DOMMGAMM 15/09/2026 - Diario Oficial dos Municipios de Minas Gerais (AMM)

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Minas Gerais , 15 de Setembro de 2026 • Diário Oficial dos Municípios Mineiros • ANO XVIII | Nº 4360

IV – proteger os dados pessoais e sensíveis dos pacientes e empregados do CISAMAPI ;

V – modernizar a gestão documental por meio da transição para o ambiente digital;

VI – garantir a rastreabilidade e a transparência dos atos administrativos.

CAPÍTULO III

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Art. 5º Os documentos do CISAMAPI classificam-se quanto à natureza em:

I – ostensivos: documentos de livre acesso, sem restrição de consulta;

II – restritos: documentos cujo acesso é limitado a determinados agentes em razão de sigilo legal, privacidade ou interesse institucional; III – sigilosos: documentos que, por sua natureza, exigem medidas especiais de proteção, incluindo os que contêm dados pessoais sensíveis de saúde dos pacientes.

Art. 6º Quanto ao suporte, os documentos classificam-se em:

I – físicos: produzidos e mantidos em papel ou outro suporte não digital;

II – nato-digitais: produzidos originariamente em meio eletrônico;

III – digitalizados: resultantes da conversão de documentos físicos para o formato digital.

Art. 7º Quanto à espécie e tipologia, os documentos do CISAMAPI compreendem:

I – documentos de saúde e histórico médico de pacientes: prontuários, registros de consultas, exames, relatórios cirúrgicos, atendimentos hospitalares, laudos, receituários e demais documentos clínicos;

II – documentos de licitação e contratos: editais, propostas, atas de julgamento, contratos, aditivos, ordens de serviço, notas de empenho e documentos correlatos;

III – documentos financeiros, contábeis e fiscais: balancetes, balanços, notas fiscais, comprovantes de pagamento, empenhos, ordens bancárias, prestações de contas e documentos correlatos;

IV – documentos de pessoal: folhas de pagamento, fichas funcionais, contratos de trabalho, registros de férias, rescisões, holerites, documentos do e- Social e documentos correlatos regidos pela CLT ;

V – documentos patrimoniais: tombamentos, inventários, termos de baixa, registros de veículos e imóveis;

VI – documentos administrativos e institucionais: atos normativos, atas de reunião, correspondências, relatórios de gestão e documentos correlatos.

CAPÍTULO IV FASES DO ARQUIVO

Art. 8º O ciclo de vida dos documentos do CISAMAPI compreende três fases:

I – arquivo corrente;

II – arquivo intermediário;

III – arquivo permanente.

Art. 9º O arquivo corrente abrange os documentos em tramitação ou de consulta frequente, mantidos nas unidades produtoras ou em local de fácil acesso.

Art. 10. O arquivo intermediário abrange os documentos que aguardam cumprimento de prazos legais ou administrativos, com consulta esporádica, podendo ser armazenados em local centralizado.

Art. 11. O arquivo permanente abrange os documentos de valor histórico, probatório ou informativo que devem ser preservados indefinidamente, sendo vedada a sua eliminação.

CAPÍTULO V

NORMAS ESPECÍFICAS POR TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Seção I

Documentos de Saúde e Histórico Médico

Art. 12. Os documentos de saúde e histórico médico dos pacientes atendidos pelo CISAMAPI são considerados dados pessoais sensíveis nos termos do art. 5º , inciso II, da LGPD, sujeitando-se às medidas reforçadas de proteção previstas neste Decreto.

Art. 13. Os prontuários e demais registros clínicos dos pacientes devem ser mantidos em arquivo corrente pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos após o último atendimento, transferidos para o arquivo intermediário pelo prazo de15 (quinze) anos e, após avaliação pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA , destinados à guarda permanente ou eliminação conforme a Tabela de Temporalidade Documental – TTD constante do Anexo Único deste Decreto.

Art. 14. É vedada a eliminação de prontuários de pacientes menores de18 (dezoito)anos antes do completamento da maioridade, independentemente dos prazos estabelecidos na TTD .

Seção II

Documentos de Licitação e Contratos

Art. 15. Os documentos relativos a processos licitatórios e contratos firmados pelo CISAMAPI devem ser mantidos em arquivo corrente durante a vigência do contrato e por 5 (cinco) anos após o encerramento, transferidos ao arquivo intermediário por 5 (cinco) anos adicionais e, após avaliação, destinados à guarda permanente ou eliminação conforme a TTD .

Art. 16. Os processos de licitação encerrados sem contratação devem ser arquivados pelo prazo de 5 (cinco) anos em arquivo corrente, seguidos de 5 (cinco) anos em arquivo intermediário.

Seção III

Documentos Financeiros, Contábeis e Fiscais

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