DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

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quarta-feira, 19 de agosto de 2026

142 – São Paulo, 71 (207)────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────quarta-feira, 19 de agosto de 2026

armazenado diretamente sobre o chão. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático. As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.

O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos técnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usuários. A seguir, são apontadas algumas recomendações:

antes do manuseio dos documentos, deve-se higienizar as mãos e assegurar que estejam secas, sem resíduos (cremes/álcool em gel recém-aplicado). O uso de luvas deve ser avaliado conforme o suporte e o estado de conservação do documento. Recomenda-se também o uso de touca, jaleco, máscara e óculos;

para o manuseio de fotografias, filmes, microfilmes, discos e suportes magnéticos e ópticos, considerando-se a fragilidade desses materiais e a necessidade de proteção dos usuários, utilizar também luvas e máscaras;

manusear documentos de grandes formatos em mesas de grandes dimensões;

utilizar escadas seguras, especialmente desenhadas para a retirada de documentos das estantes, bem como carrinhos, para o seu transporte entre o local de guarda e o local de consulta, visando à segurança no trabalho e à integridade dos documentos;

transportar documentos entre seções, para exposições ou para empréstimos externos ou serviços de terceiros, como microfilmagem e conservação, seguindo procedimentos padronizados de embalagem, transporte e manuseio, visando à preservação e segurança dos documentos.

Os documentos arquivísticos digitais, natos ou digitalizados, devem ser produzidos, armazenados e preservados de modo a garantir sua autenticidade, integridade, confiabilidade, acessibilidade e legibilidade ao longo do tempo. Para tanto, a Biblioteca Mário de Andrade deverá adotar, no mínimo, as seguintes diretrizes gerais:

armazenamento dos documentos digitais em ambientes institucionais autorizados, vedado o uso de mídias pessoais como forma permanente de guarda;

controle de versões e manutenção de metadados mínimos que permitam identificar autoria, data, contexto de produção e vínculo arquivístico;

adoção de rotinas de backup e de verificação de integridade dos arquivos digitais;

observância dos formatos recomendados para preservação e acesso, conforme orientações do órgão central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo e do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq);

respeito às normas de segurança da informação e de proteção de dados pessoais, nos termos da legislação vigente.

O detalhamento técnico, os procedimentos operacionais, os padrões de metadados, os formatos de preservação, as estratégias de armazenamento, migração e monitoramento, bem como as responsabilidades específicas relacionadas à preservação de documentos arquivísticos digitais, são objeto da Política de Preservação Digital da Biblioteca Mário de Andrade , publicada através da Portaria nº 14/2026 - BMA/SMC, de 24 de abril de 2026.

De acordo com o art. 4º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da Lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. (BRASIL, 1991, art. 4º).

Nesse sentido, salvo as restrições de acesso com base em legislação, é um dever do Núcleo de Memória da BMA dar acesso e promover estratégias de difusão de documentos de seu acervo.

O acesso pode ser realizado através de contato direto com o setor, seja por e-mail, telefone ou presencial, como também por meio de serviços de acesso à informação, conforme previsto no art. 14 do Decreto Municipal nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012. O referido artigo aponta que qualquer pessoa, natural ou jurídica, devidamente identificada, poderá formular pedido de acesso à informação.

De acordo com a Lei de Acesso à Informação, é importante diferenciar classificação de sigilo e informação pessoal. As informações pessoais têm seu acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos a contar da data da produção do documento. A classificação de sigilo diz respeito à atribuição de um grau de sigilo (reservado, secreto ou ultrassecreto).

O quadro abaixo contém informações a respeito da solicitação de pesquisa aos documentos do Núcleo de Memória da BMA por parte do público externo:

──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Publicado em https://diariooficial.prefeitura.sp.gov.br com assinatura eletrônica qualificada Arquivo Publico Municipal | Rol registrado no processo 6013.2026/0006722-6 protocolo 163351773, CRC F6EF9668