DOMMGAMM 15/09/2026 - Diario Oficial dos Municipios de Minas Gerais (AMM)

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Minas Gerais , 15 de Setembro de 2026 • Diário Oficial dos Municípios Mineiros • ANO XVIII | Nº 4360

I – Fase 1 – Diagnóstico e Planejamento (prazo: 90 dias contados da publicação deste Decreto): realização de diagnóstico completo do acervo físico, com identificação e quantificação dos documentos por tipologia, identificação dos documentos prioritários para digitalização, avaliação da infraestrutura tecnológica disponível e elaboração do Plano de Digitalização;

II – Fase 2 – Infraestrutura e Capacitação (prazo: 180 dias contados da publicação deste Decreto): aquisição ou contratação dos equipamentos, sistemas e serviços necessários à digitalização, configuração do repositório arquivístico digital confiável, capacitação dos empregados envolvidos no processo e publicação do Plano de Digitalização no sítio eletrônico do CISAMAPI ;

III – Fase 3 – Digitalização Prioritária (prazo: 12 meses contados da publicação deste Decreto): digitalização dos documentos identificados como prioritários na Fase 1, especialmente os das categorias previstas no art. 29 deste Decreto, com aplicação de todos os requisitos técnicos obrigatórios; IV – Fase 4 – Acervo Remanescente (prazo: 24 meses contados da publicação deste Decreto): digitalização do acervo documental físico remanescente, com priorização definida pela CADA conforme critérios de valor, frequência de consulta e prazo de guarda residual;

V – Fase 5 – Encerramento e Eliminação ( prazo: contínuo, após a conclusão das fases anteriores): avaliação final do acervo digitalizado, elaboração dos Termos de Eliminação, realização do Edital de Ciência e eliminação definitiva dos documentos físicos que atendam aos requisitos previstos no art. 30 deste Decreto.

Art. 36. O Plano de Digitalização, elaborado na Fase 1 do PGDD , deverá conter obrigatoriamente:

I – diagnóstico quantitativo e qualitativo do acervo físico, por tipologia documental;

II – cronograma detalhado de digitalização, com metas e indicadores de desempenho;

III – especificações técnicas dos equipamentos e sistemas a serem utilizados;

IV – definição dos metadados mínimos a serem inseridos por tipologia documental;

V – procedimentos de controle de qualidade e validação dos arquivos gerados;

VI – protocolo de segurança da informação aplicável ao processo de digitalização;

VII – estimativa de custos e fonte de recursos para execução do Plano.

Art. 37. Durante o período de transição, enquanto o processo de digitalização estiver em curso, o CISAMAPI deverá manter controle paralelo dos acervos físico e digital, por meio de inventário atualizado, indicando para cada documento: localização física, situação da digitalização, localização do arquivo digital e prazo de guarda remanescente.

Art. 38. As medidas de salvaguarda durante o processo de transição compreendem:

I – manutenção dos documentos físicos em condições adequadas de conservação até a conclusão da digitalização e validação dos arquivos digitais correspondentes;

II – vedação da eliminação de qualquer documento físico antes da conclusão e validação de sua versão digitalizada;

III – realização de backups diários dos arquivos digitalizados durante o processo de transição;

IV – designação formal de empregado responsável pelo controle e pela supervisão de cada etapa do processo de transição.

Art. 39. O PGDD será gerido pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, com supervisão da Diretoria Administrativa do CISAMAPI, que deverá aprovar formalmente o Plano de Digitalização e os Termos de Eliminação correspondentes. Seção VI

Normas de Segurança dos Documentos Eletrônicos Nato-Digitais e Digitalizados

Art. 40. A segurança dos documentos eletrônicos nato-digitais e digitalizados do CISAMAPI será garantida mediante a adoção das seguintes medidas obrigatórias: I – controle de acesso por autenticação forte, com múltiplos fatores de verificação, e gestão de identidade e privilégios mínimos para cada perfil de usuário;

II – registro de logs de auditoria de todos os acessos, alterações, exclusões e movimentações de documentos, com retenção mínima de 5 (cinco) anos; III – criptografia de dados em repouso e em trânsito, com uso de protocolos e algoritmos reconhecidos como seguros pelos órgãos competentes; IV – realização de backups diários automáticos, com armazenamento em pelo menos dois ambientes fisicamente distintos e realização de testes de restauração trimestrais;

V – instalação e manutenção de sistemas de detecção e prevenção de intrusões –IDS/IPS, firewall e antivírus atualizados;

VI – política de senhas com requisitos mínimos de complexidade, expiração periódica e bloqueio automático após tentativas de acesso malsucedidas; VII – revogação imediata de credenciais de acesso em caso de desligamento, afastamento ou mudança de função do empregado;

VIII – realização de varredura periódica de vulnerabilidades nos sistemas que armazenam documentos eletrônicos, com periodicidade mínima trimestral;

IX – aplicação de hash criptográfico em todos os documentos armazenados, com verificação periódica de integridade;

X – atualização regular dos sistemas operacionais, aplicativos e firmware dos equipamentos utilizados no armazenamento e processamento de documentos digitais.

Art. 41. Os documentos eletrônicos classificam-se quanto ao nível de segurança em:

I – ostensivos: documentos de acesso irrestrito, disponíveis para consulta por qualquer empregado ou, quando for o caso, pelo público em geral, nos termos da Lei nº 12. 527/2011;

II – restritos: documentos cujo acesso é limitado a determinados perfis de usuário em razão de sigilo funcional, estratégico ou de interesse institucional; III – sigilosos: documentos que contêm dados pessoais sensíveis, incluindo os dados de saúde dos pacientes atendidos pelo CISAMAPI , sujeitos às medidas reforçadas de proteção previstas na LGPD.

Art. 42. Os documentos eletrônicos que contenham dados pessoais sensíveis de saúde dos pacientes atendidos pelo CISAMAPI estão sujeitos, adicionalmente, às seguintes medidas de segurança:

I – armazenamento em servidor dedicado e segregado dos demais sistemas do CISAMAPI , com controle de acesso independente;

II – criptografia ponta a ponta no tráfego de dados, com certificado digital reconhecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira –ICP-Brasil; III – anonimização ou pseudonimização dos dados quando utilizados para fins estatísticos, de pesquisa ou de formação profissional; IV – registro de todas as hipóteses de tratamento de dados de saúde, com identificação do agente responsável, da finalidade e da base legal, nos termos da LGPD;

V – notificação imediata à Autoridade Nacional de Proteção de Dados –ANPD em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano a titulares dos dados.

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