DOU 01/10/2026 - Diario Oficial da Uniao - Brasil

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Seção 1

Nº 186, quinta-feira, 1 de outubro de 2026

ISSN 1677-7042

III - zelar pela autenticidade, integridade e fidedignidade dos documentos sob sua responsabilidade;

IV - comunicar incidentes, inconsistências, perda de acesso, falhas de integridade ou riscos à preservação documental; e V - indicar pontos focais, quando solicitado, para apoiar a implementação da Política. Art. 36. Compete à CPAD:

I - conduzir, no âmbito de suas atribuições, a avaliação e a destinação de documentos digitais; II - autorizar a eliminação de documentos digitais e de documentos originais em suporte físico, quando cabível; III - assegurar a observância dos instrumentos de gestão documental aprovados;

IV - orientar a transferência de documentos de guarda permanente para ambiente de preservação de longo prazo; e

V - registrar os atos de avaliação, eliminação, transferência e destinação em sistema institucional oficial. CAPÍTULO VII

DA CAPACITAÇÃO, DO MONITORAMENTO E DA REVISÃO Art. 37. O MIDR promoverá programas permanentes de capacitação destinados aos agentes públicos e colaboradores envolvidos nas atividades de gestão documental e preservação digital.

Art. 38. Os programas de capacitação abordarão, no mínimo: I - conceitos arquivísticos de autenticidade, integridade, cadeia de preservação e valor documental;

II - uso e administração do SEI e de sistemas de gestão e preservação digital; III - metadados, interoperabilidade, preservação digital e gestão de riscos; IV - segurança da informação;

V - acesso à informação; e

VI - proteção de dados pessoais.

Parágrafo único. A DDI, em parceria com a DTI e a SE, elaborará o Plano de Capacitação em Gestão e Preservação Digital. Art. 39. A execução desta Política será monitorada por indicadores, relatórios técnicos e auditorias internas, elaborados pelas áreas responsáveis e consolidados pela DDI, sob supervisão do CGPDD.

Art. 40. O monitoramento abrangerá:

I - o cumprimento das diretrizes e responsabilidades previstas nesta Portaria;

II - a evolução da maturidade arquivística digital do MIDR;

III - a implantação de sistemas e infraestrutura de preservação digital; IV - a adoção dos instrumentos de gestão documental;

V - a conformidade com as normas de segurança da informação e de proteção de dados pessoais;

VI - a efetividade das ações de capacitação e sensibilização institucional; VII - a qualidade e a completude dos metadados obrigatórios; VIII - os resultados das verificações de integridade dos arquivos digitais; IX - a execução das normas complementares, dos planos de ação e do PPD; e

X - os incidentes, riscos e não conformidades relacionados à gestão e à preservação de documentos digitais.

Parágrafo único. Os resultados do monitoramento serão apresentados em relatórios anuais ao CGPDD e à SE.

Art. 41. A Política será revisada, no mínimo, a cada cinco anos, ou antes desse prazo quando houver alteração normativa, tecnológica, organizacional ou operacional relevante. Art. 42. O processo de revisão envolverá:

I - análise dos resultados dos relatórios anuais e dos indicadores de monitoramento;

II - consulta às unidades organizacionais e às áreas finalísticas do MIDR; III - proposição de ajustes técnicos e normativos pela DDI; IV - apreciação pelo CGPDD; e

V - submissão da proposta à autoridade competente, quando a revisão implicar alteração desta Portaria ou de seu Anexo, e posterior publicação nos canais institucionais cabíveis.

Parágrafo único. Todas as versões desta Política serão preservadas como documentos arquivísticos digitais de valor permanente.

CAPÍTULO VIII

DOS INSTRUMENTOS COMPLEMENTARES E DA IMPLEMENTAÇÃO

Art. 43. Os instrumentos complementares necessários à execução desta Política deverão ser elaborados ou atualizados pelas unidades competentes, observadas as diretrizes previstas nesta Portaria e em seu Anexo.

§ 1º Deverão ser editados, no mínimo, instrumentos complementares sobre:

I - digitalização de documentos arquivísticos;

II - padrão institucional de metadados;

III - interoperabilidade arquivística e tecnológica;

IV - segurança da informação, controle de acesso, registros de auditoria, cópias de segurança e tratamento de incidentes;

V - operação, auditoria, verificação de integridade e controle de versões do RDC-Arq; VI - avaliação, descarte seguro e transferência digital; e VII - monitoramento e avaliação da Política.

§ 2º Os instrumentos complementares de que trata o § 1º detalharão aspectos técnicos, operacionais e procedimentais relacionados à gestão, à preservação, à digitalização, aos metadados, à interoperabilidade, à segurança da informação, à capacitação, ao monitoramento e à avaliação de documentos digitais. § 3º A elaboração ou atualização dos instrumentos complementares observará a disponibilidade orçamentária, financeira, tecnológica e de pessoal, bem como as prioridades institucionais definidas pelas instâncias competentes. Art. 44. A SE, mediante proposta do CGPDD e com apoio das unidades competentes, deverá definir cronograma para elaboração ou atualização dos instrumentos complementares de que trata o art. 43, § 1º. Parágrafo único. O cronograma de que trata o caput, quando aprovado, observará a capacidade administrativa, técnica, orçamentária e tecnológica do MIDR. Art. 45. O desenvolvimento ou a aquisição de sistemas que produzam, recebam, tramitem, armazenem, gerenciem ou preservem documentos digitais observará, no que couber, os requisitos arquivísticos, de metadados, interoperabilidade, segurança da informação, proteção de dados pessoais e preservação digital previstos nesta Portaria, em seu Anexo e nos instrumentos complementares. CAPÍTULO IX

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 46. O PPD, como instrumento complementar previsto no art. 43, deverá ser elaborado e mantido atualizado pelo MIDR, em compatibilidade com os princípios e as estratégias definidos nesta Portaria.

Art. 47. Os casos omissos e as dúvidas decorrentes da aplicação desta Portaria serão dirimidos pelo CGPDD, observadas as competências das demais unidades.

Art. 48. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

VALDER RIBEIRO DE MOURA

REFERENCIAL TÉCNICO DA POLÍTICA DE GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS DO MINISTÉRIO DA INTEGRAÇÃO E DO DESENVOLVIMENTO REGIONAL -MIDR CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO

1. A Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais do MIDR constitui instrumento de governança arquivística digital voltado à consolidação de práticas institucionais seguras, padronizadas e sustentáveis para a produção, a gestão, o acesso e a preservação de documentos arquivísticos digitais.

2. Este Referencial Técnico complementa a Portaria que aprova a Política, apresentando fundamentos, conceitos, parâmetros técnicos e orientações operacionais destinados a apoiar sua implementação. Seu conteúdo tem caráter técnico, explicativo e orientativo, sem prejuízo dos comandos normativos constantes do corpo da Portaria. 3. A gestão e a preservação de documentos digitais envolvem a articulação entre requisitos arquivísticos, tecnológicos, jurídicos, administrativos e de segurança da informação. Essa articulação é essencial para assegurar que os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelo Ministério mantenham autenticidade, integridade, confiabilidade, acessibilidade, rastreabilidade e inteligibilidade durante todo o ciclo de vida. 4. O SEI é atualmente a principal plataforma de tramitação de processos administrativos no âmbito do Ministério. Embora desempenhe funções relevantes para a gestão documental, o SEI não substitui, por si só, um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD plenamente aderente ao e-ARQ Brasil. Por essa razão, a Política orienta a evolução gradual do ambiente institucional de gestão documental, com a incorporação progressiva de requisitos arquivísticos, mecanismos de interoperabilidade e soluções de preservação digital de longo prazo.

3. A preservação digital deve ser compreendida como função contínua, iniciada desde a produção ou captura do documento digital e mantida ao longo de todo o seu ciclo de vida. Essa função requer planejamento, governança, infraestrutura tecnológica, metadados adequados, controle de integridade, monitoramento de riscos, gestão de formatos, registro de eventos e mecanismos de acesso confiável. CAPÍTULO II - CONTEXTO INSTITUCIONAL E ESCOPO TÉCNICO

4. O MIDR produz, recebe e acumula documentos digitais no exercício de suas competências administrativas e finalísticas, incluindo atividades relacionadas ao desenvolvimento regional, à integração nacional, à defesa civil, à gestão de recursos hídricos e às demais políticas públicas sob sua responsabilidade. 7. A produção documental digital ocorre em múltiplos contextos institucionais, abrangendo processos administrativos, documentos técnicos, registros financeiros, documentos de planejamento, comunicações oficiais, manifestações, relatórios, estudos, documentos de governança, registros de controle e documentos finalísticos. 8. O avanço da transformação digital na Administração Pública amplia a dependência institucional de documentos digitais e, ao mesmo tempo, exige controles adequados para enfrentar riscos como obsolescência tecnológica, perda de acesso, fragmentação de sistemas, ausência de metadados, fragilidade na classificação documental, inconsistência de formatos, dependência de soluções proprietárias e comprometimento da autenticidade ou da integridade documental.

5. A Política alcança documentos nato-digitais, documentos digitalizados, processos administrativos eletrônicos, metadados, registros de preservação, trilhas de auditoria, logs de tramitação e demais evidências necessárias à comprovação da autenticidade, da integridade e da rastreabilidade documental.

6. Os documentos nato-digitais são aqueles produzidos originalmente em meio eletrônico, em sistemas institucionais, editores de texto, planilhas, bases de dados, formulários eletrônicos ou outras soluções digitais.

7. Os documentos digitalizados são representações digitais de documentos originalmente produzidos em suporte físico. Sua produção deve observar requisitos técnicos e legais que assegurem fidelidade, integridade, rastreabilidade e valor probatório, quando aplicável. 12. Os metadados constituem elemento central da gestão arquivística digital, pois permitem identificar, contextualizar, classificar, recuperar, preservar e comprovar a história dos documentos digitais ao longo do tempo.

CAPÍTULO III - REFERENCIAIS TÉCNICOS E TERMINOLÓGICOS

1. Para a aplicação técnica da Política, devem ser observados os referenciais terminológicos adotados pelo CONARQ, pelo e-ARQ Brasil e pelas normas nacionais e internacionais de gestão e preservação de documentos digitais.

2. A Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais fundamentase em normas constitucionais, legais, infralegais, arquivísticas e técnicas relacionadas à gestão documental, ao acesso à informação, ao governo digital, à digitalização, à segurança da informação, à proteção de dados pessoais e à preservação de documentos públicos.

3. Entre os referenciais legais nacionais, destacam-se:

a) Constituição Federal, especialmente quanto ao direito de acesso à informação, aos princípios da Administração Pública e à responsabilidade estatal pela gestão dos documentos públicos; b) Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que institui a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados; c) Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que disciplina o acesso à informação pública; d) Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais; e) Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, relativa à elaboração e ao arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos; f) Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, relativa ao uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos; g) Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021, que trata de princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital; e

d) Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre o tratamento

h) Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que estabelece requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos ou privados.

1. Entre os referenciais arquivísticos nacionais, destacam-se as orientações do CONARQ, especialmente a Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, que dispõe sobre o e-ARQ Brasil, Versão 2, e a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, que dispõe sobre as Diretrizes para a Implementação de RDC-Arq, Versão 2.

2. Entre os referenciais técnicos internacionais, destacam-se:

a) ISO 15489, relativa à gestão de documentos;

b) ISO 14721, relativa ao modelo de referência Open Archival Information System;

c) ISO 16363, relativa à auditoria e certificação de repositórios digitais confiáveis; d) ISO 23081, relativa a metadados para documentos arquivísticos; e) ISO/TR 15801, relativa à confiabilidade do armazenamento de documentos eletrônicos;

f) ISO/IEC 27001, relativa à segurança da informação; e

g) estudos e referenciais do projeto International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - InterPARES, especialmente quanto à autenticidade, cadeia de preservação e confiabilidade de documentos digitais. CAPÍTULO IV - CONCEITOS ARQUIVÍSTICOS ESSENCIAIS

1. Documento arquivístico digital é o documento produzido, recebido ou acumulado pelo MIDR no exercício de suas competências, registrado em formato digital e dotado de organicidade, contexto, conteúdo e forma suficientes para comprovar ato, atividade ou decisão institucional.

2. Documento nato-digital é o documento criado originalmente em meio digital. 20. Documento digitalizado é a representação digital de documento originalmente produzido em suporte físico.

3. Metadados são informações estruturadas que identificam, contextualizam, descrevem, gerenciam, preservam e permitem recuperar documentos digitais.

4. A organicidade expressa o vínculo do documento com a função, a atividade, o processo, a unidade produtora e o contexto institucional que justificam sua produção ou recebimento.

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Documento assinado digitalmente conforme MP nº 2.200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.

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