DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

quarta-feira, 19 de agosto de 2026

135 – São Paulo, 71 (207)

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A partir dessa definição de fundo, podem-se identificar dois princípios arquivísticos fundamentais: o princípio de respeito aos fundos - também denominado princípio da proveniência - e o princípio de respeito à ordem original.

Os documentos de um mesmo produtor devem ser reunidos e mantidos preservando a unidade do fundo. Esses documentos devem estar organizados da maneira que foram produzidos, isso reflete o seu contexto de criação e evidencia as funções e as atividades exercidas pelo produtor.

A respeito da guarda desses documentos, Margareth da Silva (2019, p. 51) aponta que

[...] a guarda e a proteção são elementos centrais na definição de custódia arquivística. A guarda significa que existe um lugar de preservação e que os documentos ali custodiados estão sob a posse de um custodiante, ou seja, os arquivos estão retidos e preservados. A proteção significa que os arquivos são materiais que precisam ser cuidados e estar em segurança, em virtude da sua fragilidade e vulnerabilidade. Envolve, portanto, a responsabilidade jurídica da instituição custodiante (produtora ou preservadora) pela segurança e preservação dos documentos, os quais não podem ser corrompidos, alterados ou subtraídos. (SILVA, 2019, p. 51).

A autenticidade está intimamente ligada à custódia, como observado por Duranti (1994, p. 51 apud SILVA, 2019, p. 52) ao concordar com a visão de Jenkinson, uma vez que “os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”. Nesse sentido, é importante ressaltar que quando se fala a respeito de cadeia de custódia, aponta-se uma ideia de transmissão dos arquivos como uma cadeia de responsabilidades dos órgãos produtores e os seus sucessores até o arquivo, que tem por objetivo assegurar a autenticidade e o valor de prova dos documentos (SILVA, 2019, p. 58).

De maneira geral, esses conceitos orientam todas as ações de gestão documental, preservação, acesso e difusão dos documentos arquivísticos da instituição, independentemente de seu suporte.

Nesta seção, serão apresentados os objetivos que fundamentam esta Política Arquivística, em consonância com a missão da Biblioteca Mário de Andrade, com os princípios da administração pública e com os fundamentos da Arquivologia. Esses objetivos orientam, estruturam e legitimam as ações relacionadas à gestão documental na instituição, reafirmando o compromisso da BMA com a excelência de seus processos e com a consolidação de sua posição como instituição de referência.

Além de assegurar a produção, organização, preservação e acesso aos documentos, esta Política visa subsidiar a gestão institucional na tomada de decisões, reconhecendo a informação contida nos documentos de arquivo como recurso estratégico para a transparência e a continuidade administrativa. Busca, ainda, valorizar o patrimônio documental da BMA como parte integrante no planejamento das ações culturais e educativas da instituição, ampliando seu potencial de difusão, pesquisa e mediação com a sociedade.

Instituir e consolidar diretrizes e procedimentos de gestão de documentos na Biblioteca Mário de Andrade, assegurando a produção controlada, a classificação, a avaliação e a destinação adequada - eliminação, transferência e recolhimento -, bem como a preservação e o acesso aos documentos de valor permanente, em conformidade com a legislação vigente, com os instrumentos oficiais (Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade) e com os princípios arquivísticos.

Diagnosticar e identificar as áreas produtoras de documentos a fim de criar estratégias de tratamento do acervo;

Aprimorar os procedimentos de conservação preventiva e corretiva no que diz respeito aos documentos de arquivo, assegurando sua integridade física;

Apoiar e implementar as atividades relacionadas à gestão de documentos na instituição de acordo com a legislação vigente, contribuindo para a governança.

Capacitar e apoiar continuamente as equipes da Biblioteca Mário de Andrade no que se refere aos procedimentos relativos aos documentos de arquivo descritos nesta Política Arquivística;

Promover ações e incentivar o uso do acervo documental, fortalecendo o vínculo da comunidade com o patrimônio documental da BMA;

Subsidiar a gestão e o planejamento da BMA na tomada de decisões, incluindo o patrimônio documental da instituição como parte da linha curatorial das ações culturais e educativas;

Incentivar a produção de conhecimento científico e cultural;

Preservar e difundir a memória histórica da instituição;

Promover a segurança da informação e a proteção de dados.

A Política Arquivística da BMA é um instrumento técnico que viabilizará a implementação da gestão documental na instituição - estando de acordo com a Política Municipal de Gestão Documental (PGDOC). Desse modo, este documento visa traduzir toda a legislação que versa sobre a gestão documental para a realidade da instituição. É uma maneira de aproximar e conscientizar o servidor sobre as atividades e os procedimentos relativos a essa temática.

De acordo com a Lei de Arquivos, a gestão documental constitui um conjunto de procedimentos e operações técnicas que envolvem a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991, art. 3). Dessa forma, a adoção de práticas de gestão documental assegura o controle do ciclo de vida dos documentos e favorece a preservação da memória institucional.

Através da implementação da gestão documental, a administração racional dos documentos e o processamento técnico das informações proporcionam diversos benefícios para a administração pública. Isso ocorre uma vez que a gestão documental visa à guarda dos documentos de arquivo por um período adequado, que pode ser de forma permanente ou temporária. Como resultado, podemos apontar os benefícios, tais como:

economia de recursos públicos e maior agilidade ao processo decisório;

otimização dos espaços físicos e digitais;

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