DOE 07/06/2023 - Diario Oficial do Estado do Ceara - Caderno 2

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO | SÉRIE 3 | ANO XV Nº107 | FORTALEZA, 07 DE JUNHO DE 2023

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ANEXO III

PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

ANEXO IV

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS

Para todos os documentos:

METADADOS DEFINIÇÃO Assunto Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro. Autor (nome) Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento. Data e local da digitalização Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura Identificador do documento digital para o sistema informatizado (sistema de negócios). Responsável pela digitalização Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização. Título Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído: • Formal: designação registrada no documento; • Atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título; Indica o tipo de documento, ou seja, configuração da espécie Tipo documental documental de acordo com a atividade que a gerou. Algorítimo que mapeia uma sequência: Bits (arquivo em formato digital), Hash (Chekcsum) da imagem com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.

ANEXO V

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ÓRGÃO/SETOR: (indicar as siglas) Listagem nº: (indicar nº / ano da listagem) Folha nº: (indicar nº da folha / nº total de folhas)

ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas)

UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na listagem, acompanhado das siglas respectivas) No caso de eliminação de documentos de órgãos ou entidades extintas, indicar o nome do produtor(a)/acumulador(a) dos documentos.

CÓDIGO REFERENTE UNIDADE DE ARQUIVAMENTO À CLASSIFICAÇÃO DESCRITOR DO CÓDIGO DATAS-LIMITE QUANTIFICAÇÃO (*) ESPECIFICAÇÃO OBSERVAÇÕES E/OU JUSTIFICATIVAS

MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, unidades ou bytes, o total de documentos que serão eliminados) DATAS LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)

(*) PARA DOCUMENTOS DIGITAIS: (volume/quantificação) – indicar o volume total, medido em múltiplo de bytes, dos documentos a serem eliminados.

(O quadro abaixo somente deverá ser preenchido se os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de aprovação das contas pela Sefaz/CE).

Conta(s) do(s) exercício(s) de: Conta(s) aprovada(s) pela Sefaz/CE em: Publicação no Diário Oficial (data, seção, página)

LOCAL/DATA LOCAL/DATA PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE LOCAL/DATA RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS AUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM COMPETE APROVAR

LOCAL/DATA AUTORIZO: TITULAR DO ÓRGÃO/ENTIDADE PRODUTOR / ACUMULADOR DO ARQUIVO

ANEXO VI NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº (indicar o nº / ano do Edital)

O (A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado (a) pela Portaria nº ___(indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de designação), publicada no ___(indicar o nome do periódico oficial ou do boletim interno do órgão/entidade), de ___(indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° ___ (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) titular do(a) _______(indicar o nome do órgão ou entidade), faz saber a quem possa interessar que a partir do ___(indicar o prazo para a efetivação da eliminação, escrevendo por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente – 30º a 45º) dia subsequente a data de publicação deste Edital no _____ _(indicar o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), se não houver oposição, o(a) ____ ____ (indicar o responsável pela eliminação) eliminará ____ (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a _____(indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de ____(indicar as datas limite gerais), do(a) ___ _______(indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados).

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante petição dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do(a) - _______(indicar o nome do(a) órgão/entidade), a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desen tranhamento ou cópias de folhas de um processo.

Local e data.

Nome e assinatura do(a) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

ANEXO VII

SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DO CEARÁ

Termo de Eliminação de Documentos

Aos _ dias do mês de __ do ano de _ (indicar dia/mês/ano), o(a) ____ (indicar Unidade/ Setor) procedeu com a eliminação dos documentos descritos na Listagem de Eliminação de Documentos, em conformidade ao que determina a Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor na Instrução Normativa nº _, mediante a aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos desta Secretaria em ___ de _ de _ (dia/mês/ano) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº _, publicado no Diário Oficial do Estado em ___ de __ de __ (dia/mês/ano).

Servidor responsável por presenciar a eliminação dos documentos