DOMMGAMM 15/09/2026 - Diario Oficial dos Municipios de Minas Gerais (AMM)

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Minas Gerais , 15 de Setembro de 2026 • Diário Oficial dos Municípios Mineiros • ANO XVIII | Nº 4360

Art. 26. Os contratos, aditivos, empenhos, notas fiscais eletrônicas –NF-e, ordens bancárias e demais documentos financeiros nato-digitais do CISAMAPI devem, adicionalmente:

I – ser registrados no sistema de gestão financeira do CISAMAPI com número de identificação único;

II – garantir interoperabilidade com os sistemas do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais – TCEMG e da Secretaria do Tesouro Nacional – STN;

III – ser arquivados em conformidade com os prazos estabelecidos na TTD , observando as exigências do TCEMG quanto à prestação de contas.

Seção III

Documentos Digitalizados

Art. 27. O processo de digitalização de documentos físicos do CISAMAPI deve atender aos seguintes requisitos técnicos mínimos:

I – resolução mínima de300 DPI (pontos por polegada) para documentos textuais e de 600 DPI para documentos que contenham imagens, fotografias, gráficos ou elementos gráficos relevantes;

II – uso do formato PDF/A(ISO 19005) para arquivamento, com camada de texto reconhecida por meio de tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres –OCR, quando tecnicamente viável;

III – inclusão de metadados no momento da digitalização, compreendendo: data de digitalização, identificação do operador responsável, equipamento utilizado, resolução adotada, formato do arquivo e referência ao documento físico original;

IV – verificação de qualidade após a digitalização, certificando a legibilidade, a integridade e a fidelidade da imagem ao documento físico original; V – aplicação de assinatura digital no arquivo gerado, com certificado reconhecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira –ICP-Brasil, para garantir a autenticidade do documento digitalizado.

Art. 28. A digitalização de documentos poderá ser executada por empregados do CISAMAPI devidamente capacitados ou por empresa especializada contratada para esse fim, mediante processo licitatório, observando-se, em qualquer caso, as normas técnicas deste Decreto.

Art. 29.São categorias de digitalização obrigatória e prioritária no CISAMAPI :

I – prontuários médicos e registros de saúde dos pacientes atendidos;

II – contratos, aditivos e instrumentos congêneres firmados pelo CISAMAPI ;

III – processos de licitação encerrados;

IV – folhas de pagamento e documentos funcionais dos empregados;

V – documentos contábeis e financeiros;

VI – atos normativos, atas e demais documentos institucionais.

Seção IV

Eliminação de Documentos Físicos após Digitalização

Art. 30. Após a conclusão do processo de digitalização, os documentos físicos poderão ser eliminados, desde que atendidos, cumulativamente, os seguintes requisitos:

I – conclusão do processo de digitalização em conformidade com os requisitos técnicos estabelecidos no art. 27 deste Decreto;

II – verificação e validação da qualidade da imagem digitalizada, atestando a fidelidade ao documento físico original;

III – aplicação de assinatura digital no arquivo gerado, com certificado reconhecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira –ICP-Brasil; IV – armazenamento do arquivo digital em repositório arquivístico digital confiável, com no mínimo dois backups em locais fisicamente distintos;

V – elaboração e aprovação do Termo de Eliminação de Documentos Físicos Digitalizados pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA ;

VI – publicação de Edital de Ciência de Eliminação com prazo mínimo de30 (trinta) dias para manifestações, nos termos da Resolução do CONARQ nº 40, de 2014.

Art. 31. É vedada a eliminação de documentos físicos digitalizados nas seguintes hipóteses:

I – documentos considerados de guarda permanente nos termos da TTD , em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo; II – documentos cujas assinaturas ou características físicas originais não possam ser adequadamente verificadas ou reproduzidas pelo processo de digitalização, a juízo da CADA;

III – documentos exigidos em formato físico original por legislação específica, normas do TCEMG ou determinação judicial;

IV – prontuários médicos cujo paciente ainda se encontre em tratamento ativo junto ao CISAMAPI ;

V – documentos objeto de investigação administrativa, inquérito ou processo judicial em curso.

Art. 32. O Termo de Eliminação de Documentos Físicos Digitalizados deverá conter:

I – identificação dos documentos eliminados, com número de série ou código de controle;

II – data e local da eliminação;

III – método de destruição física utilizado, que deverá ser irreversível, preferencialmente fragmentação mecânica ou incineração;

IV – identificação dos responsáveis pela execução e pela supervisão do processo;

V – referência ao processo de digitalização correspondente e à localização dos arquivos digitais;

VI – assinatura dos membros da CADA presentes.

Art. 33. A destruição física dos documentos eliminados será realizada de forma irreversível, preferencialmente por meio de fragmentação mecânica ou incineração, sendo lavrada ata circunstanciada do processo, assinada pelos membros da CADA e arquivada em caráter permanente.

Seção V

Processo de Transição dos Documentos Físicos para o Ambiente Digital

Art. 34. Fica instituído o Programa de Gestão Documental Digital – PGDD do CISAMAPI , destinado a regulamentar e executar a transição progressiva do acervo documental físico para o suporte digital.

Art. 35. O PGDD será implementado em 5 (cinco) fases, com os seguintes prazos e atividades:

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