DOU 01/10/2026 - Diario Oficial da Uniao - Brasil

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Seção 1

Nº 186, quinta-feira, 1 de outubro de 2026

ISSN 1677-7042

1. A autenticidade indica que o documento é aquilo que declara ser e que sua identidade e integridade podem ser demonstradas por meio de metadados, registros de tramitação, assinaturas eletrônicas, trilhas de auditoria, registros de preservação e demais evidências documentais.

2. A fidedignidade expressa a confiança de que o documento foi produzido de forma completa, precisa e adequada para representar a atividade ou o ato que registra. 25. A integridade corresponde à proteção contra alteração não autorizada, perda, corrupção, fragmentação, substituição indevida ou descaracterização do documento.

3. A acessibilidade corresponde à possibilidade de localizar, recuperar, interpretar e utilizar o documento durante o prazo necessário ao cumprimento de suas funções administrativa, jurídica, probatória, informacional, histórica ou cultural. 27. A acurácia relaciona-se à correção e à exatidão das informações registradas no documento, de acordo com o contexto de produção.

4. A forma fixa corresponde à manutenção da estrutura, da aparência, da organização e dos elementos essenciais que permitem reproduzir fielmente o documento. 29. O conteúdo estável corresponde à preservação das informações essenciais do documento, sem modificações não autorizadas ou não registradas.

5. A cadeia de preservação digital corresponde ao conjunto documentado de ações, controles, registros e evidências destinado a assegurar autenticidade, integridade, confiabilidade, rastreabilidade e acesso ao longo do tempo.

6. O SIGAD corresponde ao sistema informatizado destinado ao controle do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, conforme requisitos do e-ARQ Brasil, nos termos da Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, do CONARQ.

7. O RDC-Arq corresponde ao ambiente tecnológico, organizacional e procedimental destinado à preservação de documentos arquivísticos digitais, conforme diretrizes do CONARQ, especialmente a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, e referenciais técnicos aplicáveis.

8. O ambiente arquivístico digital confiável resulta da combinação entre sistemas adequados, infraestrutura segura, procedimentos documentados, governança institucional, gestão de riscos, segurança da informação, metadados padronizados, controle de integridade e preservação digital ativa. CAPÍTULO V - VISÃO OPERACIONAL DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS 34. A gestão de documentos digitais compreende os procedimentos relacionados à produção, captura, classificação, tramitação, uso, armazenamento, avaliação, destinação, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais. 35. O ciclo de vida dos documentos digitais abrange três fases: produção e captura; uso e manutenção; e destinação.

9. A produção e a captura envolvem a criação, o recebimento, o registro e a incorporação do documento em sistema institucional oficial, com os metadados necessários à sua identificação, contextualização, classificação e recuperação.

10. O uso e a manutenção envolvem a tramitação, a assinatura eletrônica, o controle de versões, o armazenamento, o acesso, o compartilhamento, a proteção e a guarda temporária dos documentos.

11. A destinação envolve a eliminação autorizada ou a transferência para preservação de longo prazo, conforme avaliação documental, prazos de guarda, valor permanente e requisitos arquivísticos aplicáveis. 39. O SEI é a plataforma primária de gestão documental para tramitação de processos administrativos e registro formal de decisões, despachos e comunicações oficiais no âmbito do Ministério. 40. Documentos produzidos fora dos sistemas oficiais podem comprometer a rastreabilidade, a integridade e a preservação. Por isso, sua incorporação a sistema institucional oficial deve ocorrer de forma controlada, com registro de origem, autoria, data, contexto, formato e demais metadados necessários.

12. A tramitação documental deve ocorrer em ambientes que preservem registros de autoria, data e hora, unidade responsável, ações realizadas, eventos de acesso, alterações, restrições e demais elementos necessários à composição da trilha de autenticidade. 42. O uso de aplicativos de mensagens, contas pessoais, mídias removíveis ou ambientes não institucionais para tramitação exclusiva de documentos de valor arquivístico representa risco à gestão documental e à preservação institucional. 43. A classificação documental permite vincular o documento às funções e atividades institucionais, orientar a recuperação da informação, aplicar prazos de guarda, definir destinação e preservar a relação orgânica entre documentos, processos e atividades. 44. A indexação complementa a classificação, permitindo ampliar a recuperação da informação por meio de metadados descritivos, administrativos, técnicos e de preservação. 45. A avaliação documental em ambiente digital deve considerar valor primário, valor secundário, temporalidade, destinação, requisitos de preservação e riscos associados à eliminação, à migração ou à transferência de documentos digitais. CAPÍTULO VI - PADRÕES TÉCNICOS DE DIGITALIZAÇÃO

13. A digitalização de documentos arquivísticos deve observar os requisitos técnicos do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, das normas arquivísticas aplicáveis e das orientações técnicas expedidas pelas unidades competentes.

14. A digitalização é o processo de conversão de documentos em suporte físico para formato digital, com a finalidade de ampliar o acesso, reduzir o manuseio, apoiar a gestão documental e contribuir para a preservação do conteúdo informacional. 48. A digitalização envolve preparação do documento, definição de parâmetros técnicos, captura, controle de qualidade, conferência de equivalência, registro de metadados, incorporação ao sistema oficial e preservação dos registros que demonstram a rastreabilidade do procedimento. 49. Os documentos textuais devem ser digitalizados, em regra, com

resolução mínima de trezentos pontos por polegada, sem prejuízo de resolução superior quando exigida pela natureza do documento, pela presença de imagens, plantas, mapas, fotografias, manuscritos, marcas, selos, assinaturas, elementos gráficos ou valor permanente. 50. Os formatos de arquivo devem observar a natureza do documento e a finalidade de uso ou preservação.

1. O formato PDF/A deve ser utilizado preferencialmente para documentos textuais e conjuntos documentais destinados à preservação e ao acesso. 52. O formato TIFF deve ser utilizado preferencialmente para matrizes de preservação de imagens fixas, documentos iconográficos, plantas, mapas ou documentos de valor permanente. 53. O formato PNG pode ser adotado quando adequado à preservação sem compressão com perdas. 54. Os formatos XML, JSON e CSV podem ser utilizados para dados estruturados ou metadados. 55. Os formatos ODT e ODS, ou outros formatos abertos, podem ser utilizados para produção e intercâmbio de documentos editáveis. 56. A digitalização deve assegurar captura integral do documento original, legibilidade de texto, assinaturas, carimbos, selos, marcas, anotações e demais elementos relevantes. 57. A digitalização deve observar orientação correta da imagem, ausência de cortes indevidos, sombras, distorções, manchas, duplicidades e perda de informação, fidelidade cromática quando a cor tiver valor informacional, probatório ou histórico, controle de qualidade antes da incorporação ao sistema oficial e registro do responsável, da data, do equipamento, do método, do formato, da resolução e do resultado da conferência. 58. A conferência de equivalência entre o documento digitalizado e o documento original deve ser documentada em metadados ou registro próprio. 59. A conferência deve ser integral quando a digitalização fundamentar eliminação do original, ressalvada metodologia específica aprovada pela instância competente e compatível com a legislação aplicável. 60. A conferência pode adotar critérios amostrais ou por lote para fins de acesso, difusão ou apoio administrativo, desde que não sirva como fundamento autônomo para eliminação do original.

CAPÍTULO VII - METADADOS

1. O padrão de metadados do MIDR deverá observar o e-ARQ Brasil, Dublin Core, Preservation Metadata: Implementation Strategies - PREMIS, Metadata Encoding and Transmission Standard - METS e demais padrões aplicáveis, observada a Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, do CONARQ.

2. Os metadados acompanham o documento ao longo de todo o ciclo de vida e são essenciais para demonstrar autenticidade, integridade, proveniência, contexto, classificação, temporalidade, restrição de acesso e eventos de preservação. 63. O modelo institucional de metadados deve conter campos relativos à identificação do documento, ao título ou à descrição, à espécie, ao tipo ou ao gênero documental, ao produtor, ao autor, ao signatário, à unidade responsável, à data de produção, recebimento, captura, assinatura e registro, ao processo, à atividade, à função, ao contexto arquivístico, ao código de classificação, ao prazo de guarda, à destinação, ao nível de acesso e ao fundamento da restrição, quando houver. 64. O modelo deve contemplar, ainda, campos relativos ao formato, ao tamanho, à versão, ao programa, ao ambiente de produção, às dependências técnicas, ao identificador persistente, quando aplicável, ao resumo criptográfico, ao checksum ou a outro mecanismo de verificação de integridade, aos eventos de tramitação, alteração, migração, normalização, transferência, acesso, eliminação e preservação, aos agentes responsáveis por eventos de gestão ou preservação e às relações com outros documentos, processos, dossiês, versões ou pacotes informacionais. 65. Para cada elemento de metadado, o modelo deve definir rótulo, definição, domínio de valor, regra de preenchimento, obrigatoriedade, repetibilidade, validação, autoridade controlada, relacionamento e sistema responsável pela captura ou manutenção. 66. Os metadados obrigatórios devem acompanhar os documentos digitais durante todo o ciclo de vida, inclusive nas transferências entre sistemas, nos procedimentos de avaliação, nos pacotes de preservação e nas formas de acesso público ou restrito.

3. A ausência, inconsistência ou perda de metadados pode comprometer a recuperação, a autenticidade, a contextualização, a avaliação e a preservação dos documentos digitais. CAPÍTULO VIII - INTEROPERABILIDADE ENTRE SISTEMAS

4. A interoperabilidade entre o SEI, os sistemas corporativos, o futuro SIGAD, o RDC-Arq e as plataformas de transparência deve utilizar padrões abertos, documentação técnica e mecanismos de validação. 69. A interoperabilidade permite que documentos, metadados, registros e pacotes informacionais sejam transferidos, compreendidos, validados e preservados entre diferentes sistemas e ambientes tecnológicos. 70. Os procedimentos de interoperabilidade devem prever protocolos de comunicação seguros, formatos de intercâmbio estruturados, preservação de metadados arquivísticos e de preservação, validação de integridade antes e depois da transferência, registro de origem, destino, agente, data, sistema, evento e resultado da transferência, autenticação dos pacotes informacionais, tratamento de erros, rejeições, duplicidades e inconsistências e documentação dos fluxos de integração.

5. A transferência de documentos para preservação deve adotar pacotes informacionais compatíveis com o modelo de referência Open Archival Information System - OAIS, contemplando, quando aplicável, pacote de submissão, pacote de arquivamento e pacote de disseminação. 72. Os formatos XML, JSON, CSV e outros padrões abertos podem apoiar a troca estruturada de dados e metadados, desde que acompanhados de documentação técnica, regras de validação e preservação do significado arquivístico. Deverão ser considerados, quando aplicáveis, os Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - e-PING, o Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting - OAIPMH, a Infraestrutura Nacional de Dados Espaciais - INDE e a Infraestrutura Nacional de Dados Abertos - INDA. 73. A interoperabilidade deve apoiar não apenas a comunicação entre sistemas, mas também a preservação da autenticidade, da integridade, do contexto e da rastreabilidade documental.

CAPÍTULO IX - PROCESSOS OPERACIONAIS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL 74. A preservação digital compreende o conjunto de ações técnicas, administrativas, organizacionais e jurídicas destinadas a manter documentos digitais acessíveis, autênticos, íntegros, confiáveis e inteligíveis ao longo do tempo. 75. A preservação digital deve compreender processos de ingestão, validação, armazenamento, gestão de dados e metadados, planejamento de preservação, migração, normalização, acesso controlado, auditoria e descarte ou eliminação técnica, quando autorizados e documentados. O descarte ou a eliminação técnica deve ser acompanhado de relatório de descarte, autorização formal, assinatura eletrônica dos responsáveis e registro dos metadados do evento de eliminação. 76. A ingestão envolve recepção, conferência e registro do pacote informacional. 77. A validação envolve verificação de integridade, metadados, formato, completude e conformidade.

1. O armazenamento envolve guarda segura, redundante e monitorada. 79. A gestão de dados e metadados envolve atualização, controle, vinculação e preservação de contexto.

2. O planejamento de preservação envolve monitoramento de riscos, obsolescência, formatos e dependências tecnológicas.

3. A migração e a normalização devem ser adotadas quando necessárias à manutenção de acesso, autenticidade, legibilidade e utilização de formatos preserváveis.

4. O acesso controlado deve ocorrer por meio de cópias autenticadas ou pacotes de disseminação.

5. A auditoria deve manter registros de eventos, verificações, relatórios e evidências.

6. Cada evento de preservação deve registrar agente, data, sistema, ação realizada, justificativa, resultado, impacto sobre o objeto digital e mecanismo de verificação de integridade.

7. Migrações, normalizações e conversões devem preservar o vínculo entre a versão original, a versão derivada, os metadados, os registros de autenticidade e as evidências de integridade. CAPÍTULO X - REQUISITOS TÉCNICOS DO REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL

CAPÍTULO X - REQUISITOS TÉCNICOS DO REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO

1. O RDC-Arq/MIDR deve observar a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, do CONARQ, o modelo de referência OAIS, a International Organization for Standardization - ISO 16363 e demais referenciais aplicáveis.

2. O repositório é o ambiente tecnológico, organizacional e procedimental destinado à preservação de documentos arquivísticos digitais de longo prazo, especialmente aqueles de guarda permanente. 88. O repositório deve contemplar requisitos de infraestrutura organizacional, governança, mandato, escopo, responsabilidades, sustentabilidade, gestão de objetos digitais, ingestão, armazenamento, preservação, disseminação, gestão de metadados, segurança da informação, continuidade de serviços, cópias de segurança externas, inclusive off-site, recuperação de desastres, auditoria interna e externa periódica, documentação, transparência e controle de riscos tecnológicos, financeiros, operacionais e arquivísticos.

3. O repositório deve manter redundância geográfica adequada, controle de integridade periódico, segregação de ambientes, controle de acesso, registros de auditoria protegidos, política de cópias de segurança externas, inclusive off-site, plano de contingência e documentação técnica atualizada.

4. Sua implantação deve ser gradual e orientada por diagnóstico, plano de ação, priorização de acervos, avaliação de riscos, definição de formatos, mapeamento de sistemas de origem e validação de fluxos de transferência. 91. Enquanto não estiver implantado o RDC-Arq institucional, os documentos digitais devem ser mantidos nos sistemas oficiais com controles mínimos de integridade, metadados, segurança, cópias de segurança externas, quando cabíveis, rastreabilidade e preservação ativa, sem prejuízo da posterior transferência para ambiente de preservação adequado.

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