DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

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quarta-feira, 19 de agosto de 2026

133 – São Paulo, 71 (207)────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────quarta-feira, 19 de agosto de 2026

ARQUIP - Arquivo Público Municipal Jornalista Paulo Roberto Dutra

BMA - Biblioteca Mário de Andrade

CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos

CSA - Comissão Setorial de Avaliação de Documentos

EDOC - Equipe de Gestão Documental

NMIGD - Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo

PGDOC - Política Municipal de Gestão Documental

SAMSP - Sistema de Arquivos do Município de São Paulo

SMC - Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa

O regime político brasileiro organiza-se por meio de uma República Federativa, formada pela União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios. À luz da Constituição Federal de 1988, os municípios passaram a ocupar posição de maior protagonismo na implementação de políticas públicas e na garantia de direitos fundamentais, consolidando-se como espaços privilegiados da relação entre o Estado e a sociedade. A partir desse modelo, permitiu-se a construção de um Estado democrático, garantindo uma série de direitos fundamentais ao cidadão. O exercício dessas competências ampliou significativamente a produção de documentos pelas administrações municipais, tornando indispensável a adoção de políticas e instrumentos capazes de assegurar sua adequada gestão, preservação e acesso, em consonância com os princípios da administração pública e com o direito da sociedade à informação.

A publicação da Constituição de 1988 deu espaço para que, em 1991, a Lei nº 8.159, de 9 de janeiro, fosse regulamentada. Esta Lei, conhecida como Lei de Arquivos, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, podendo ser considerada como um grande marco para a disseminação da gestão de documentos em âmbito nacional. Nos termos do primeiro artigo da referida Lei (Brasil, 1991, art. 1),

é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação (BRASIL, 1991, art. 1).

Desse modo, os arquivos, que durante muito tempo seguiam um modelo institucional que preconizava apenas o recolhimento visando à pesquisa, passaram a pensar também na gestão desses documentos para apoiar a administração como prova e testemunho. No município de São Paulo, a Política Municipal de Gestão Documental, instituída pelo Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017, dispõe em seu artigo 3º que “todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral” (SÃO PAULO, 2017, art. 3). Diante disso, torna-se indispensável que os acervos dos arquivos estejam organizados de maneira que possam atender à população e à administração pública de forma eficaz e eficiente.

A gestão documental, conforme a Lei de Arquivos, pode ser entendida como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Como resultado, por meio da implementação dessas práticas, promove a racionalização e padronização de procedimentos concernentes à gestão documental, e assim a governança e o direito do acesso à informação ao cidadão são assegurados, conforme o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), e no Decreto Municipal nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012.

A Política Arquivística da Biblioteca Mário de Andrade (BMA) resulta da necessidade de padronizar procedimentos relativos aos documentos arquivísticos produzidos e acumulados no exercício das atividades institucionais, em qualquer suporte. Este documento busca orientar, de forma prática, todos os setores da BMA quanto a responsabilidades, fluxos e instrumentos de gestão documental, desde a produção até a destinação final, além de estabelecer diretrizes para preservação, acesso e difusão do acervo arquivístico sob custódia da instituição.

A respeito da elaboração deste documento, este é apresentado em duas partes: a primeira parte contém um aporte teórico com os conceitos básicos da literatura arquivística que servirão como base para a segunda parte, que são as diretrizes de ordem prática. Espera-se que esta publicação possa contribuir para uma administração pública mais eficiente, valorizando o patrimônio documental através da memória institucional.

Arquivos públicos desempenham papel estratégico para a administração, para a garantia de direitos e para a preservação da memória social, ao assegurar a produção, manutenção, preservação e disponibilização de documentos como prova e fonte de informação. Nesse sentido, a Arquivologia oferece princípios e métodos para organizar e gerir documentos ao longo do seu ciclo de vida, promovendo eficiência administrativa, transparência e preservação do patrimônio documental. O acesso aos arquivos e aos documentos de arquivo é a regra, enquanto a restrição do acesso constitui uma exceção, devendo ser expressamente prevista em lei e devidamente justificada. A publicidade, a transparência e o direito à informação são princípios fundamentais para a administração pública.

Considerando que esta Política Arquivística refere-se ao tratamento, preservação e difusão do acervo do Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo (NMIGD), que, no decorrer do texto passaremos a chamar apenas “Núcleo de Memória” da Biblioteca Mário de Andrade (BMA), pode-se afirmar, portanto, que ela faz jus ao Art. 4º da Lei de Arquivos (BRASIL, 1991, art. 4):

Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações do seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo de lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. (BRASIL, 1991, art. 4).

Esta publicação reforça o Art. 215 da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, que estabelece que o “Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais” (BRASIL, 1988, art. 215). O parágrafo 3º do referido artigo determina que:

a lei estabelecerá o Plano Nacional de Cultura (...) visando ao desenvolvimento cultural do País e à integração das ações do poder público que conduzem à: I - defesa e valorização do patrimônio cultural brasileiro; II - produção, promoção e difusão de bens culturais; (...) IV - democratização do acesso aos bens de cultura; (BRASIL, 1988, art. 215, § 3º).

──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Publicado em https://diariooficial.prefeitura.sp.gov.br com assinatura eletrônica qualificada Arquivo Publico Municipal | Rol registrado no processo 6013.2026/0006722-6 protocolo 163351773, CRC F6EF9668