DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

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quarta-feira, 19 de agosto de 2026

139 – São Paulo, 71 (207)────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────quarta-feira, 19 de agosto de 2026

lhes deu origem;

Deve-se assegurar a integridade e a rastreabilidade dos documentos, evitando armazenamento em mídias pessoais e priorizando repositórios e ambientes institucionais autorizados.

Preferencialmente, entre os meses de abril e junho, será realizado um ciclo anual de ações de sensibilização, capacitação e avaliação documental, sem prejuízo de atividades contínuas ao longo do ano, conforme demandas dos setores e do Núcleo de Memória da BMA. Durante esse período, serão desenvolvidas atividades de conscientização e sensibilização quanto à gestão documental na instituição. Além disso, esse período também servirá para que os setores possam proceder à avaliação de documentos, observando os prazos de guarda dispostos nos instrumentos de gestão documental para implementar as ações a serem tomadas: transferência, recolhimento ou eliminação.

Os documentos originais em formato convencional (papel) devem estar acondicionados em uma unidade de armazenamento (caixa, pasta, fichário, entre outros) contendo o seguinte padrão de identificação: código de classificação, tipologia documental de acordo com o Plano de Classificação de Documentos e o período de produção;

No momento da transferência ou recolhimento, os documentos em formato digital deverão ser disponibilizados em ambiente institucional autorizado (rede corporativa, repositório indicado, SEI ou outro sistema oficial). Em caráter excepcional, poderão ser entregues em mídia física fornecida/validada pela instituição, com identificação, conferência de integridade e verificação antivírus. A respeito da identificação de documentos para transferência ou recolhimento, verificar os itens 7.1.2 e 7.1.3.

No momento da produção de documentos iconográficos, sonoros e audiovisuais, deve-se preencher a 'Ficha de Identificação de Evento', conforme o Anexo VIII. Essa ficha deve estar sempre em conjunto com o documento ao qual está relacionado para que, posteriormente, possa ser transferido ou recolhido ao Núcleo de Memória da BMA;

Para a elaboração de Relações e Termos de Eliminação e Transferência, deve-se realizar a mensuração do acervo de acordo com as seguintes técnicas:

I - multiplicar o número total de caixas arquivo de tamanho padrão por 0,14 para efetuar a conversão para metros lineares;

II - para mensurar os documentos armazenados em estantes na posição vertical, medir o comprimento da prateleira ocupada e multiplicar pelo número de prateleiras da estante, desprezando os espaços vazios;

III - para mensurar documentos empilhados em estantes na posição horizontal, medir e somar as alturas das pilhas de documentos;

IV - para mensurar documentos armazenados em arquivos ou fichários de aço, medir a profundidade da gaveta e multiplicar pelo número de gavetas do arquivo ou fichário;

V - para mensurar documentos empacotados, amarrados ou amontoados, multiplicar a altura pela largura e pelo comprimento para obter o volume de documentos em metros cúbicos e multiplicar esse total por 12 (doze) para efetuar a conversão para metros lineares;

VI - documentos digitais devem estar mensurados em gigabytes (sigla Gb).

O Núcleo de Memória da BMA organizará os documentos em seu acervo consoante com as diretrizes estabelecidas pela Política Municipal de Gestão Documental, levando-se em conta:

I - facilidade de localização e de disponibilização do documento para consulta; e

II - garantia da integridade, da organicidade e da indivisibilidade física dos documentos.

Deve-se instruir o termo de encerramento nos processos administrativos considerados encerrados. A instrução deve ser realizada no sistema de origem com os seguintes dados: a) número do processo; b) tipo de despacho decisório concedido;

Antes de proceder ao encerramento do processo administrativo, deve-se atentar para a necessidade de verificar se há pendências, sejam elas contábeis, administrativas, entre outras;

O termo de encerramento de processo será juntado aos autos como última folha destes, após o qual é proibido juntar qualquer documento ou informação sem autorização;

Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.

A eliminação de documentos públicos municipais será realizada de acordo com os prazos constantes nas tabelas de temporalidade de documentos aprovadas pelo órgão central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo (SAMSP), conforme procedimento que assegure publicidade e legalidade ao ato. Sendo assim, somente poderão ser eliminados documentos que constem nas referidas tabelas de temporalidade de documentos e que tenham cumprido os prazos nelas previstos.

O procedimento de eliminação de documentos de arquivo deve ser realizado de forma centralizada e sob o monitoramento do Núcleo de Memória da BMA, para que esteja em consonância com a EDOC-SMC e, consequentemente, com o Arquivo Público Municipal (Arquip). O setor é responsável por acompanhar a seleção e avaliação dos documentos das diferentes áreas da instituição e, em seguida, dará prosseguimento à eliminação junto à Diretoria. Deve ocorrer da seguinte maneira:

será autuado um processo administrativo eletrônico pelo órgão ou entidade custodiadora no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O referido processo deve ser classificado como “Eliminação de documentos de arquivo”;

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