DOCSP 19/08/2026 - Diario Oficial da Cidade de Sao Paulo - Edicao 207

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quarta-feira, 19 de agosto de 2026

149 – São Paulo, 71 (207)

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Arquivologia: Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística.

Arranjo: 1. Processo que, na organização de arquivos permanentes consiste na ordenação dos fundos, uns em relação aos outros, na ordenação das séries dentro dos fundos, das sub-séries dentro das séries e dos itens documentais dentro das sub-séries. 2. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Atividade-fim: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento, também chamada atividade finalística.

Atividade-Meio: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório, também chamada atividade mantenedora.

Avaliação de Documentos: processo de análise de documento, elaborado por uma equipe interdisciplinar, que consiste em identificar valores para os documentos (primário e secundário) e analisar seu ciclo de vida, com vista a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

Ciclo de Vida De Documentos/Ciclo Vital: sucessão de fases por que passam os documentos (corrente, intermediário e permanente), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Classificação: Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação ou quadro de arranjo.

Comissão de Avaliação e Destinação: Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.

Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos, dados e informações.

Datas-limite: Elemento de identificação cronológica, de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido (documentos avulsos, processo, dossiê, série, fundo ou coleção).

Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.

Desinfestar: livrar objetos ou ambientes de micro-organismos, insetos, roedores ou outros animais infestantes, capazes de provocar danos à saúde e/ou aos bens culturais. A definição abrange os termos desinsetizar e desinfectar.

Destinação: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação.

Digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

Documento corrente: aquele em curso ou que se conserva junto à unidade produtora em razão de sua vigência.

Documento de arquivo: registro de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzido, recebido ou acumulado por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas no exercício de suas funções e atividades.

Documento intermediário: aquele com uso pouco frequente que aguarda prazos de prescrição e precaução até sua eliminação ou recolhimento.

Documento permanente: aquele com valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado.

Eliminação: destruição de documentos que na avaliação foram considerados sem valor permanente, por meio de fragmentação manual ou mecânica.

Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Fundo: Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma única instituição, mantendo entre si relações orgânicas e que são preservados no arquivo como prova ou testemunho legal ou cultural.

Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.

Higienização: retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação de documentos.

Informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável.

Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado.

Inventário: Instrumento de pesquisa no qual são descritos os documentos de um fundo ou série, de acordo com os critérios de arranjo. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

Massa documental acumulada: volume de documentos produzidos e recebidos no exercício de funções e atividades dos órgãos e entidades municipais, estaduais ou federais que foram acumulados ao longo do tempo sem a aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Plano de Classificação: organiza o universo documental, sistematizando as atividades que geram documentos, relacionando-os à função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação, garantindo a preservação do contexto de produção dos documentos. O Plano de Classificação ordena o universo documental de forma lógica, alinhado à cultura institucional e organizacional.

Quadro de Arranjo : Plano diretor estabelecido para o arranjo do conjunto de documentos conservados em um arquivo.

Recolhimento: 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente. 3. Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo

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