DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

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quarta-feira, 19 de agosto de 2026

136 – São Paulo, 71 (207)────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────quarta-feira, 19 de agosto de 2026

Embora os documentos sejam indispensáveis para o pleno funcionamento dos órgãos da Administração Pública, ainda se observa, na prática, a permanência de uma cultura administrativa que não os reconhece como um patrimônio que demanda gestão e proteção. Tal cenário contraria o que estabelecem a Constituição Federal de 1988 e a Lei Federal de Arquivos, que atribuem aos documentos públicos valor estratégico, administrativo e histórico.

Nesse contexto, a ausência de uma aplicação sistemática das normas e diretrizes da gestão documental - que abrangem etapas como a produção, tramitação, uso, classificação, avaliação e destinação final - resulta na formação de extensos conjuntos documentais acumulados ao longo do tempo, sem o devido tratamento técnico. Frequentemente, esses documentos são mantidos em condições inadequadas de armazenamento, o que compromete sua integridade e acessibilidade. Esse cenário caracteriza o que se denomina Massa Documental Acumulada (MDA).

A massa documental acumulada corresponde ao conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição ao longo de suas atividades, mas que não foi submetido a processos sistemáticos de organização. Essa situação decorre, sobretudo, da ausência de procedimentos fundamentais, como a classificação arquivística no momento de criação do documento, a avaliação documental e a definição de prazos de guarda. Como consequência, observa-se um acúmulo desordenado de documentos, dificuldades na recuperação da informação e aumento dos riscos de extravio ou perda.

Diante disso, evidencia-se a necessidade de estabelecer critérios claros para a guarda e a eliminação de documentos, bem como de implementar políticas e práticas consistentes de gestão documental. Tais medidas devem contemplar tanto os suportes físicos quanto os digitais, de modo a garantir maior eficiência administrativa, facilitar o acesso à informação e assegurar a preservação adequada do acervo institucional.

É importante pensar a gestão documental não apenas dentro da instituição, mas também ter uma visão dentro de um sistema de outras instituições que integram o poder público municipal. Desde 2019, a coordenação do Núcleo de Memória da BMA participou como Ponto Focal na CSA - Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, que elaborou o Plano de Classificação de Documentos (PC) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) parciais da Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa (SMC), publicados no Diário Oficial em junho de 2021.

A partir da Portaria 01/CGDOC/2021, que estabelece procedimentos para a implementação da Política Municipal de Gestão Documental na Prefeitura do Município de São Paulo, foram criadas as Equipes de Gestão Documental (EDOC). A EDOC é uma rede de parceiros e colaboradores que atua como ponto focal em contato com o órgão central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo (SAMSP). Essa equipe é composta por gestores, bem como administradores locais do SEI, pontos focais da Tabela de Temporalidade, entre outros.

No âmbito da Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa, a Portaria nº 36/SMC-G/2024 designa os integrantes para compor a EDOC da Secretaria. Essa equipe representa, também, os diversos órgãos e instituições subordinados diretamente à SMC. Em 2026, através da Portaria SMC-G nº 42, de 12 de março, foram designados novos membros para integrar a Equipe de Gestão Documental da Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa. Dentre os integrantes, a BMA é representada como ponto focal para a elaboração das Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017, dispõe sobre a Política de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo, em seu artigo 12 aponta que,

I - Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produção;

II - Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento resultante da avaliação documental, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental (eliminação ou guarda permanente);

III - Sistema Informatizado de Gestão de Documentos : conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processados eletronicamente, aplicável a documentos em qualquer suporte (SÃO PAULO, 2017, art. 12).

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos são os principais instrumentos de gestão documental. Eles garantem a racionalização administrativa, a agilidade e a transparência no acesso às informações e a preservação do patrimônio documental. Sendo assim, a TTD é o único instrumento legal que permite a eliminação de documentos após estes cumprirem o seu prazo de guarda. A implementação da Política de Gestão Documental é fundamental para o gerenciamento do fluxo informacional entre os órgãos e entidades públicas, representando uma ferramenta para a governança e assegurando o direito de acesso à informação ao cidadão.

A respeito dos instrumentos de gestão documental, a Prefeitura de São Paulo publicou, através da Portaria SG nº 18, de 27 de março de 2019, a Tabela de Temporalidade Parcial de Documentos da Administração Pública do Município de São Paulo: Atividades-meio. Entende-se como atividades-meio, de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005), todo tipo de atividade que dá apoio, auxilia e dá viabilidade à consecução das atividades finalísticas de uma instituição.

A Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa publicou, através da Portaria SMC nº 69, de 11 de junho de 2021, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Parcial de Documentos da Secretaria Municipal de Cultura de São Paulo: Atividades-fim. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005), atividade-fim é aquela atividade desenvolvida em decorrência da finalidade da instituição.

Vale ressaltar que esses instrumentos não se sobrepõem, ou seja, devem ser utilizados em conjunto de acordo com a atividade correspondente. No momento da produção do documento, seja ele em papel ou digital, deve-se utilizar o Plano de Classificação de Documentos adequado e, por conseguinte, no momento da avaliação documental - atividade que verifica os prazos de guarda e destinação final do documento - deve-se utilizar a Tabela de Temporalidade de Documentos adequada. Isso significa que as ações acerca da gestão documental, descritas nesta política, não invalidam as normas no âmbito da Prefeitura Municipal de São Paulo.

A história da Biblioteca Mário de Andrade conversa com a história de São Paulo, seja pela sua localização privilegiada no centro da cidade como também por conta do seu significativo papel na formação histórica cultural e intelectual de diferentes gerações, o que resulta em um protagonismo até os dias de hoje.

Reconhecida como a segunda maior biblioteca pública do país em volume de acervo, a BMA reúne um conjunto de coleções amplo e plural, o que se reflete, também, nos documentos que integram seu Núcleo de Memória Institucional e Gestão Documental Ana Maria de Almeida Camargo.

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