DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

quarta-feira, 19 de agosto de 2026

134 – São Paulo, 71 (207)

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Apontamos ainda a importância do art. 216 da Carta Magna para reiterar a relevância artístico-cultural da documentação textual, sonora, audiovisual e digital que integram o Núcleo de Memória da BMA, uma vez que:

Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I - as formas de expressão; (...); III - as criações científicas, artísticas e tecnológicas; IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;” (BRASIL, 1988, cap. II, art. 216).

§ 1º O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.

§ 2º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

§ 3º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais. (BRASIL, 1988, cap. II, art. 216, grifo nosso).

A importância da organização do acervo do Núcleo de Memória da BMA se justifica tendo em vista o potencial de pesquisa que esses documentos guardam, não apenas para entendermos todos os percursos que configuram a Biblioteca Mário de Andrade, mas para buscarmos em sua trajetória mudanças sócio-políticas paulistanas dos últimos 100 anos.

A seção a seguir apresenta os conceitos gerais e os objetivos que fundamentaram a elaboração da Política Arquivística da Biblioteca Mário de Andrade. Esses conceitos, já consolidados na área da Arquivologia, e amparados pela legislação vigente, constituem a base para a definição desses procedimentos e diretrizes apresentados aqui.

Os arquivos servem, primeiramente, para apoiar o gerenciamento operacional, inserir a informação nos processos de trabalho e salvaguardar processos que constituem a memória de uma instituição ou pessoa (THOMASSEM, 2006). A definição de arquivo, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é um “conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte” (Arquivo Nacional, 2005, p. 27).

Para Bellotto (2006, p.161), a conceituação clássica de arquivo é

aquele que é produzido/recebido/acumulado por entidade pública ou privada ou pessoa física no exercício das funções que os identificam e que justificam sua presença em determinada sociedade [...] (BELLOTTO, 2006, p.161).

Os documentos de arquivo apresentam elementos e atributos que lhes conferem características próprias, distinguindo-os de outros documentos. Conforme Luciana Duranti (1994), para que um documento seja reconhecido como documento arquivístico, é necessário que apresente um conjunto de características inerentes ao seu processo de produção, as quais evidenciam sua vinculação às atividades e funções que lhe deram origem.

A imparcialidade é a característica do documento de arquivo pelo qual este se propõe a registrar uma atividade ou função, por isso ele é imparcial. A segunda característica que a autora aponta é a autenticidade, que se refere à forma e não ao conteúdo. Um documento pode ser autêntico, mas pode não ser verdadeiro. O documento tem que ser o que ele se propõe a ser. Duranti (1994, p. 51) diz que a autenticidade está vinculada à necessidade de ação ou à garantia para futuras ações e por isso os documentos são separados para preservação como testemunhos escritos de atividades do passado. Desta forma, a autenticidade de um documento dá-se a partir de procedimentos regulares que comprovam as ações nele descritas e a necessidade de sua criação, armazenamento e conservação sob a custódia de instituição ou pessoa física.

Uma terceira característica apontada pela autora é a naturalidade. Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são "coletados artificialmente, como os objetos de um museu [...], mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração" (ibid., p. 52).

O inter-relacionamento é outra característica abordada por Duranti. Segundo a autora, essa característica decorre das relações estabelecidas entre os documentos no curso das atividades da entidade produtora, fazendo com que cada documento esteja intrinsecamente relacionado aos demais por meio do vínculo arquivístico. Para Duranti (ibid., p.52), essa interdependência é condição para que os documentos constituam testemunho de fatos e atos passados e possuam capacidade comprobatória. A quinta e última característica abordada pela autora é a unicidade. Mesmo que o documento tenha uma cópia, ele ocupa um lugar único naquele conjunto documental.

Retomando esses conceitos e traduzindo-os para o âmbito do cotidiano, a autora aponta que um documento de arquivo não é qualquer tipo de documento, ou seja, ele possui certas características que o destacam de qualquer outro tipo de documento, como um livro de uma biblioteca. O documento, no momento de sua produção, assume uma forma e registra uma atividade ou função. Pode-se tomar como exemplo o “requerimento de aposentadoria”, que é um documento que possui uma forma padronizada dentro da Prefeitura de São Paulo, com os campos exatos que configuram o de um requerente solicitando sua aposentadoria de acordo com os fundamentos legais indicados. Pode-se dizer que, de acordo com as características citadas, o documento é autêntico, pois assume a forma do referido requerimento.

Além disso, ao requerer uma aposentadoria, a atividade de controle de benefícios do funcionário por parte da gestão dos recursos humanos é registrada, ou seja, isso implica no conceito da imparcialidade. O “requerimento de aposentadoria”, documento tomado como exemplo, compõe o processo administrativo chamado de “processo de aposentadoria”. Esse processo é tramitado por diversos setores da administração pública para que, ao final, uma ação seja tomada (a de aprovação, ou não, do referido benefício). Durante essa tramitação, diversos documentos são instruídos ao processo administrativo para apoiar a decisão. Todos esses procedimentos refletem os conceitos discutidos pela autora: durante a tramitação, os documentos são inseridos de forma natural à medida em que se tornam necessários; cada documento está inter-relacionado ao outro para constituir testemunho ao fato e; dentro daquele processo administrativo, cada documento é único.

Esses documentos, produzidos no exercício das atividades da instituição, formam um fundo de arquivo. Entretanto, como aponta Terry Cook (2017), apenas produzir documentos não significa necessariamente a formação de um fundo. Existem fatores que ajudam a identificar um fundo, tais como “o contexto administrativo em que a produção ocorreu, a natureza da função exercida que levou à criação dos documentos e o controle exercido sobre o sistema de arquivamento” (COOK, 2017, p. 19). Nesse sentido, o fundo pode ser entendido como um reflexo de um processo orgânico, no qual “um produtor de documentos produz ou acumula séries de documentos, os quais apresentam uma unidade natural baseada em função, atividade, forma ou uso compartilhados” (COOK, 2017, p. 61).

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