DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

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quarta-feira, 19 de agosto de 2026

138 – São Paulo, 71 (207)

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Esse objetivo dialoga diretamente com a missão da Biblioteca Mário de Andrade, que busca preservar e estimular o uso de seu acervo pela população em geral, contribuindo para a formação e o desenvolvimento cultural e intelectual de seus usuários.

De maneira geral, a existência de arquivos como instituições ainda é pouco conhecida no território nacional. Além disso, em um contexto organizacional, os funcionários pouco conhecem ou sabem sobre a função e o papel desempenhado pelo arquivo dentro da instituição. Tomando essas afirmações como ponto de partida, o Núcleo de Memória da BMA vem desenvolvendo ações para que todos os funcionários da instituição compreendam plenamente a natureza e importância do setor. Busca-se, assim, não apenas incentivar sua utilização para pesquisas, mas também promover a conscientização de que os documentos produzidos pelos diversos setores podem vir a integrar o acervo permanente da instituição.

Entre 2019 e 2020, uma dessas estratégias foi a circulação do “Boletim do Arquivo Histórico” (nomenclatura inicial do setor), criado pela coordenação para veiculação entre o público interno da BMA, o qual tinha como premissa conscientizar os funcionários sobre a importância dos arquivos, bem como informar sobre a existência do setor.

Nesse contexto, a equipe do Núcleo de Memória da BMA constatou que existe uma demanda quanto ao tratamento dos documentos produzidos e acumulados pelos diversos setores da instituição. Essas unidades produtoras de documentos possuem uma massa documental acumulada, que necessita ser tratada e avaliada de acordo com a legislação vigente.

Para que seja possível iniciar um projeto de implementação de uma política arquivística institucional na BMA, com base nas informações obtidas com os demais setores e na literatura científica especializada (DURCE; SOUSA, 2013), alguns pontos devem ser considerados, tais como:

reconhecimento da necessidade de elaboração de tal instrumento;

sensibilização sobre a importância da gestão documental dentro de um contexto institucional junto aos funcionários da BMA;

apoio da administração superior;

envolvimento de todos os níveis institucionais;

treinamento das equipes dos setores envolvidos;

definição de novos locais de guarda para armazenamento dos documentos físicos e digitais do Núcleo de Memória da BMA;

elaboração de manuais de procedimentos e outros instrumentos arquivísticos que possam orientar diferentes ações.

A Política Arquivística da BMA estabelece diretrizes que orientam e normatizam os procedimentos de gestão documental, incluindo, por exemplo, aqueles relacionados ao recolhimento de documentos pelos diferentes setores da instituição. Nesse sentido, busca-se padronizar práticas e garantir maior eficiência no tratamento dos acervos.

De acordo com Durce e Sousa (2013), a política arquivística institucional pode ser compreendida como o conjunto de premissas, decisões e ações que envolvem a gestão de documentos e demais aspectos relacionados aos arquivos institucionais. Seu objetivo é assegurar a manutenção da informação arquivística como suporte às funções e atividades da instituição, bem como atender às demandas informacionais da sociedade.

Como observado por Durce e Sousa (2013), a Política pode ser entendida como uma maneira de promover soluções para os problemas que foram gerados pelo acúmulo de documentos sem critérios ou até mesmo com critérios equivocados; pelas dificuldades de recuperação da informação; pelos investimentos desnecessários; pelo uso inadequado de tecnologias; e ainda pela falta de espaço físico. As ações serão direcionadas ao reconhecimento da organização interna da instituição, buscando rastrear a produção documental de cada setor. Para que tal trabalho seja realizado em sua plenitude, a colaboração de todos é de grande importância.

A seguir, serão descritas as diretrizes com o propósito de fornecer orientações teórico-metodológicas relativas à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e destinação de documentos de arquivo produzidos e acumulados pela Biblioteca Mário de Andrade. Para a elaboração das diretrizes a seguir, foi utilizada como base a seguinte legislação municipal referente à gestão documental:

Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012;

Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017;

Decreto nº 61.203, de 01 de abril de 2022;

Portaria SMG nº 46, de 20 de abril de 2017;

Portaria SGM/SEGES/CGDOC nº 1, de 24 de maio de 2021.

Para a gestão documental, é necessário descrever diretrizes que permitam padronizar e controlar os documentos desde a sua produção. Nesse sentido, com a finalidade de facilitar o entendimento, as diretrizes serão descritas abaixo de maneira objetiva e pontual, de acordo com a legislação vigente no âmbito do município de São Paulo. Vale ressaltar que todos os setores da BMA poderão solicitar, a qualquer momento, apoio do Núcleo de Memória da BMA para dirimir quaisquer dúvidas a respeito dos procedimentos referentes à gestão documental.

Os documentos arquivísticos, em fase corrente, incluindo documentos nato-digitais e processos administrativos, são de responsabilidade da unidade produtora (ou de unidade sucessora com atribuições equivalentes), observadas as normas do SEI e demais sistemas corporativos;

No momento da produção, os documentos devem ser classificados conforme os Planos de Classificação vigentes, assegurando vínculo com a função/atividade que

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