DOU 01/10/2026 - Diario Oficial da Uniao - Brasil

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Seção 1

Nº 186, quinta-feira, 1 de outubro de 2026

ISSN 1677-7042

X - preservação digital ativa, mediante monitoramento, migração, normalização, verificação de integridade e manutenção da cadeia de preservação; e XI - sustentabilidade, mediante planejamento institucional, capacitação, governança, recursos compatíveis e revisão periódica da Política. Art. 6º A gestão e a preservação de documentos digitais observarão: I - a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

II - a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; III - a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018;

IV - a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012;

V - a Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020;

VI - a Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021;

VII - o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020;

VIII - a Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que dispõe sobre o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 2; IX - a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que dispõe sobre as Diretrizes para a Implementação de Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq Confiáveis, Versão 2; X - as normas e orientações do CONARQ aplicáveis à gestão e à preservação de documentos arquivísticos digitais; e

XI - os referenciais técnicos nacionais e internacionais indicados no Anexo.

§ 1º A gestão de documentos digitais deverá ser incorporada aos processos de trabalho, aos sistemas corporativos, às contratações de soluções tecnológicas, à gestão de riscos, à segurança da informação, à proteção de dados pessoais, à transparência ativa e passiva e à preservação da memória institucional do Ministério.

§ 2º Os sistemas, plataformas, bases de dados e soluções tecnológicas que produzam, recebam, tramitem, armazenem ou preservem documentos digitais deverão observar requisitos arquivísticos, padrões de metadados, critérios de segurança, regras de interoperabilidade e diretrizes de preservação digital. CAPÍTULO III DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS Seção I

Das fases do ciclo de vida documental

• Art. 7º O ciclo de vida dos documentos arquivísticos digitais abrange três fases: I - produção e captura;

II - uso e manutenção; e

III - destinação.

§ 1º A produção e a captura compreendem a criação, o recebimento, o registro e a incorporação dos documentos digitais em sistema institucional oficial. § 2º O uso e a manutenção compreendem a tramitação, o acesso, a assinatura eletrônica, o controle de versões, o armazenamento e a guarda temporária dos documentos digitais. § 3º A destinação compreende a eliminação segura ou a transferência para preservação de longo prazo, conforme os prazos definidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD e a avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.

Art. 8º As fases do ciclo de vida documental serão acompanhadas de metadados arquivísticos que assegurem a rastreabilidade, a autenticidade, a integridade e a contextualização dos documentos digitais.

Seção II

Da produção, da captura e da tramitação

Art. 9º A produção, o recebimento, a captura, a tramitação e o armazenamento de documentos digitais deverão ocorrer preferencialmente em sistemas institucionais oficiais. Art. 10. O Sistema Eletrônico de Informações - SEI é o sistema primário de gestão documental do MIDR para a tramitação de processos administrativos e para o registro formal de decisões, despachos e comunicações oficiais, sem prejuízo de outros sistemas oficialmente designados para finalidades específicas.

Art. 11. Os documentos digitais produzidos no âmbito do MIDR deverão: I - ser assinados eletronicamente, quando cabível, conforme a Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020; II - conter metadados de autoria, data, unidade produtora e função administrativa; III - possuir controle de versão e histórico de tramitação, quando aplicável; IV - adotar formatos abertos e padronizados, sempre que possível; e V - ser vinculados às funções e atividades previstas no Código de Classificação de Documentos - CCD aplicável ao MIDR.

Parágrafo único. Os documentos produzidos ou recebidos fora dos sistemas oficiais deverão ser incorporados ao SEI ou a outro sistema oficialmente designado, de modo controlado, rastreável e acompanhado dos metadados necessários.

Art. 12. É vedada a tramitação de documentos de valor arquivístico exclusivamente por aplicativos de mensagens, mídias removíveis ou outros meios não oficiais que não assegurem registro, rastreabilidade, integridade e controle de acesso.

Art. 13. O compartilhamento de documentos digitais com outros órgãos ou entidades deverá ocorrer por meio de sistema, barramento, protocolo eletrônico ou outro meio institucional seguro, respeitados os níveis de acesso e a classificação da informação. Seção III

Da digitalização

Art. 14. A digitalização de documentos arquivísticos em suporte físico observará a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, as normas arquivísticas aplicáveis e as disposições técnicas do Anexo.

Art. 15. O processo de digitalização deverá assegurar:

I - a preservação do conteúdo e do contexto dos documentos originais; II - a rastreabilidade das operações realizadas;

III - a identificação dos agentes envolvidos;

IV - a incorporação dos arquivos digitais ao SEI ou a outro sistema institucional oficial; e V - a manutenção dos metadados arquivísticos essenciais exigidos pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.

Art. 16. A eliminação de documentos originais em suporte físico somente ocorrerá mediante autorização formal da CPAD, observadas a TTDD e a legislação aplicável. Seção IV

Da classificação, indexação, avaliação e destinação

Art. 17. Os documentos digitais deverão ser classificados conforme o CCD aplicável ao Ministério e aos órgãos e entidades da administração pública federal. Parágrafo único. A classificação deverá refletir a função, a atividade e o contexto de produção ou recebimento do documento, de modo a orientar a recuperação da informação, a aplicação dos prazos de guarda, a avaliação, a destinação e a preservação. Art. 18. A indexação de documentos digitais observará padrões de metadados compatíveis com os referenciais técnicos indicados no Anexo, de modo a assegurar interoperabilidade, recuperação da informação e preservação de longo prazo.

Art. 19. A avaliação e a destinação dos documentos em ambiente digital serão conduzidas pela CPAD, com apoio técnico da Divisão de Documentação e Informação - DDI. Art. 20. A destinação de documentos digitais compreenderá: I - eliminação, conforme os prazos definidos na TTDD; ou II - preservação permanente, mediante transferência ao RDC-Arq, quando houver valor histórico, probatório ou informacional. § 1º A eliminação de documentos digitais deverá ser documentada, irreversível, rastreável e auditável, precedida de relatório de descarte e de autorização formal da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

§ 2º Os registros relativos à eliminação deverão ser formalizados no SEI ou em outro sistema institucional oficial, com assinatura eletrônica dos responsáveis pela autorização e pela execução do procedimento.

§ 3º As cópias de segurança temporárias relacionadas aos documentos destinados à eliminação deverão ser mantidas apenas pelo prazo necessário à conclusão do procedimento de descarte, conforme norma complementar. CAPÍTULO IV

DA SEGURANÇA, DO ACESSO E DA INTEGRIDADE

Art. 21. A gestão de documentos digitais observará as normas de segurança da informação, proteção de dados pessoais, controle de acesso e preservação da integridade documental.

Art. 22. O acesso público a documentos digitais observará a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e os níveis de restrição de acesso definidos pelas instâncias competentes.

Art. 23. Os sistemas utilizados para gestão e preservação de documentos digitais deverão manter registros de auditoria, controle de acesso, identificação dos responsáveis, data e hora dos eventos e mecanismos de verificação de integridade. CAPÍTULO V

DA PRESERVAÇÃO DIGITAL E DO REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL Art. 24. O MIDR adotará estratégia progressiva de preservação digital, orientada à manutenção da autenticidade, da integridade, da confiabilidade, da acessibilidade e da inteligibilidade dos documentos arquivísticos digitais ao longo do tempo. Art. 25. A estratégia de preservação digital compreenderá: I - preservação ativa no SEI e em sistemas correlatos; II - implantação ou utilização de RDC-Arq;

III - adoção de formatos preserváveis e padrões interoperáveis; IV - registro e manutenção de metadados arquivísticos e de preservação; V - integração entre sistemas corporativos e ambientes de preservação digital; e VI - elaboração e manutenção de Plano de Preservação Digital - PPD. Art. 26. O RDC-Arq será o ambiente tecnológico destinado à preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos digitais de valor permanente e deverá assegurar: I - preservação da autenticidade, da integridade, da confidencialidade, da disponibilidade e do acesso; II - gestão de pacotes informacionais de submissão, arquivamento e disseminação; III - controle de metadados arquivísticos, técnicos e de preservação; IV - verificação periódica de integridade;

V - registro de eventos, agentes e ações de preservação;

VI - redundância geográfica, cópias de segurança externas, inclusive off-site, e recuperação de desastres;

VII - auditoria interna e externa periódica, documentação e rastreabilidade; e VIII - controle de acesso compatível com a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Art. 27. O RDC-Arq será gerido pela DDI , em cooperação com a DTI, sob supervisão do Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais - CGPDD. CAPÍTULO VI DA GOVERNANÇA E DAS RESPONSABILIDADES Art. 28. A governança da gestão e da preservação de documentos digitais será exercida pelo CGPDD, instituído pela Portaria nº 2.888, de 21 de agosto de 2024, e pelas seguintes unidades:

I - Secretaria-Executiva - SE;

II - Divisão de Documentação e Informação - DDI;

III - Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI;

IV - Assessoria Especial de Controle Interno - AECI; e V - Ouvidoria.

Art. 29. Compete ao CGPDD:

I - propor a revisão periódica desta Política;

II - propor planos de ação e prioridades de implementação; III - promover a integração entre as áreas técnicas, arquivísticas e tecnológicas; IV - supervisionar a implantação do RDC-Arq e de futuros sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos; V - definir e monitorar indicadores de desempenho e níveis de maturidade arquivística digital; VI - fomentar a capacitação institucional sobre gestão e preservação de documentos digitais; VII - deliberar sobre questões de autenticidade, integridade e conformidade normativa; VIII - promover a articulação com as instâncias responsáveis pela transparência e pela proteção de dados pessoais; e IX - encaminhar recomendações à alta administração e aos órgãos de controle. § 1º As reuniões do CGPDD ocorrerão, no mínimo, trimestralmente, podendo ocorrer extraordinariamente quando convocadas pela SE ou pela maioria de seus membros. § 2º As deliberações do CGPDD serão formalizadas em atas ou instrumentos próprios e registradas no SEI.

§ 3º As deliberações do CGPDD terão caráter deliberativo e normativo interno para fins de orientação e padronização dos procedimentos de gestão e preservação digital, observadas as competências das unidades responsáveis e a legislação aplicável. Art. 30. Compete à SE garantir o apoio administrativo, institucional e orçamentário necessário à execução desta Política. Art. 31. Compete à DDI:

I - planejar, implementar e supervisionar as ações de gestão documental e preservação digital; II - propor instrumentos normativos, planos de classificação, tabelas de temporalidade e procedimentos técnicos; III - apoiar a CPAD nas atividades de avaliação e destinação documental; IV - coordenar programas de formação em gestão e preservação digital, em articulação com as unidades competentes; e V - definir padrões de metadados arquivísticos e supervisionar sua aplicação nos sistemas institucionais, em articulação com a DTI.

Art. 32. Compete à DTI:

I - prover e manter infraestrutura tecnológica segura e aderente aos requisitos desta Política;

II - assegurar a interoperabilidade entre sistemas;

III - implementar e manter medidas de preservação digital, incluindo cópias de segurança externas, inclusive off-site, replicação geográfica e verificação de integridade;

IV - apoiar a implantação e a operação do RDC-Arq; e

V - assegurar a aderência das soluções tecnológicas aos requisitos de segurança da informação e interoperabilidade, observadas as normas institucionais aplicáveis. Art. 33. Compete à AECI:

I - apoiar a gestão de riscos relacionados à gestão documental digital;

II - apoiar auditorias e relatórios de controle relacionados à execução desta Política; III - acompanhar o cumprimento da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, no que couber; e IV - recomendar medidas de aperfeiçoamento de normas e procedimentos relacionados à transparência e ao acesso à informação. Art. 34. Compete à Ouvidoria e ao Encarregado de tratamento de dados pessoais: I - mediar demandas de acesso à informação relacionadas a documentos digitais; II - orientar o tratamento de dados pessoais, conforme a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018; III - receber, monitorar e encaminhar reclamações referentes à transparência e ao acesso a documentos; e

IV - orientar colaboradores quanto às práticas de proteção e governança de dados pessoais, no âmbito de suas competências. Art. 35. Compete às demais unidades administrativas e finalísticas do Ministério: I - produzir, receber, tramitar, classificar e armazenar documentos digitais em sistemas oficiais; II - observar os padrões de metadados, classificação, segurança, acesso e preservação definidos nesta Portaria;

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