta e encaminhamento de documentos dos fornecedores. É vedado à CEFIN substituir ou suprir essa atribuição, salvo em hipóteses estritamente financeiras (ordem bancária, devolução de processos ou ajustes contábeis). Essa vedação visa preservar a segregação de funções, evitando que a CEFIN atue como área demandante ou gestora de contratos. Art. 8º. A liquidação somente será processada mediante apresentação da documentação regular, devidamente encaminhada: I – pelo fiscal ou gestor de contrato, quando se tratar de despesa contratual;

II – pela área demandante, nos casos de despesas sem designação de fiscal ou gestor (ex.: diárias, passagens, suprimento de fundos, inscrições e similares). Art. 9º. Compete à CEFIN realizar a formalização da liquidação no SIAFE-CE, mediante emissão da Nota de Liquidação. A Nota de Liquidação constitui documento contábil que reconhece a obrigação de pagamento pela Administração, nos termos do art. 63 da Lei nº 4.320/1964, devendo ser assinada por servidor da CEFIN e pelo ordenador de despesa. CAPÍTULO IV – DO PAGAMENTO Art. 10. O pagamento será efetuado pela CEFIN após a liquidação formal, mediante assinatura de servidor da CEFIN, observados o cronograma financeiro do órgão, a disponibilidade de caixa e as prioridades definidas pelo planejamento. O pagamento não dependerá da assinatura do ordenador de despesa, competindo exclusivamente à CEFIN a formalização e execução da ordem bancária Art. 11. Não será processado pagamento de despesa cuja documentação esteja incompleta, irregular ou sem o devido ateste do fiscal ou validação da área demandante. CAPÍTULO V – DAS RESPONSABILIDADES Art. 12. Compete: I – aos setores demandantes e área de compras: a) registrar toda solicitação de despesa no Sistema de Gestão de Compras; b) formalizar documento equivalente a Ordem de Compra/Serviço, contendo as informações necessárias à instrução do processo; c) observar os prazos e requisitos legais para instrução processual. II – aos fiscais de contrato: a) atestar o recebimento do objeto/serviço; b) encaminhar NF e documentos à CEFIN nos prazos estabelecidos; c) comunicar falhas ou irregularidades ao gestor. III – aos gestores de contrato: a) supervisionar o trabalho dos fiscais; b) garantir a conformidade administrativa e contratual; c) intervir sempre que houver falha na instrução documental. IV – à CEFIN: a) emitir Nota de Empenho após registro no sistema; b) processar a liquidação formal apenas com documentos regulares; c) formalizar a Nota de Liquidação no SIAFE-CE, assegurando rastreabilidade e transparência; d) efetuar pagamentos conforme legislação vigente e disponibilidade de caixa; e) manter arquivamento e registro digital dos processos de execução da despesa; f) devolver processos incompletos, consignando registro das pendências. CAPÍTULO VI – DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 13. O uso integral do Sistema de Gestão de Compras constitui requisito obrigatório para rastreabilidade das despesas e para subsidiar a previsão do fluxo de caixa do órgão. Art. 14. O descumprimento das obrigações desta Instrução sujeitará o responsável às penalidades previstas na legislação aplicável, sem prejuízo da responsabilização pessoal do agente público que der causa a falhas no processo de execução da despesa. Art. 15. Anualmente, a COAFI emitirá o calendário de pagamentos. Art. 16. Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação. Fortaleza, 23 de outubro de 2025.

_________Guilherme França – Secretário da PGI

ANEXO I – FLUXO DAS DESPESAS

1. Registro Inicial (Setor Demandante / Compras)

• Solicitação registrada no sistema → formalização de documento equivalente (Ordem de Compra/Serviço) → instrução inicial do processo.

• 1. Empenho (CEFIN)

• Conferência orçamentária → emissão do empenho → assinatura conjunta (ordenador + servidor CEFIN).

1. Liquidação (Fiscal / Gestor de Contrato ou Área Demandante)

• Fiscal atesta entrega/serviço → encaminha NF/documentos → Gestor supervisiona e valida → ou, quando não houver fiscal/gestor, área demandante

• encaminha a documentação → envio à CEFIN.

1. Liquidação Formal (CEFIN)

• Conferência documental → registro no SIAFE-CE → emissão da Nota de Liquidação → assinatura conjunta (ordenador + servidor CEFIN).

1. Pagamento (CEFIN)

 Emissão da ordem bancária → quitação da despesa.

ANEXO I – FLUXO DAS DESPESAS Parte inferior do formulário

PRIMEIRO TERMO DE APOSTILAMENTO AO TERMO DE CREDENCIAMENTO 016/2025

PROCESSO Nº19001.353347/2025-37

O ESTADO DO CEARÁ, através da SECRETARIA DA FAZENDA, situada na Avenida Alberto Nepomuceno, nº 02, Centro, Fortaleza, Ceará, CEP 60.055-000, inscrita no CNPJ sob o nº 07.954.597/0001-52, doravante denominada CONTRATANTE ou SEFAZ, neste ato representada pelo (i) Secretário da Fazenda, Fabrízio Gomes Santos, inscrito no CPF sob o nº 878..-78; ou pelo (ii) Secretário Executivo de Planejamento e Gestão Interna, Guilherme França Moraes, inscrito no CPF sob n.º 743..-72; ou pela (iii) Secretária Executiva da Receita, Liana Maria Machado de Souza, inscrita