DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

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quarta-feira, 19 de agosto de 2026

141 – São Paulo, 71 (207)────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────quarta-feira, 19 de agosto de 2026

documental na BMA. Isso inclui também campanhas de conscientização, capacitações e visitas para assegurar a manutenção das diretrizes apontadas aqui nesta Política Arquivística da BMA.

O procedimento de recolhimento de documentos de arquivo deve ser realizado da seguinte forma:

a unidade administrativa responsável pelo conjunto documental deverá propor o recolhimento dos documentos ao Núcleo de Memória;

será autuado um processo administrativo eletrônico pela unidade administrativa no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. O referido processo deve ser classificado como “Recolhimento de documentos de arquivo”;

no processo administrativo, será instruído o “Termo de Recolhimento de Documentos”, conforme Anexo VII. Nesse processo deverá constar também a “Relação de Recolhimento de Documentos”, conforme Anexo VI;

Após conferência, o conjunto documental será recolhido ao Núcleo de Memória e receberá o tratamento arquivístico adequado;

Será instruído um documento confirmando o recebimento e conferência. Após a aceitação do recolhimento, os documentos contidos na listagem do Termo de Recolhimento passarão a fazer parte do acervo permanente do Núcleo de Memória.

A preservação de documentos de arquivo, em qualquer suporte, depende dos procedimentos adotados em sua produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento físico. Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade. As recomendações a seguir fazem parte das “Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo”, material produzido pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Essas recomendações dizem respeito à produção e acesso, às áreas de armazenamento, às condições ambientais, ao acondicionamento e manuseio, e ao transporte.

Os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o suporte e suas especificidades, a saber:

documentos textuais, como manuscritos e impressos;

documentos textuais de grande formato;

documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;

documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;

documentos em meio micrográfico;

documentos fotográficos;

documentos audiovisuais e sonoros;

documentos cinematográficos;

documentos em meios magnéticos e ópticos.

Com base nessas especificações, recomenda-se:

armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido, isto é, em temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;

monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida;

proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;

monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;

reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;

promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;

manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;

armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições.

As condições de temperatura e umidade relativa do ar são monitoradas através de aparelho termo-higrômetro pelo Setor de Preservação. O Núcleo de Memória da BMA conta com aparelho desumidificador de ar, que mantém estabilizadas as condições de umidade relativa do ar de maneira adequada. A água acumulada pelo aparelho deve ser retirada diariamente ao final do expediente, ou quando o aparelho indicar que está em sua capacidade máxima de armazenamento.

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho. O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser

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