DOMRN 30/09/2026 - Diario Oficial dos Municipios do Rio Grande do Norte

TEXTO OFICIAL · ÍNTEGRA

Rio Grande do Norte , 30 de Setembro de 2026 • Diário Oficial dos Municípios do Estado do Rio Grande do Norte • ANO XVIII | Nº 3888

Art. 46. A eliminação de documentos escolares somente poderá ocorrer: I – após o cumprimento dos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade;

II – mediante avaliação por comissão competente;

III – com registro dos documentos eliminados;

IV – mediante autorização da instituição arquivística pública competente, quando exigida;

V – por processo que impossibilite a recuperação dos dados pessoais. § 1º É vedada a eliminação indiscriminada de documentos escolares. § 2º A digitalização, por si só, não autoriza a eliminação do documento original.

§ 3º Os documentos de valor permanente são inalienáveis, imprescritíveis e não poderão ser eliminados.

Art. 47. A retirada de documento original do arquivo somente será permitida mediante registro, identificação do responsável, finalidade e prazo para devolução.

Art. 48. Em caso de extravio, dano ou destruição de documento, a direção deverá:

I – registrar formalmente a ocorrência;

II – comunicar à Secretaria Municipal de Educação;

III – adotar medidas para reconstrução do registro;

IV – apurar as responsabilidades, quando cabível;

V – comunicar o incidente ao encarregado de proteção de dados ou setor competente, quando houver risco aos titulares.

Art. 49. Na extinção ou paralisação definitiva de instituição de ensino, seu arquivo será recolhido pela Secretaria Municipal de Educação ou transferido para outra unidade formalmente indicada. Parágrafo único. A transferência deverá ser documentada por termo de entrega e recebimento, acompanhado de inventário dos documentos. CAPÍTULO IX

DO SISTEMA MUNICIPAL DE GESTÃO ESCOLAR E DOS DOCUMENTOS DIGITAIS

Art. 50. A Rede Municipal de Ensino adotará sistema eletrônico oficial para armazenamento, gerenciamento, processamento e preservação dos dados administrativos, acadêmicos, pedagógicos e funcionais das instituições de ensino.

§ 1º O sistema eletrônico oficial será definido por ato da Secretaria Municipal de Educação.

§ 2º O sistema será utilizado, conforme suas funcionalidades, para: I – cadastro das instituições de ensino;

II – cadastro de estudantes, responsáveis e servidores;

III – matrícula, rematrícula, transferência e movimentação dos estudantes;

IV – organização das turmas e componentes curriculares;

V – registro de frequência, conteúdos, carga horária, avaliações e resultados; VI – preenchimento dos diários de classe;

VII – emissão de fichas individuais, declarações, históricos escolares, relatórios e demais documentos;

VIII – registro de calendários, matrizes curriculares e informações sobre o funcionamento das instituições;

IX – armazenamento de documentos administrativos, pedagógicos e funcionais;

X – consolidação dos dados da Rede Municipal de Ensino;

XI – produção das informações necessárias ao Censo Escolar e a outros sistemas oficiais;

XII – acompanhamento da trajetória escolar dos estudantes;

XIII – outras funcionalidades autorizadas pela Secretaria Municipal de Educação.

Art. 51. Os registros inseridos regularmente no sistema eletrônico oficial integram a escrituração escolar e administrativa da Rede Municipal de Ensino.

§ 1º Os documentos gerados pelo sistema terão validade administrativa e escolar quando contiverem os elementos necessários à identificação de sua origem, autoria, integridade e data de emissão. § 2º Os documentos que, por determinação legal ou normativa, dependam de assinatura deverão ser assinados física ou eletronicamente pelas autoridades responsáveis.

§ 3º A assinatura eletrônica deverá permitir a verificação da autoria e da integridade do documento, observada a legislação aplicável.

§ 4º Quando o sistema não disponibilizar assinatura eletrônica, o documento deverá ser impresso e assinado pelos responsáveis competentes, mantendo-se cópia física ou digital no arquivo escolar.

§ 5º A existência de registro eletrônico não afasta a obrigação de conservar documentos físicos cuja guarda original seja exigida pela legislação ou pela tabela de temporalidade documental. Art. 52. O sistema eletrônico oficial deverá assegurar: I – autenticidade e integridade dos registros;

II – identificação individual dos usuários;

III – controle dos níveis de acesso;

IV – registro da data e do horário das operações;

V – rastreabilidade das inclusões, alterações e exclusões;

VI – preservação do histórico de alterações relevantes;

VII – confidencialidade das informações protegidas;

VIII – disponibilidade e recuperação dos dados;

IX – realização periódica de cópias de segurança;

X – proteção contra perda, alteração, destruição ou acesso não autorizado;

XI – exportação e recuperação dos dados em formato acessível; XII – continuidade do acesso aos documentos durante os prazos de guarda;

XIII – interoperabilidade ou possibilidade de migração, quando tecnicamente aplicável.

Art. 53. A Secretaria Municipal de Educação é responsável pela governança administrativa e educacional do sistema, competindo-lhe: I – regulamentar sua utilização;

II – definir os perfis e níveis de acesso;

III – cadastrar, autorizar, alterar, bloquear e excluir usuários;

IV – orientar e capacitar os servidores;

V – acompanhar a atualização dos dados;

VI – estabelecer cronograma e prazos para os registros;

VII – supervisionar a qualidade e a consistência das informações;

VIII – assegurar, diretamente ou mediante contratação, suporte técnico, manutenção, cópias de segurança e recuperação dos dados; IX – manter procedimentos de contingência para períodos de indisponibilidade;

X – controlar a integração com o Censo Escolar e outros sistemas oficiais; XI – estabelecer procedimentos de correção, migração, exportação e preservação das informações; XII – fiscalizar o cumprimento das regras de segurança e proteção de dados; XIII – manter inventário das categorias de dados pessoais tratadas no sistema;

XIV – adotar providências em caso de incidente de segurança. Parágrafo único. A gestão técnica do sistema poderá ser executada por setor municipal competente ou empresa contratada, sem afastar as responsabilidades legais do Município e da Secretaria Municipal de Educação.

Art. 54. Compete à direção escolar:

I – assegurar que os servidores utilizem corretamente o sistema;

II – acompanhar o cumprimento dos prazos;

III – verificar a consistência dos dados da instituição;

IV – comunicar erros, indisponibilidades e incidentes;

V – solicitar a criação, alteração ou bloqueio dos acessos dos servidores;

VI – conferir os dados antes do encerramento de cada período letivo; VII – validar o fechamento das turmas e os resultados finais;

VIII – assegurar a preservação dos documentos físicos e digitais sob responsabilidade da instituição; IX – adotar providências para correção das irregularidades identificadas.

Art. 55. Compete à secretaria escolar:

I – inserir e manter atualizados os dados cadastrais e escolares;

II – conferir os documentos apresentados na matrícula;

III – registrar matrículas, transferências, movimentações e resultados; IV – verificar a correspondência entre os documentos apresentados e os dados registrados;

V – emitir os documentos escolares por meio do sistema;

VI – controlar as solicitações e expedições de documentos;

VII – conferir os registros antes do encerramento do período letivo; VIII – comunicar divergências à direção e à equipe pedagógica; IX – preservar o sigilo das informações;

X – observar os procedimentos de correção estabelecidos pela Secretaria Municipal de Educação. Art. 56. Compete aos professores:

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