DOMFO 02/09/2026 - Diario Oficial do Municipio de Fortaleza - CE

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

QUARTA-FEIRA - PÁGINA 14

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º A composição e as atribuições do Grupo de Trabalho da Gestão Inteligente de Documentos (GT - GID), serão instituídas por ato do Secretário Municipal das Finanças e passam a ser definidas na forma desta Portaria.

Art. 2º O GT - GID tem por finalidade promover a gestão dos documentos, resultantes dos processos administrativos de aquisição e pagamento nos quais o(a) Secretário(a) Municipal das Finanças, o Secretário Executivo Municipal das Finanças, e demais agentes públicos da SEFIN, figurem como ordenadores de despesas, das seguintes Unidades Orçamentárias:

I - Fundo de Investimento e Desenvolvimento de Atividades da Administração Fazendária – FIDAF;

II - Recursos sob a Supervisão da SEFIN (Encargos Gerais); e

III - Secretaria Municipal das Finanças – SEFIN

Do GRUPO DE TRABALHO DA GESTÃO INTELIGENTE DE DOCUMENTOS (GT - GID) Seção I

Da Composição

Art. 3º O GT - GID é composto por representantes designados por ato do Secretário Municipal das Finanças, vinculadas às seguintes unidades orgânicas da SEFIN:

I - Assessoria de Governança (ASGOV);

II - Assessoria Jurídica (ASJUR);

III - Coordenadoria Administrativo Financeira (COAFI);

IV - Coordenadoria do Tesouro Municipal (COTEM);

V - Coordenadoria de Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação (COGETI).

Parágrafo Único. A Coordenação do GT-GID ficará a cargo da Assessoria de Governança – ASGOV e, em caso de ausência ou impedimento, a Assessoria Jurídica indicará um representante para assumir a função de Coordenador.

Art. 4º O GT - GID contará com uma Secretaria Executiva, que terá como finalidade contribuir para a elaboração e o cumprimento do fluxo de trabalho da gestão de documentos e prover apoio logístico e material necessário ao cumprimento das atribuições inerentes ao colegiado, executada pela Assessoria de Governança – ASGOV.

Seção II

Do Funcionamento

Art. 5º As atividades realizadas pelo GT - GID compreendem o gerenciamento, a operacionalização e a análise de conformidade legal dos processos a serem exercidas, respectivamente, pelas seguintes equipes:

I - equipe de gerenciamento: constituída por servidores representantes das setoriais que compõe o GT-GID, designados por ato do(a) Secretário(a) Municipal das Finanças;

II - equipe de operacionalização: constituída por servidores integrantes das setoriais, designados por ato do(a) Secretário(a) Municipal das Finanças e indicados pelas Coordenações;

III - equipe de análise de conformidade legal dos processos da GID: constituída por todos os servidores lotados na Assessoria Jurídica.

Seção III

Do Expediente

Art. 6º O GT - GID se reunirá, eventualmente, mediante convocação, visando dar cumprimento as demandas existentes, e extraordinariamente, por convocação do coordenador ou do(a) Secretário(a) Municipal das Finanças.

§ 1º As reuniões serão realizadas com a participação de no mínimo 9 (nove) membros sendo, pelo menos, 01 (um) membro representante de cada área que tem assento no GT - GID.

§ 2º Eventualmente, poderão ser convocados servidores ou colaboradores de outras unidades orgânicas da SEFIN ou de outro Órgão Municipal, para colaborar em ações de implantação e melhorias junto ao Grupo de Trabalho do GID.

Art. 7º A pauta das reuniões do GT - GID será composta a partir de sugestões de qualquer de seus membros ou da Secretaria Executiva, admitindo-se, no início de cada sessão, a inclusão ou a exclusão de assuntos já em pauta.

§ 1º Excepcionalmente, os assuntos específicos e urgentes serão objeto de deliberação mediante comunicação entre os membros do GT ou de suas equipes.

§ 2º Os membros do GT - GID deverão justificar formalmente e com antecedência, eventual impossibilidade de comparecer às reuniões.

Art. 8º Compete ao Coordenador do GT - GID:

I - coordenar todos os trabalhos que envolvam a Gestão Inteligente de Documentos - GID;

II - propor a atualização das normas relacionadas à GID;

III - dar execução às decisões do GT - GID;

IV - cumprir e fazer cumprir as disposições da presente Portaria; e

V - decidir os casos de urgência, ad referendum do GT - GID.

Seção II

Da Secretaria Executiva

Art. 9º Compete à Secretaria Executiva do GT - GID:

I - recepcionar e autorizar os pedidos de liberação dos processos para fins de armazenamento em dispositivo de responsabilidade do agente público;

II - monitorar as atividades das áreas quanto ao cumprimento dos prazos definidos no fluxograma da GID; III - gerenciar os acessos da pasta auriga (\auriga\GID) e do e-mail GID ([email protected]);

IV - revisar periodicamente o processo e os documentos relacionados a este;

V - implantar e divulgar a metodologia utilizada na gestão de documentos, mediante a utilização de checklist, previamente elaborados e disponibilizados na pasta “auriga”, objetivando eficiência operacional e padronização de procedimento de aquisição e pagamento; VI - organizar e secretariar as reuniões e elaborar as respectivas atas, quando solicitada; e

VII - coordenar e executar outras atividades solicitadas pela coordenação do GT- GID.

Seção III Da Equipe de Gerenciamento