DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

quarta-feira, 19 de agosto de 2026

140 – São Paulo, 71 (207)────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────quarta-feira, 19 de agosto de 2026

As peças processuais deverão ser instruídas da seguinte forma:

Relação de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante no Anexo I;

Minuta de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme Anexo II;

Justificativa para o descarte, elaborada com observância da legislação de regência, em especial dos prazos de guarda previstos nas tabelas de temporalidade vigentes;

O processo administrativo deverá ser enviado ao titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, para apreciação e deliberação quanto à autorização da eliminação dos documentos e aprovação do edital;

O arquivo digital da Relação de Eliminação de Documentos deve ser enviado à Coordenadoria de Gestão de Documentos Públicos da Secretaria Municipal de Gestão para sua disponibilização, na íntegra, no sítio eletrônico institucional indicado pelo órgão central, objetivando possibilitar sua ampla consulta;

O Edital de Eliminação de Documentos deverá ser publicado no Diário Oficial da Cidade de SP seguindo o modelo constante no Anexo III. Após a publicação, devese aguardar trinta dias para possíveis manifestações em contrário ou, quando for o caso, requerer o desentranhamento ou cópias de peças;

As manifestações contrárias à eliminação de documentos deverão ser dirigidas ao titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, e apresentadas no prazo previsto da publicação em Diário Oficial contendo os fundamentos de fato e/ou de direito do pedido;

Não havendo deliberação acerca da manifestação até o encerramento do prazo estipulado da publicação em Diário Oficial, a eliminação do documento objeto do questionamento será interrompida, por cautela, até decisão final, prosseguindo na eliminação dos demais;

O titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, poderá consultar a Secretaria Municipal de Gestão para avaliar o teor da manifestação contrária;

Encaminhar para fragmentação manual ou mecânica os documentos públicos sem valor para guarda permanente, depois de decorrido o prazo de publicidade;

A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

A transferência de documentos de arquivo ocorre ao finalizar a fase de guarda corrente e iniciar a fase intermediária. Nela, os documentos, que antes eram consultados frequentemente, passam a ser menos consultados, necessitando racionalizar o espaço para os novos documentos que são produzidos constantemente. Esse procedimento é uma decorrência da avaliação documental, ou seja, deve estar de acordo com o prazo de guarda definido nas Tabelas de Temporalidade de Documentos vigentes.

O Núcleo de Memória da BMA irá destinar um local de guarda para que seja utilizado como arquivo intermediário da instituição. Esses documentos deverão ficar armazenados neste local até o cumprimento do prazo e a consulta aos mesmos poderá ser solicitada sempre que necessária. Os conjuntos documentais a serem transferidos deverão, preferencialmente, estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados. Caso não estejam de acordo com o disposto, a equipe do Núcleo de Memória da BMA auxiliará na organização e acondicionamento para que não exista o risco de contaminação de todo o acervo. Ressalva-se que somente serão transferidos os documentos originais ou cópias com valor probatório, em substituição ao original.

O procedimento de transferência de documentos de arquivo deve ser realizado da seguinte forma:

a unidade administrativa responsável pelo conjunto documental deverá manifestar interesse em propor a transferência dos documentos para o Núcleo de Memória da BMA;

aprovada a solicitação, o Núcleo de Memória da BMA entrará em contato para agendar visita técnica ao setor. Nesta ocasião, será mensurada a quantidade de documentos que se pretende recolher a fim de verificar o espaço físico que comporte a demanda. Também será verificado se a documentação está de acordo com os requisitos estabelecidos neste documento.

será autuado um processo administrativo eletrônico pela unidade administrativa requisitante no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O referido processo deve ser classificado como “Transferência de documentos de arquivo”;

no processo administrativo será instruído o “Termo de Transferência de Documentos”, conforme Anexo V. Nesse processo deverá constar também a “Relação de Transferência de Documentos”, conforme Anexo IV;

Após conferência, o conjunto documental será transferido para o Núcleo de Memória da BMA e receberá o tratamento arquivístico adequado.

Será instruído um documento confirmando o recebimento e conferência. Após a aceitação da transferência, os documentos contidos na listagem do Termo de Transferência passarão a fazer parte do acervo do Núcleo de Memória.

O recolhimento é a passagem dos documentos para a guarda permanente, ou seja, quando o documento assume uma utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido, atribuindo interesse cultural ou para a pesquisa. Nesse caso, os documentos de valor probatório, histórico ou cultural são destinados à guarda permanente e serão recolhidos para o acervo permanente do Núcleo de Memória da BMA nos prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade vigentes.

Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados adequadamente. É importante destacar que o objetivo do recolhimento é o de preservar e dar acesso aos documentos de forma contínua, resguardando a memória institucional, os valores culturais, sociais, educacionais e científicos e os elementos de prova e informação.

Os conjuntos documentais a serem recolhidos deverão, preferencialmente, estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados. Caso não esteja de acordo com o disposto, a equipe do Núcleo de Memória da BMA auxiliará na organização e acondicionamento para que não exista o risco de contaminação de todo o acervo. Ressalva-se que somente serão recolhidos os documentos originais ou, em alguns casos, cópias com valor probatório, em substituição ao original.

Conforme descrito no item 7.1, fica estabelecido que, preferencialmente, entre os meses de abril e junho, será o período de realização dos procedimentos de gestão

──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Publicado em https://diariooficial.prefeitura.sp.gov.br com assinatura eletrônica qualificada Arquivo Publico Municipal | Rol registrado no processo 6013.2026/0006722-6 protocolo 163351773, CRC F6EF9668