DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

quarta-feira, 19 de agosto de 2026

143 – São Paulo, 71 (207)

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Durante a pesquisa no acervo, devem ser observadas as diretrizes de preservação indicadas no item 7.2, bem como o respeito à ordem original e aos vínculos arquivísticos do conjunto documental. Ao retirar qualquer documento, o responsável pelo atendimento deverá inserir uma guia-fora (indicador de substituição temporária) e registrar a movimentação, de modo a assegurar rastreabilidade e retorno ao local de guarda. Durante a pesquisa no acervo, devem ser observadas as diretrizes de preservação indicadas no item 7.2, bem como o respeito à ordem original e aos vínculos arquivísticos do conjunto documental. Ao retirar qualquer documento, o responsável pelo atendimento deve incluir uma “guia fora” (indicador de substituição temporária) e registrar a movimentação, de modo a assegurar rastreabilidade e retorno ao local de guarda.

O documento de “guia fora” deve conter as seguintes informações:

O documento sinalizador que acompanhará o documento retirado do acervo deve conter as seguintes informações:

As diretrizes a seguir dizem respeito à gestão do acervo arquivístico permanente, uma vez que os documentos em fases corrente e intermediária foram tratados nas diretrizes para a gestão documental.

O Núcleo de Memória da BMA possui um acervo arquivístico de grande relevância para os estudos sobre a trajetória da Biblioteca Mário de Andrade, já que retrata a composição do seu acervo, o crescimento das coleções e as reformas pelas quais a biblioteca passou ao longo dos anos. Essa documentação reflete as mudanças socioculturais da cidade de São Paulo com grande destaque para o livro e a leitura. Além da pesquisa acadêmica, esse acervo também é indispensável para subsidiar as ações administrativas da própria instituição.

A respeito do tratamento do acervo, o artigo 59 da Portaria SGM/SEGES/CGDOC nº 1, de 24 de maio de 2021 (SÃO PAULO, 2021), define a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade), instituída pela Resolução nº 28/CONARQ/2009, como referência para aplicação da descrição e da metodologia arquivística. Esta norma estabelece diretivas no Brasil para a descrição de documentos arquivísticos compatíveis com as normas internacionais em vigor - ISAD(G) e ISAAR(CPF) -, e tem por objetivo facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional. Esta norma tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível; de forma resumida, entende-se a descrição do geral para o particular - com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.

De acordo com a referida norma, considera-se a existência de seis principais níveis de descrição, a saber: acervo da entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção (nível 1), seção (nível 2), série (nível 3), dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5). São admitidos como níveis intermediários o acervo da subunidade custodiadora (nível 0,5), a subseção (nível 2,5) e a subsérie (nível 3,5). Sendo assim, para que o acervo seja tratado de acordo com a Nobrade, é importante que esteja estruturado da maneira lógica proposta pela norma. O instrumento/esquema que estabelece a organização dos documentos de um arquivo a partir do estudo das estruturas, funções e atividades da entidade produtora e da análise do acervo é chamado de Quadro de Arranjo.

O Quadro de Arranjo proporcionará a estrutura de organização física e lógica do acervo para que, consequentemente, todos os níveis de descrição sejam realizados. Através dele, todo e qualquer item documental recolhido ao Núcleo de Memória deverá passar pelo processamento técnico e classificado de acordo com o quadro de arranjo vigente.

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