DOMMGAMM 21/09/2026 - Diario Oficial dos Municipios de Minas Gerais (AMM)

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Minas Gerais , 21 de Setembro de 2026 • Diário Oficial dos Municípios Mineiros • ANO XVIII | Nº 4364

Art. 2º Ficam designados para compor a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD os seguintes servidores: I – Rozina Mazarelo Albergaria de Macedo Souza, ocupante do cargo efetivo de Datilógrafa, matrícula nº 28, Presidente; II – Mayara Ferreira Costa, ocupante do cargo efetivo de Auxiliar Administrativo, matrícula nº 3514, Membro;

III – Matheus Bitarães Sampaio, ocupante do cargo efetivo de Técnico em Informática, matrícula nº 3662, Membro.

§ 1º Os servidores designados neste artigo também integram a Comissão de Avaliação e Validação da Digitalização de Documentos, nos termos da Portaria nº 111, de 14 de setembro de 2026.

§ 2º O exercício simultâneo das funções não implica sobreposição de competências, devendo cada Comissão atuar de acordo com as atribuições estabelecidas nos respectivos atos normativos.

Art. 3º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD:

I – avaliar os documentos produzidos e recebidos pelo Município, identificando seus valores administrativo, fiscal, jurídico, probatório, informativo, histórico e cultural; II – identificar e organizar os conjuntos, séries e tipos documentais produzidos ou recebidos pelas unidades administrativas;

III – elaborar, propor, revisar e manter atualizados o plano ou código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos, observadas as normas arquivísticas aplicáveis;

IV – orientar as unidades administrativas quanto à classificação, organização, guarda, preservação e destinação dos documentos; V – avaliar a documentação acumulada pelas unidades administrativas, inclusive aquela produzida anteriormente à instituição desta Comissão, quando necessária à regularização da gestão documental;

VI – selecionar os documentos destinados à preservação permanente e aqueles passíveis de eliminação, conforme os instrumentos de gestão documental aplicáveis;

VII – elaborar a Listagem de Eliminação de Documentos, quando cabível, e submetê-la à aprovação da autoridade competente, observados os procedimentos e autorizações exigidos pela legislação;

VIII – acompanhar os procedimentos de eliminação, inclusive a publicação dos atos necessários e a elaboração do respectivo Termo de Eliminação de Documentos;

IX – propor o recolhimento ou a preservação permanente dos documentos que apresentem valor histórico, probatório, informativo, cultural ou outro valor permanente; X – solicitar às unidades administrativas informações, documentos e esclarecimentos necessários ao desenvolvimento de suas atividades;

XI – manter registros de suas avaliações, seleções, deliberações e demais atividades;

XII – acompanhar a observância das normas e orientações do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, do Arquivo Público Mineiro, quando aplicáveis, e da instituição arquivística pública competente;

XIII – propor medidas destinadas ao aperfeiçoamento da gestão documental do Município; e

XIV – exercer outras atribuições relacionadas à avaliação e à destinação documental, desde que compatíveis com sua finalidade e com a legislação aplicável.

Art. 4º Na avaliação documental, a CPAD deverá considerar, entre outros aspectos: I – a finalidade e a função administrativa do documento; II – seus valores jurídico, fiscal, probatório e informativo; III – sua relevância histórica, cultural ou institucional;

IV – os direitos e obrigações que possam ser comprovados por seu conteúdo; V – os prazos legais ou regulamentares de guarda;

VI – a existência de processos administrativos, judiciais, procedimentos de controle, auditoria, fiscalização ou prestação de contas relacionados aos documentos; e

VII – os instrumentos de gestão documental e as demais normas arquivísticas aplicáveis.

Art. 5º A digitalização de documentos não implica, por si só, autorização para eliminação dos respectivos documentos físicos.

§ 1º A conferência e a validação técnica da digitalização competem à Comissão de Avaliação e Validação da Digitalização de Documentos, nos termos do Decreto Municipal nº 1.468, de 14 de setembro de 2026, e da Portaria nº 111, de 14 de setembro de 2026.

§ 2º A avaliação arquivística, a definição da temporalidade e a seleção para preservação ou eliminação competem à CPAD, observadas a legislação e as normas da instituição arquivística pública competente.

§ 3º Os registros produzidos pela Comissão de Avaliação e Validação da Digitalização de Documentos poderão subsidiar os trabalhos da CPAD, sem substituir a avaliação arquivística.

Art. 6º É vedada a eliminação de documentos: I – de guarda permanente;

II – cujo prazo de guarda ainda não tenha sido cumprido;

III – necessários à comprovação de direitos ou obrigações do Município ou de terceiros;

IV – relacionados a processos administrativos ou judiciais ainda não encerrados, quando necessária sua preservação;

V – vinculados a procedimentos de auditoria, fiscalização, controle, tomada ou prestação de contas enquanto houver necessidade de sua manutenção; ou

VI – cuja destinação não esteja regularmente definida ou cuja eliminação seja impedida por disposição legal ou determinação da autoridade ou instituição competente.

Art. 7º A eliminação de documentos somente poderá ocorrer após a conclusão da avaliação e seleção pela CPAD e o cumprimento dos procedimentos, aprovações e autorizações exigidos pela legislação arquivística aplicável.

§ 1º A Listagem de Eliminação de Documentos será elaborada pela CPAD e submetida à aprovação do titular do órgão ou entidade produtora ou acumuladora, sem prejuízo da aprovação ou autorização da instituição arquivística pública competente, quando exigida.

§ 2º Após o cumprimento das etapas de aprovação e autorização, deverão ser observados os procedimentos relativos ao Edital de Ciência de Eliminação de Documentos e ao Termo de Eliminação de Documentos, na forma da regulamentação aplicável.

§ 3º A eliminação deverá assegurar a destruição irreversível dos documentos, observados os requisitos de segurança da informação, proteção de dados pessoais, sigilo e proteção ambiental.

Art. 8º Enquanto não estiverem aprovados ou formalmente adotados os instrumentos de classificação, temporalidade e destinação aplicáveis ao Município, não poderá ocorrer eliminação indiscriminada de documentos, devendo ser preservada a documentação cuja destinação ainda não esteja regularmente definida.

Art. 9º A CPAD poderá solicitar apoio técnico de servidores das unidades administrativas, profissionais especializados ou representantes de órgãos, entidades ou instituições com conhecimento relacionado à matéria objeto de análise.

Parágrafo único. Os participantes convidados não integrarão a Comissão para fins de votação, salvo se formalmente designados como membros.

Art. 10. A CPAD reunir-se-á sempre que necessário ao cumprimento de suas atribuições, mediante convocação de seu Presidente.

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